A1-Bescheinigung oder Entsendebescheinigung

Arbeit im EU-Ausland bedarf der Entsendebescheinigung für die Sozialversicherung

Hinweise am 20.06.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
 
Inhalt
 
1 Einleitung
2 Antragstellung und Ausstellung der Bescheinigung
2.1 Grundlagen der Antragstellung
2.2 Verpflichtende elektronische Antragstellung ab 2019 
2.3 Änderungen bei der Beantragung ab 2020
2.4 Geplante Änderungen im Verfahren ab 2021   
3 Rechtswirkung der Bescheinigung
4 Bestimmung des anwendbaren Sozialsystems
4.1 Entsendung von Arbeitnehmern
4.2 Entsendung von Selbständigen
4.3 Gewöhnliche Beschäftigung in mehreren Ländern
4.4 Mischfälle
4.5 Beamte
4.6 Ausnahmevereinbarungen
 

 
 
1 Einleitung
 
Niemand wird gerne doppelt zur Kasse gebeten, schon gar nicht bei Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen! Eine doppelte Sozialabgabenlast droht aber schnell, wenn Arbeitnehmer oder Selbständige in einem (Erwerbs-)Bezug zu mehr als einem EU-Staat stehen. Davon betroffen sein können sowohl Arbeitnehmer, die für längere Zeit ins EU-Ausland entsendet werden, als auch solche, die kurzzeitig im EU-Ausland tätig sind wie etwa Montagearbeiter oder Busfahrer. 
 
Um eine Doppelbelastung mit Sozialversicherungsbeiträgen auszuschließen, sollten sich Erwerbstätige und deren Arbeitgeber frühzeitig mit der Thematik „A1-Bescheinigung“ vertraut machen. Dieses Verfahren gilt neben der EU auch für die Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums (kurz: EWR; dieser umfasst Liechtenstein, Norwegen und Island) sowie für die Schweiz.
 
Die Anwendungsstaaten der A1-Bescheinigung werden nachfolgend als „Mitgliedstaaten“ bezeichnet.
 
Die A1-Bescheinigung – umgangssprachlich auch „Entsendebescheinigung“ genannt – regelt verbindlich, welche nationalen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit anzuwenden sind. Im Klartext: Welcher Staat die Sozialversicherungsbeiträge einfordern kann und welcher Staat bei der Verbeitragung „die Füße stillhalten“ muss. In diesem Artikel erhalten Sie einen komprimierten Überblick über die Grundzüge des Bescheinigungsverfahrens.
 
Hinweis
Zusätzliche Brisanz erlangt das Thema – insbesondere für Arbeitgeber – dadurch, dass viele Mitgliedstaaten aufgrund nationaler Vorschriften zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und Lohndumping verstärkt kontrollieren, ob eine A1-Bescheinigung vorliegt.
 
Kann keine A1-Bescheinigung vorgelegt werden, so drohen Sanktionen – unter anderem in folgender Form:
 
• Empfindliche Bußgelder, wenn der betreffende Staat das Fehlen der A1-Bescheinigung als Ordnungswidrigkeit nach nationalem Recht verfolgt. Sogar eine strafrechtliche Verfolgung ist denkbar.
 
• Verwehrung des Zutritts zum Beispiel zu einem Konferenzzentrum, wodurch der Arbeitnehmer den Zweck seiner Geschäftsreise nicht erfüllen kann.
 
• Geltendmachung von Sozialversicherungsforderungen des Zielstaats der Geschäftsreise gegenüber dem Arbeitgeber oder Arbeitnehmer bei Annahme der Sozialversicherungspflicht im Zielstaat.
 
Insbesondere in Frankreich und Österreich und dort wiederum in besonderem Maße in der Logistikbranche sind Sanktionen bei fehlender A1-Bescheinigung wahrscheinlich. Beide Länder haben im Jahr 2017 jeweils neue gesetzliche Regelungen und stärkere Kontrollen eingeführt. Von einer Geldstrafe wird gegebenenfalls abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor der Entsendung beantragt wurde (vgl. hierzu auch Punkt 2.3).
 

 
 
2 Antragstellung und Ausstellung der Bescheinigung
 
2.1 Grundlagen der Antragstellung
 
Beschäftigte, die von ihrem Arbeitgeber für einen Zeitraum von höchstens 24 Monaten in einen anderen  Mitgliedstaat entsandt werden, um dort vorübergehend zu arbeiten, müssen sich nicht selbst um die Ausstellung der Bescheinigung kümmern. Stattdessen beantragt der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung für sie – in der Regel beim zuständigen Sozialversicherungsträger:
 
• Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer stellt die zuständige gesetzliche Krankenkasse die A1-Bescheinigung aus. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer in Deutschland aufgrund einer Beschäftigung, als Student oder als Rentner versichert ist, freiwilliges Mitglied der Krankenkasse ist oder dort als Familienangehöriger versichert ist.
 
• Für Arbeitnehmer, die nicht bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert und nicht Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind, stellt der zuständige Rentenversicherungsträger die A1-Bescheinigung aus.
 
• Ist der Arbeitnehmer nicht bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert und Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung, stellt die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen die A1-Bescheinigung aus.
 
Hinweis
Arbeitgeber sollten beachten, dass für eine Entsendung keine zeitliche Untergrenze gilt. Auch kurzzeitige Dienstreisen ins EU-Ausland erfordern eine A1-Bescheinigung!
 
 
2.2 Verpflichtende elektronische Antragstellung ab 2019 
 
Seit 2018 kann die A1-Bescheinigung elektronisch über ein Modul im Entgeltabrechnungsprogramm angefordert werden. Dieses Antrags- und Bescheinigungsverfahren sollte ursprünglich ab 2019 verpflichtend sein, doch die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben beschlossen, dass Papieranträge in begründeten Einzelfällen noch bis zum 30.06.2019 akzeptiert werden. Mit Ende dieser Schonfrist zum 01.07.2019 ist also das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren generell verpflichtend.
 
Hinweis
Arbeitnehmer und Selbständige, die ihre Erwerbstätigkeit gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten ausüben, müssen den Vordruck bei der „Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland“ (DVKA) beantragen. Hierbei handelt es sich um eine Abteilung des GKV-Spitzenverbands, seines Zeichens zentrale Interessenvertretung der gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen in Deutschland (vgl. aber geplante Änderungen unter Punkt 2.4)
 
 
2.3 Änderungen bei der Beantragung ab 2020
 
Ab dem 01.01.2020 wird im elektronischen Antragsverfahren ein Nachweis darüber erstellt, dass der Arbeitgeber die Ausstellung der A1-Bescheinigung vor Aufnahme der Auslandsbeschäftigung beantragt hat.  Außerdem ist es ab dem 01.01.2020 Pflicht, auch die Anschrift des Arbeitnehmers innerhalb der EU bei der Antragstellung anzugeben. Bei Arbeitnehmern mit privater Krankenversicherung und  berufsständischen Versorgungswerken ist im Antrag die Angabe des Namens und der Anschrift der entsprechenden Institution nicht mehr erforderlich, da diese durch das  Entgeltabrechnungsprogramm auf Grundlage der bestehenden Stamm- und Berechnungsdaten ermittelt und sichergestellt werden. Seit dem 01.01.2020 ist außerdem jeweils „Beginn und Ende der Entsendung“ bei der Beantragung anzugeben. Zudem ist die Angabe von 11 statt bisher nur vier Beschäftigungsstellen möglich. Unter der Rubrik "Beschäftigungsstaat" können ab dem 01.01.2020 nur Mitgliedstaaten (EU, EWR und Schweiz) ausgewählt werden, um fehlerhafte Anträge von Drittstaaten zu vermeiden.
 
 
2.4 Geplante Änderungen im Verfahren ab 2021
 
Durch das  7. SGB IV-Änderungsgesetz sollen insbesondere folgende Änderungen ab dem 01.01.2021 in Kraft treten:
 
• Ein Ausdruck der A1-Bescheinigung soll nicht mehr erforderlich sein. Der Arbeitgeber kann diese dem Arbeitnehmer elektronisch übersenden. Dies gilt auch für A1-Bescheinigungen im Rahmen von Ausnahmevereinbarungen.
 
• Auch bei der Beschäftigung in mehreren Staaten soll künftig das elektronische Verfahren gelten. Bisher müssen Beschäftigte, die regelmäßig an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal eine Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten ausüben, eine A1-Bescheinigung bei der DVKA in Papierform beantragen.
 
• Es soll klargestellt werden, dass auch Arbeitgeber der öffentlichen Hand das elektronische Verfahren nutzen müssen.
 
• Für Seeleute muss insbesondere die sogenannte IMO-Nummer angegeben werden. Hier bleibt die A1-Bescheinigung in Papierform vermutlich auch weiter erhalten.
 
• Auch die Entsendebescheinigungen für das Flug- und Kabinenpersonal sollen über das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren erfolgen. Für diesen Personenkreis wird es einen gesonderten Antrag geben.  
 

 
 
3 Rechtswirkung der Bescheinigung
 
Die A1-Bescheinigung ist für alle Träger und Gerichte der Mitgliedstaaten verbindlich, solange sie nicht vom ausstellenden Sozialversicherungsträger für ungültig erklärt oder zurückgezogen wird. Sie gilt bis zum Ablauf des darin ausgewiesenen Gültigkeitsdatums und ist in allen Amtssprachen deckungsgleich aufgebaut, sodass sie problemlos in allen Mitgliedstaaten verwendet werden kann.
 
Die Bescheinigung sollte vom Erwerbstätigen oder vom Arbeitgeber bereitgehalten werden, um jederzeit den maßgeblichen Sozialversicherungsstatus nachweisen zu können.
 
 
4 Bestimmung des anwendbaren Sozialsystems
 
Das europäische Gemeinschaftsrecht sowie die entsprechenden Abkommen mit den weiteren EWR-Staaten und der Schweiz beinhalten (zumindest darauf aufbauend) den Grundsatz, dass für eine erwerbstätige Person die Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit desjenigen Staats gelten, in dem die Erwerbstätigkeit ausgeübt wird. Sobald von diesem Grundsatz abgewichen wird, ist die A1-Bescheinigung erforderlich. Folgende Fallkonstellationen kommen hier in Betracht:
 
 
4.1 Entsendung von Arbeitnehmern
 
Der Arbeitnehmer wird von seinem Arbeitgeber in einen anderen EU-Staat geschickt, um dort vorübergehend für einen Zeitraum von höchstens 24 Monaten für ihn zu arbeiten. In diesem Fall spricht man von einer „Entsendung“. Sofern alle Bedingungen für eine Entsendung vorliegen, bestätigt die A1-Bescheinigung, dass der Arbeitnehmer weiterhin den Rechtsvorschriften des Staats unterliegt, aus dem er entsendet wurde.
 
 
4.2 Entsendung von Selbständigen
 
Geht ein Selbständiger seiner Tätigkeit gewöhnlich in einem Mitgliedsstaat nach und wechselt er in einen anderen Staat, um dort für einen Zeitraum von maximal 24 Monaten eine ähnliche Tätigkeit auszuüben, bestätigt die A1-Bescheinigung, dass der Selbständige weiterhin den Rechtsvorschriften des Staats unterliegt, aus dem er „sich entsendet“ hat.
 
Hinweis
Dies gilt dann, wenn alle Bedingungen für eine Entsendung erfüllt sind, auch wenn es in diesem Fall eine „Selbstentsendung“ ist.
 
 
4.3 Gewöhnliche Beschäftigung in mehreren Ländern
 
Sofern ein Arbeitnehmer bzw. Selbständiger gewöhnlich gleichzeitig oder abwechselnd in mehr als einem EU-Staat beschäftigt ist, unterliegt er – abhängig vom Einzelfall – entweder den Rechtsvorschriften des Wohnsitzstaats oder des Staats, in dem der eingetragene Sitz oder die Niederlassung seines Arbeitgebers liegt bzw. sich der Mittelpunkt seiner Tätigkeit befindet.
 
 
4.4 Mischfälle
 
Wer in verschiedenen Mitgliedstaaten sowohl eine Arbeitnehmertätigkeit als auch eine selbständige Tätigkeit ausübt, erhält mit der A1-Bescheinigung den Nachweis, dass die Rechtsvorschriften desjenigen Staats vorrangig gelten, in dem die Arbeitnehmertätigkeit ausgeübt wird.
 
 
4.5 Beamte
 
Sind Beamte in mehr als einem  Mitgliedsstaat tätig, wird durch die A1-Bescheinigung bestätigt, dass sie den Rechtsvorschriften der Verwaltungseinheit unterliegen, für die sie tätig sind.
 
 
4.6 Ausnahmevereinbarungen
 
Sofern der Erwerbstätige eine Abweichung von den vorgenannten üblichen Zuweisungsregeln beantragt, können die betroffenen  Mitgliedstaaten einvernehmlich festlegen, dass ausnahmsweise die Rechtsvorschriften eines anderen Staats (als üblicherweise der Fall) maßgebend sind.
 
Hinweis
Für den Abschluss von Ausnahmevereinbarungen ist die DVKA zuständig.
 

 
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Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  Juni 2020.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben oder Beratung wünschen, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 

 
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