Bewirtungskosten steuerlich absetzen

Wann und wie sind Bewirtungskosten steuerlich abzugsfähig

Hinweise am 18.07.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
 
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen können geschäftlich, beruflich, allgemein betrieblich oder privat veranlasst sein.
 
 
Wie Bewirtungskosten steuerlich absetzbar sind, untersucht dieser Beitrag, der wie folgt gegliedert ist:
 
 
Allgemeines
 

Bewirtungskosten als Betriebsausgaben

Begriff
Bewirtung von Geschäftsfreunden
Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
Bewirtung aus allgemein betrieblicher Veranlassung
Bewirtung im Rahmen eines Leistungsaustauschs
Angemessenheit
Nachweis und Aufzeichnungspflichten
 

Werbungskosten bei Arbeitnehmern

 

 
Allgemeines
 
Bewirtungskosten gehören als Aufwendungen für Speisen und/oder Getränke zu den Aufwendungen für die Lebensführung, die auch im Rahmen der wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Stellung des Steuerpflichtigen und auch bei Förderung seines Berufs oder seiner Tätigkeit grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden dürfen. Davon sieht das Einkommensteuergesetz Ausnahmen vor:
 
- Fallen die Aufwendungen anlässlich einer Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass an, können unter bestimmten Voraussetzungen 70 % dieser Kosten als Betriebsausgaben/Werbungskosten abgezogen werden.
 
- Nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasste Bewirtungskosten können unbegrenzt abgezogen werden.
 
Entscheidend für einen Abzug von Bewirtungskosten sind insbesondere folgende Kriterien:
 
- Veranlassung der Bewirtung,
- Teilnehmer der Bewirtung,
- Angemessenheit,
- Nachweis
sowie
- (im Rahmen des Betriebsausgabenabzugs) die gesonderte Aufzeichnung.
 
 
 
Bewirtungskosten als Betriebsausgaben
 
Begriff
 
Die Beurteilung der Art der Aufwendungen (der Bewirtungskosten) richtet sich grundsätzlich nach der Hauptleistung.
 
Bewirtungskosten sind Aufwendungen für
 
- den Verzehr/Genuss von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln (z. B. Tabakwaren)
sowie
- Nebenkosten, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen und von untergeordneter Bedeutung sind (z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren).
 
Die Darreichung von Speisen und/oder Getränken muss eindeutig im Vordergrund stehen; was z. B. bei Besuchen von Nachtclubs oder eines Varietés nicht der Fall ist. Bei solchen Aufwendungen dürfte in der Regel der private Charakter überwiegen.
 
Keine Bewirtung liegt vor bei
 
- Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang wie Kaffee oder Tee, Gebäck oder Erfrischungsgetränken z. B. anlässlich betrieblicher Besprechungen, soweit es sich um Gesten der Höflichkeit handelt,
sowie
- Produkt- und Warenverkostungen eines Herstellungsbetriebs, bei (Zwischen-)Händlern oder bei Messeveranstaltungen, wenn nur das zu veräußernde Produkt, ggf. einschl. von geringen Aufmerksamkeiten, wie z. B. Brot zur Weinverkostung, gereicht werden.
 
Aufwendungen hierfür unterliegen nicht der Abzugsbegrenzung auf 70 %.
 
 
Hinweis:
Ob eine Aufmerksamkeit vorliegt, richtet sich nicht nach der Höhe der Aufwendungen, sondern nach Verkehrsauffassung und Üblichkeit. Vergleiche hierzu auch unseren Beitrag "Aufmerksamkeiten".
 
 
Keine, auch nicht teilweise abziehbare Bewirtungsaufwendungen liegen vor
 
- bei (Teilen der) Bewirtungskosten, die privat veranlasst sind,
 
- bei dem Teil der Bewirtungskosten, der nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen ist,
 
- bei Aufwendungen, deren Höhe und betriebliche oder berufliche Veranlassung nicht nachgewiesen sind,
 
- bei (im Rahmen des Betriebsausgabenabzugs) nicht gesondert aufgezeichneten Bewirtungsaufwendungen
 
- bei Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segel- oder Motoryachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen,
 
- bei Aufwendungen, die ihrer Art nach keine Bewirtungsaufwendungen sind, wie z. B. Kosten für eine Musikkapelle oder Übernachtungs- und Fahrtkosten. Diese unterliegen ggf. anderen Abzugsregelungen.
 
 

Bewirtung von Geschäftsfreunden

Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist betrieblich veranlasst, wenn sie der Geschäftsbeziehung dient bzw. eine solche gerade aufgebaut werden soll. Darunter fällt die Bewirtung der folgenden Personen:
 
- Kunden bzw. potenzielle Kunden,
 
- Lieferanten,
 
- Handelsvertreter,
 
- Bewerber,
 
- Besucher des Betriebs im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
sowie
- Berater.
 
Dazugezählt werden zudem Begleitpersonen, wie z. B. Sekretär/in oder Ehegatte. Auch auf den einladenden und teilnehmenden Unternehmer, dessen Arbeitnehmer oder auf seine Familienangehörigen entfallende Kosten können „geschäftlich veranlasst” sein. Ob der Bewirtete weiß, wer die Kosten tatsächlich trägt (z. B. bei einer Kaffeefahrt), ist nicht ausschlaggebend.
 
Bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden im eigenen Haus/der eigenen Wohnung überwiegt regelmäßig der private Charakter. Nur in ganz seltenen Fällen ist ein Abzug möglich, z. B. wenn ein ausländischer Geschäftsfreund eine Bewirtung in Gaststätten nicht gewohnt ist bzw. der Gesundheitszustand des Gastgebers das nicht erlaubt oder wenn eine geschäftliche Unterredung geheim gehalten werden soll. Hier ist eine entsprechende Beweisführung erforderlich.
 
Ähnliches gilt bei der Bewirtung anlässlich privater Ereignisse wie z. B. bei Geburtstagen oder Dienstjubiläen. Auch hier tritt nach Ansicht der Finanzverwaltung die private Mitveranlassung derart in den Vordergrund, dass sie die Bewirtungskosten insgesamt nicht zum Abzug zulässt – selbst wenn überwiegend Geschäftsfreunde eingeladen sind.
 
 
 
Abzugsbeschränkung in Höhe von 70%
 
Diese Abzugsbeschränkung gilt nur für Bewirtungsaufwendungen / Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass. Die nicht abzugsfähigen 30 % sollen in typisierter Form die private Haushaltsersparnis durch die ohnehin notwendige Nahrungsaufnahme berücksichtigen. Die Beschränkung gilt auch für den bewirtenden Unternehmer selbst, seine Arbeitnehmer und ggf. teilnehmende Angehörige.
 
Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die kostenfreie Bewirtung in der betriebseigenen Kantine stattfindet. Hierunter fallen – unabhängig von ihrer Bezeichnung – alle betriebsinternen Einrichtungen, die es den Arbeitnehmern des Unternehmens ermöglichen, Speisen und Getränke einzunehmen, und die für fremde Dritte nicht ohne weiteres zugänglich sind. Hier können die Aufwendungen aus den Sachkosten der verabreichten Speisen und Getränke sowie den Personalkosten ermittelt werden. Aus Vereinfachungsgründen kann pro Bewirtung und pro Person ein Betrag von 15 € angesetzt werden, von dem anteilig 4,50 € nicht abgezogen werden dürfen. Dies hat im jeweiligen Wirtschaftsjahr einheitlich zu erfolgen.
 
Hinweis:
Die Vorsteuer kann zu 100 % abgezogen werden, auch aus dem ertragsteuerlich nicht abziehbaren 30 %-Anteil der Bewirtungskosten.
 
 
 
Bewirtung aus allgemein betrieblicher Veranlassung
 
Die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern des Betriebs – z. B. bei Betriebsveranstaltungen oder Weihnachtsfeiern – ist die einzige Ausnahme einer nicht „geschäftlich“, sondern „allgemein betrieblich“ veranlassten Bewirtung. Hier greift die Abzugsbeschränkung von 70 % nicht, die Aufwendungen können in voller Höhe abgezogen werden. Darunter fallen ggf. auch die Kosten für Angehörige von Arbeitnehmern und für Personen, die z. B. zur Gestaltung einer Betriebsfeier beitragen.
 
Die Bewirtung von fremden Arbeitnehmern, z. B. des Geschäftspartners oder von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen sowie ihnen vergleichbaren Personen, ist jedoch „geschäftlich veranlasst“ und fällt unter die Abzugsbegrenzung von 70 %. Das gilt auch für die Bewirtung von freien Mitarbeitern und Handelsvertretern, selbst wenn es sich um betriebsinterne Schulungen handelt.
 
Hinweis:
Die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer Bewirtung durch den Arbeitgeber kann zu einem Sachbezug i. S. des § 8 Abs. 2 EStG führen. Der Arbeitgeber ist dann verpflichtet, die darauf entfallende Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen. Sind bestimmte Voraussetzungen erfüllt, kann der Arbeitgeber die Sachbezüge pauschal lohnversteuern.
 
 
 
Bewirtung im Rahmen eines Leistungsaustauschs
 
In den folgenden Fällen findet die Abzugsbeschränkung auf 70 % der Bewirtungskosten keine Anwendung:
 
- Bewirtung im gastronomischen Unternehmensbereich, wie z. B. bei der Bewirtung von zahlenden Gästen (z. B. Fluggesellschaft bewirtet ihre Passagiere, sei es im Wartebereich eines Flughafens – Lounges – oder im Flugzeug),
 
- Gaststättenbetreiber bewirtet Busfahrer als Gegenleistung für das Zuführen potenzieller Kunden.
 
Die Aufwendungen sind regelmäßig ungekürzt als Betriebsausgaben abziehbar.
 
Hinweis:
Catering-Aufwendungen einer Produktionsgesellschaft für Filmproduktionen fallen nicht hierunter. Sie sind nur beschränkt als Betriebsausgaben abziehbar. Dem steht nicht entgegen, dass der Produktionsgesellschaft die Catering-Aufwendungen von ihren Auftraggebern beim Erwerb der fertigen Produktionen als Teil der Vergütung erstattet werden.
 
 

 
 

Angemessenheit

Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Ob und inwieweit Bewirtungsaufwendungen angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z. B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag). Sollte der Bewirtungsaufwand unangemessen sein, kann er gänzlich vom Abzug ausgeschlossen sein; ist der Aufwand nur der Höhe nach unangemessen, ist eine Aufteilung möglich:
 
- Der unangemessene Anteil ist nicht abziehbar, einschließlich der enthaltenen Vorsteuern.
 
- Nur der angemessene Teil ist abziehbar, wobei dieser Teil dann noch um 30 % zu kürzen ist. Die Vorsteuer aus dem angemessenen Teil bleibt zu 100 % abziehbar.
 
Stehen beim Besuch von Nachtlokalen mit Varieté-, Striptease- und anderen Darbietungen die Aufwendungen in einem offensichtlichen Missverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und/oder Getränke, so führt die vorzunehmende Angemessenheitsprüfung dazu, dass die Aufwendungen bereits ihrer Art nach als unangemessen anzusehen sind. In solchen Fällen ist der Betriebsausgabenabzug insgesamt ausgeschlossen.
 
 
 

Nachweis und Aufzeichnungspflichten

Die Höhe und geschäftliche Veranlassung der Bewirtung sind zeitnah schriftlich durch folgende Angaben nachzuweisen:
 
- Ort und Tag,
- Teilnehmer,
- Anlass,
- Höhe der Aufwendungen.
- Das Ausfüllen des Vordrucks erst nach Ablauf des Geschäftsjahres genügt nicht. Der Beleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
 
Hinweis:
Aus den Angaben über den Anlass der Bewirtung muss sich ein Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung ergeben. Allgemeine Angaben wie z. B. „Kundenpflege”, „Arbeitsessen“ oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.
 
Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern, wenn die übrigen Details aus der beizufügenden Rechnung ersichtlich sind. Nicht nur für den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten, sondern darüber hinaus für den Abzug der darin enthaltenen Vorsteuern muss die maschinelle und registrierte Rechnung folgende Angaben enthalten:
 
- den vollständigen Namen, die Anschrift der Gaststätte und die dem Gastwirt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
 
- den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Unternehmer),
 
- das Ausstellungsdatum,
 
- die Rechnungsnummer,
 
- Art, Menge bzw. Umfang der Leistungen,
 
- das Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag
sowie
- den Tag der Bewirtung.
 
Bei Kleinbeträgen bis 250 € (bis einschl. 2016: 150 €) genügen der vollständige Name und die Anschrift der Gaststätte, das Ausstellungsdatum, Art, Menge bzw. Umfang der Leistungen, das Bruttoentgelt sowie der Steuersatz.
 
Um den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten zu sichern, müssen noch folgende Besonderheiten beachtet werden:
 
- Alle verzehrten Speisen und Getränke müssen mit Einzelpreisen detailliert benannt sein (übliche Bezeichnungen wie z. B. „Menü“, „Lunch-Buffet“ o. Ä. sind dabei ausreichend); die Angabe „Speisen und Getränke“ allein sowie nur die Angabe der Gesamtsumme reichen jedoch nicht.
 
- Außerdem müssen alle Teilnehmer der Bewirtung namentlich genannt werden, auch der einladende Unternehmer selbst, ggf. teilnehmende Arbeitnehmer sowie Familienangehörige. Die Angabe der Anschriften ist nicht erforderlich, kann vom Finanzamt allerdings angefordert werden. Eine berufliche Schweigepflicht entbindet i. d. R. nicht von der Namensangabe. Eine Ausnahme gilt nur, wenn die Angaben z. B. bei einer großen Personenanzahl nicht zumutbar sind (dann genügt die Zahl und eine Sammelbezeichnung).
 
- Bei einer Bewirtung in den eigenen Betriebsräumen ist ein entsprechender Eigenbeleg nötig.
 
 
Neben der Nachweispflicht müssen die Bewirtungsaufwendungen auch einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto oder in einer getrennten Spalte aufgezeichnet werden.
 
Werden diese gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, werden die Bewirtungskosten selbst dann nicht zum Abzug zugelassen, wenn keine Zweifel an der angemessenen Höhe und betrieblichen bzw. beruflichen Veranlassung der Aufwendungen bestehen.
 
Hinweis:
Die Angaben können grds. nicht nachgeholt werden. Ein nicht ausgefüllter oder nicht unterschriebener Vordruck ist nicht existent und kann daher nicht nachträglich ergänzt werden.
 
Ausnahme:
Die Angabe des Namens des bewirtenden Unternehmers kann durch den Rechnungsaussteller auf der Rechnung oder durch eine sie ergänzende Urkunde nachgeholt werden.
 
Es besteht eine allgemeine Aufbewahrungspflicht für die Bewirtungskostenbelege. Für das Ausfüllen der sogenannten Bewirtungskosten-Rückseite lesen Sie auch gern die Hinweise in unserem Artikel "Bewirtungskosten-Rückseite".

 
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Werbungskosten

Für Arbeitnehmer gelten für den Werbungskostenabzug die Regelungen für den Betriebsausgabenabzug sinngemäß. Sie unterliegen allerdings nicht der gesonderten Aufzeichnungspflicht. Bei ihnen kommt es auf eine berufliche Veranlassung der Bewirtungskosten an.
 
Die Art der Bezüge des Arbeitnehmers entscheidet über die Höhe des Werbungskostenabzugs:
 
Bei nicht erfolgsabhängigen Bezügen greift die Abzugsbeschränkung von 70 %.
 
Bewirtet ein Arbeitnehmer mit erfolgsabhängigen Bezügen seine Mitarbeiter, sind die Kosten zu 100 % abziehbar. Denn diese Bewirtung ist vergleichbar mit der einer reinen Arbeitnehmerbewirtung eines Unternehmers. Nur 70 % sind allerdings abziehbar, wenn andere Personen als dem Arbeitnehmer unterstellte Mitarbeiter bewirtet werden.
 
Hinweis:
Der 100 %ige Abzug ist auch zulässig, wenn der Arbeitnehmer nicht selbst als Gastgeber auftritt, sondern sich an den Kosten des Arbeitgebers beteiligt, dieser also der eigentlich Einladende ist (Rechnungsadressierung an diesen). Seinen Kostenanteil kann der Arbeitnehmer dann voll als Werbungskosten geltend machen.
 

 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  Mai 2020.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, sollte zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 

 
 
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