Kasse - was ist zu beachten

Kassengesetz und Kassenrichtlinie erklärt Steuerberater

Hinweise am 17.07.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
 
Augen auf beim Kassieren! Dieser Artikel zeigt Ihnen, was Sie als Unternehmer aktuell beim Thema Kasse („elektronisches Aufzeichnungssystem“) unbedingt beachten sollten.
 
Denn:  Die „Kassenrichtlinie“, das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz), die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die Möglichkeit der unangekündigten Kassen-Nachschau sorgen für allgemeine Verunsicherung auf dem Markt. Zusätzlich führen die kurzfristigen Gesetzesänderungen im Rahmen der Corona-Pandemie zu neuen Unsicherheiten.
 
 
Dieser Beitrag versucht Ihnen eine strukturierte Übersicht über die verschiedenen Vorschriften zu geben und hilft Ihnen bei Fragen, wenn Sie
 
• unsicher bei der Nutzung Ihrer „Altkasse“ sind,
 
• eine neue Kasse anschaffen möchten
oder
• bereits ein neues Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) angeschafft haben.
 
 
Vermeiden Sie Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung, denn alle möglichen technischen Fallstricke haben Sie mit der Checkliste am Ende dieses Beitrags im Auge und können diese somit souverän umgehen.
 
 
 

Alle Regelungen zur Kasse und Kassenführung und die Zeiträume im Überblick

Grundlegende Kassenrichtlinie für moderne Kassen (gilt bis 2022)
 
Die Kassenrichtlinie wurde vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 26.11.2010 veröffentlicht. Sie heißt daher auch „Kassenrichtlinie 2010“ und regelt die Anforderungen an moderne Kassensysteme (elektronische Registrierkassen, proprietäre Kassensysteme, PC-Kassensysteme), die im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft worden und nicht aufrüstbar im Sinne des Kassengesetzes sind. Kassen, die diese Anforderungen erfüllen, dürfen letztmalig bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden.
 
Die Anforderungen lauten in aller Kürze:
 
Buchungen und Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
 
Diese Daten sind unveränderlich abzulegen (entweder im Kassensystem oder z.B. auf einer internen Festplatte, einer SD-Karte oder einem sonstigen Speichermedium).
 
Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss elektronisch aufgezeichnet werden und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Kassensysteme müssen das Festschreibe- und Erfassungsdatum mit Uhrzeit sowohl aufzeichnen als auch wiedergeben können.
 
Geschäftsvorfälle dürfen weder gelöscht noch nicht nachvollziehbar verändert werden („Beleg-, Grundbuch- und Journalfunktion“).
 
Die gespeicherten Aufzeichnungen sind bei einer Betriebsprüfung in digitaler Form vorzulegen.
 
Es genügt nicht, die Daten in ausgedruckter Form aufzubewahren, auch die elektronischen Daten müssen gesichert werden.
 
Dokumentiert werden muss also:
 
Wer hat wann was gekauft und wie bezahlt (Dokumentation des Vorgangs/ Geschäftsvorfalls)?
 
 
 

Kassengesetz (seit 2018/2020)

Kassen-Nachschau (seit 2018)
 
Die Finanzbehörden sind seit dem 01.01.2018 ermächtigt, jederzeit unangekündigt eine Kassen-Nachschau vorzunehmen.
 
Hinweis
Seit dem 01.01.2020 steht häufig die Belegausgabe im Mittelpunkt der Kassen-Nachschau. Der Prüfer der Finanzbehörde achtet zum Beispiel darauf, ob ein Beleg analog oder digital zur Verfügung gestellt wird, oder ob der Unternehmer überhaupt seinen gesetzlichen Verpflichtungen zur Belegausgabe nachkommt.
 
Nach erfolgter Aufrüstung der Bestandskassen wird wahrscheinlich besonders auf die Verwendung der dann eingesetzten und mitgeteilten Aufzeichnungssysteme inklusive gültiger Zertifizierung der TSE geachtet werden.
 
 
Weitere Neuregelungen (seit 2020)
 
Neben der Kassen-Nachschau sieht das Kassengesetz vor allem Verschärfungen seit dem 01.01.2020 vor. Sinn und Zweck dieser neuen Sicherheitsauflagen ist, die nachträgliche Veränderung oder Manipulation von steuerlich relevanten Kassenvorgängen („digitale Grundaufzeichnungen“) zu erschweren. Denn aus Sicht der Finanzbehörden führt die vermehrt digitale Erfassung von Geschäftsvorfällen dazu, dass nachträgliche Manipulationen häufig erst viel später und nur mit erheblichem Aufwand festgestellt werden können.
 
Hinweis
Außerdem wurden mit dem Kassengesetz die bereits seit 01.01.2015 gültigen GoBD teilweise nun auch gesetzlich festgeschrieben. Mehr Informationen zu den GoBD und ihrer Umsetzung finden Sie in unserem Beitrag "GoBD Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung".
 
 
Im Folgenden stellen wir Ihnen die relevanten Neuregelungen vor.
 
 

TSE und deren Zertifizierung

Um modernen Manipulationsmethoden (z.B. „Zappern“) vorzubeugen, muss bei Anschaffung eines neuen Kassensystems seit dem 01.01.2020 eine zertifizierte TSE eingesetzt werden. Dadurch ist es nicht mehr möglich, eine „Schadsoftware" wirksam zu installieren und so die Umsätze manipulativ zu reduzieren. Vereinfacht wird die TSE bei jedem Kassenvorgang aktiviert, sichert die zugehörigen Daten und speichert diese in einem einheitlichen Format ab. Die Finanzbehörden können anschließend die geschützten Daten auf Vollständigkeit und Seriosität prüfen. Die Zertifizierung beschränkt sich auf die TSE und umfasst nicht die Kasse selbst oder die eingesetzte Kassensoftware.
 
 

Definition „Kassenvorgang“

Bei einem Kassenvorgang handelt es sich um einen Aufzeichnungsprozess, der bei Nutzung oder Konfiguration eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine Protokollierung durch die TSE auslösen muss. Ein Vorgang kann mehrere Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge umfassen. Korrespondierend zu dieser Aufzeichnung im Aufzeichnungssystem wird eine Transaktion in der zertifizierten TSE erzeugt.

 
Der Begriff Vorgang bzw. Geschäftsvorfall wird an folgenden Eigenschaften ausgemacht:
 
• Alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge
 
• innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts
 
• mit Auswirkung, Dokumentation oder Veränderung bei Gewinn, Verlust oder Vermögenszusammensetzung
 
• in einem Unternehmen.
 
 
Beispiele hierfür:
 
• Eingangs- oder Ausgangsumsätze
 
• (nachträgliche) Stornierungen eines Umsatzes
 
• Trinkgelder (Unternehmer/Arbeitnehmer)
 
• Gutscheine (Einzweck oder Mehrzweck; Ausgabe oder Einlösung)
 
• Privatentnahme oder Privateinlage
 
• Wechselgeldeinlage
 
• Lohnzahlung aus Kasse
 
• Geldtransit
 
Andere Vorgänge werden als Ergebnisse durch die Nutzung des elektronischen Aufzeichnungssystems ausgelöst und nicht durch die vorgenannten Geschäftsvorfälle berührt.
 
Beispiele hierfür:
 
• Trainingsbuchungen
 
• Sofortstorno eines unmittelbar zuvor erfassten Vorgangs
 
• Belegabbrüche
 
• erstellte Angebote
 
• Bestellungen
 
 

 

Meldepflicht

Seit dem 01.01.2020 sind dem zuständigen Finanzamt außerdem Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der TSE mitzuteilen. Die ersten TSE wurden bereits im Laufe des ersten Quartals 2020 „eingebaut“. Somit verschiebt sich der Beginn der Meldepflicht für Bestands- und Neugeräte entsprechend ab Nutzung. Beginn und Ende des Einsatzes im Unternehmen sind ebenso mitzuteilen wie die verwendete TSE.
 
Bei Änderungen wie Außerbetriebnahme oder Neuanschaffung sollte dies innerhalb einer Monatsfrist mitgeteilt werden.
 
Es ist jedoch vereinbart worden, dass diese Meldungen an das zuständige Finanzamt erst bei Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens durch die Finanzverwaltungen erfolgen müssen. Ein solches Meldeverfahren ist aktuell noch nicht vorhanden.
 
Kassen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können (sogenannte nichtaufrüstbare Kassen), müssen im Hinblick auf die Kassenrichtlinie nicht mitgeteilt werden. Bitte beachten Sie, dass diese Kassen nur noch bis zum 31.12.2022 genutzt werden dürfen!
 
 
 

Belegausgabepflicht

Zusätzlich besteht bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems seit dem 01.01.2020 die Belegausgabepflicht an den am Geschäftsvorfall (z.B. Verkauf) beteiligten Kunden bzw. Käufer.
 
Der Beleg ist dem Kunden elektronisch oder in Papierform bereitzustellen. Es ist jedoch bei digitalen Belegen darauf zu achten, dass der Beleg für den Kunden lesbar ist. Beispielsweise kann nach einem Verkaufsvorgang der Beleg mit Zustimmung des Kunden digital als QR-Code auf dem Kassendisplay erscheinen, so dass dieser ihn mittels Smartphone einscannen kann. Eine Pflicht zur Mitnahme des Belegs durch den Kunden besteht nicht.
 
Hinweis
Die Belegausgabepflicht wird vielerorts auf die leichte Schulter genommen. Zwar wird ein nicht ausgegebener Beleg nicht sanktioniert, allerdings wird das Finanzamt eine fehlende Belegausgabe als erstes Indiz für eine nicht ordnungsmäße Kassenführung deuten, so dass das Risiko umfangreicher Prüfungen und möglicher Steuernachzahlungen durch Hinzuschätzungen steigt.
 
Als Unternehmer müssen Sie dafür Sorge tragen, dass der Kunde einen analogen oder digitalen Beleg mitnehmen kann. Die Belegerstellung sollte daher als normaler Betriebsablauf angesehen werden. Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung ist formfrei und kann auch stillschweigend erfolgen. Kassen können mangels zertifizierter TSE keine Angaben wie zum Beispiel Prüfwert oder Signaturzähler auf dem Beleg drucken.
 
Die Belegausgabepflicht gilt dennoch für alle Nutzer einer Registrierkasse unabhängig davon, ob bereits eine zertifizierte TSE vorhanden ist. Für Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse gilt die Belegausgabepflicht nicht.
 
Hinweis
Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität kann in bestimmten Fällen ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht gestellt werden.
 
Wenn Sie diesbezüglich noch Fragen haben oder erwägen, einen Antrag auf Befreiung zu stellen, wenden Sie sich gerne an uns.
 
 
 

Einheitliche digitale Schnittstelle

Die Einrichtung der einheitlichen digitalen Schnittstelle hatte grundsätzlich zum 01.01.2020 zu erfolgen, jedoch wurde dies durch das Bundesfinanzministerium auch bis zur Implementierung der TSE verschoben. Denn erst dann können alle Räder der Manipulationsunterdrückung ineinander greifen:
 
das elektronische Aufzeichnungssystem, abgesichert mit einer TSE, die über Sicherheitsmodul, Speichermedium und die einheitliche digitale Schnittstelle mit einheitlichem Datenformat (DSFinV-K) für den Datenexport verfügt.
 
Spätestens zum 30.09.2020 ist die DSFinV-K allerdings vom Bund einzurichten.
 
 
 

Die Übergangsregelung

Elektronische Kassensysteme, die
 
• im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft wurden
und
• die grundlegende Kassenrichtlinie erfüllen,
 
• nicht aber die Möglichkeit zur Aufrüstung mit einer zertifizierten TSE haben,
 
dürfen nur noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden.
 
 
Ab dem 01.01.2023 ist dann in jedem Fall eine neue, den technischen Voraussetzungen des Kassengesetzes entsprechende Kasse einzusetzen.
 
Hinweis
Seit dem 01.01.2020 ist es verboten, elektronische Aufzeichnungssysteme gewerblich in den Verkauf zu bringen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können. Sie selbst dürfen Ihre alte derartige Kasse dann nicht (mehr) verkaufen.
 
Unser Tipp: Bewahren Sie stattdessen Ihre alte Kasse für einen eventuellen Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung am besten weiterhin auf.
 

 

Corona-Steuerhilfegesetz:

Senkung der Umsatzsteuer
 
Zur Minimierung der Folgen der Corona-Pandemie hat die Bundesregierung im ersten Schritt beschlossen, die Umsatzsteuer in der Gastronomie im Zeitraum vom 01.07.2020 bis zum 30.06.2021 zu senken. Der Umsatzsteuersatz wird für in diesem Zeitraum erbrachte Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen (mit Ausnahme der Abgabe von Getränken) von 19 % auf 7 % abgesenkt. Darunter fallen typische Speisen im Restaurant, Café oder aber das Frühstücksangebot im Hotel. Ausgenommen sind Getränke.
 
Im zweiten Schritt wurde zusätzlich eine generelle Senkung der Umsatzsteuersätze für den Zeitraum vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 beschlossen. In diesem Zeitraum wird zusätzlich der Umsatzsteuersatz von 19 % auf 16 % bzw. von 7 % auf 5 % reduziert. Hier ist für Sie als Unternehmer zu beachten, dass das elektronische Aufzeichnungssystem für die Kassenvorgänge entsprechend programmiert werden muss, sofern es das Kassensystem zulässt. Sofern die DSFinV-K bereits installiert wurde, ist diese anzupassen. Dies wird grundsätzlich durch den Kassenaufsteller erfolgen müssen – sichern Sie sich am besten sofort einen Termin bei Ihrem Kassenaufsteller!
 
Erfolgt keine Neuprogrammierung, können sich zwei Probleme ergeben:
 
Beispiel 1
Der Unternehmer lässt die Umsatzsteuersätze unverändert bestehen:
Ein Steak wird am 03.07.2020 im Restaurant für 24,99 € verzehrt. Der Kunde konsumiert dazu ein Glas Primitivo für 7,50 €. Er bekommt einen Kassenbon über 32,49 € und einem Umsatzsteuerausweis von 19 % = 5,18 € Umsatzsteuer.
 
Richtig wäre hier ein separater Ausweis der Steuersätze 5 % für das Steak und 16 % für den Rotwein. Der zu viel ausgewiesene Betrag von 2,96 € Umsatzsteuer stellt eine zu Unrecht ausgewiesene Steuer dar. Diese ist nach § 14c UStG an das Finanzamt abzuführen.
 
 
Beispiel 2
Der Unternehmer benutzt für einen Artikel, der unterschiedlich verwendet wird, dieselbe Artikelnummer in der Kasse:
Am 27.06.2021 verkauft ein Restaurant 100 Sushi-Gerichte im Haus. Da bereits eine PLU (= eine Identifikationsnummer für Produkte) für Sushi-Gerichte außer Haus besteht, wird diese auch für die Abwicklung der Verkäufe im Haus verwendet, denn beide Artikel (Imhausverkauf/Außerhausverkauf) haben denselben Preis und zwischen dem 01.01.2021 und dem 30.06.2021 denselben Umsatzsteuersatz von 7 %.
 
Im Jahr 2023 erfolgt eine Betriebsprüfung. Der Betriebsprüfer verprobt die Außerhausverkäufe anhand der eingekauften Verpackungen. Der Kasse entnimmt er, dass zwar Außerhausverkäufe (100) stattgefunden haben, allerdings keine Verpackungen hierfür eingekauft wurden. Dies nimmt der Betriebsprüfer als Anlass, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu versagen, da die eingekauften Verpackungen nicht zu den im Kassensystem verbuchten Außerhauslieferungen passen.
 
Die originären Geschäftsvorgänge lassen sich durch Analyse der digitalen Kassendaten nicht mehr reproduzieren. Um spätere Schätzungen oder unnötige Kosten zu vermeiden, achten Sie darauf, die zutreffende Programmierung vornehmen zu lassen!
 
Je nach eingesetztem Kassensystem ist auch ein Softwareupdate mit den passenden Umsatzsteuersätzen möglich.
 
Hinweise zur Neuprogrammierung oder einem möglichen Softwareupdate finden Sie im Handbuch Ihrer Kasse. Sie können sich auch an Ihren Kassenaufsteller wenden.
 
Aufgrund der Maßnahmen der Bundesregierung gelten zu verschiedenen Zeitpunkten unterschiedliche Umsatzsteuersätze. Der folgenden Aufstellung können Sie entnehmen, wann welcher Steuersatz in der Gastronomie gilt:
 
Übersicht der geltenden Umsatzsteuersätze
 
01.07.2020 bis 31.12.2020
Verzehr vor Ort: 5 %
Getränke: 16 %
Verzehr Außerhaus: 5 %
 
01.01.2021 bis 30.06.2021
Verzehr vor Ort: 7 %
Getränke: 19 %
Verzehr Außerhaus: 7 %
 
Ab dem 01.07.2021
Verzehr vor Ort: 19 %
Getränke: 19 %
Verzehr Außerhaus: 7 %
 
 
 

Anwendungsbereich

Die zuvor ausgeführten Regelungen und Fristen gelten für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme. Als solche gelten computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen.
 
Hinweis
Ausdrücklich nicht erfasst sind laut KassenSichV Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geld- und Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.
 
Für Taxameter und Geldspielgeräte gibt es aktuell Überlegungen, diese ab 2023 mit einer TSE aufrüsten zu lassen. Insoweit wird es zu einer Änderung des § 1 KassenSichV kommen.
 
 
Vorsicht:
Nutzen Sie ein in der Warenwirtschaft integriertes Kassenprogramm, leben die Pflichten zur Belegausgabe, Meldepflicht und Einsatz einer TSE wieder auf!
 
 
 

Nichtbeanstandungsregelung

Bund und Länderfinanzverwaltungen haben eine „Nichtaufgriffsregelung“ hinsichtlich der Implementierung einer TSE bei elektronischen Kassensystemen bis zum 30.09.2020 beschlossen. Hierbei handelt es sich also um eine Nichtbeanstandungsregelung. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass eine flächendeckende Ausstattung der Kassen nicht mehr fristgerecht möglich ist. Allerdings betrifft dies nur die Nachrüstung. Aufgrund der Corona-Pandemie und deren Folgen gibt es zwar Forderungen nach einer Verlängerung dieser Nichtbeanstandungsregelung über den 30.09.2020 hinaus, doch laut BMF ist aktuell keine Verlängerung geplant.
 
Hinweis
Nach Auskunft des BMF können Steuerpflichtige in Ausnamefällen einen Antrag auf eine über den 30.09.2020 hinausgehende Befreiung von der Pflicht zum Einsatz einer TSE stellen. Dieser Antrag muss gut begründet sein und den vorliegenden Härtefall entsprechend belegen. Laut BMF reichen jedoch die entstehenden Kosten für die Aufrüstung alleine nicht aus, um einen Härtefall zu begründen. Gerne prüfen wir für Sie, ob sich ein Befreiungsantrag in Ihrem Fall lohnen könnte.
 

 
 
Nachstehend finden Sie nun die Checkliste für die sichere Kasse, die Mandanten der COUNSELOR im Mandantenbereich auch ganz einfach downloaden können.
 

 
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  Juni 2020.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Steuerberatungstermine.
 

 
Wir veröffentlichen zu verschiedenen Themen auch in Zukunft weitere Gedanken und Hinweise.
Wir werden Anregungen geben und Möglichkeiten aufzeigen.
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