Wie ist der Firmenwagen zu versteuern - Kfz-Nutzung steuerlich
Gedanken am 12.06.2020 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater, Norderstedt
Stellen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern ein betriebliches Fahrzeug kostenlos oder verbilligt auch für Privatfahrten oder für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zur Verfügung, so löst diese Zuwendung einen lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Vorteil aus.
In diesem Beitrag erklären wir - die COUNSELOR - Ihnen, welche steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten bei der Dienstwagennutzung bestehen und wie Arbeitnehmer diese optimal ausnutzen können. Die Grundsätze, wie Arbeitnehmer mit und ohne Dienstwagen ihre Fahrten zur Arbeit als Werbungskosten abziehen können, erläutert der Artikel "Werbungskosten Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte".
Sollten Sie zu steuerlichen oder betriebswirtschaftlichen Vorgängen Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an
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Im Folgenden finden Sie Gedanken, Hinweise und Erklärungen zu den Themen:
Besteuerung des Dienstwagens
Bei Gehaltsverhandlungen ist der Dienstwagen ein beliebtes Extra.
Arbeitnehmer sollten jedoch beachten, dass die private Nutzung des Dienstwagens eine steuerliche Belastung nach sich zieht. Denn Arbeitnehmer müssen die private Nutzung des Fahrzeugs lohnversteuern, weil der vom Arbeitgeber überlassene Dienstwagen insoweit einen geldwerten Vorteil auslöst.
Der BFH hat klargestellt, dass es für den Ansatz eines geldwerten Vorteils nicht darauf ankommt, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer seinen Dienstwagen tatsächlich privat nutzt. Denn nach der Argumentation des BFH erspart sich der Arbeitnehmer schließlich auch bei einer unterbliebenen Privatnutzung die Kosten, die für das Vorhalten eines privaten Fahrzeugs anfallen.
Dreh- und Angelpunkt für die Besteuerung eines privaten Nutzungsvorteils ist somit die Frage, ob der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen hat. Diese Nutzungsbefugnis muss sich aus den arbeitsvertraglichen Regelungen oder aus einer konkludent getroffenen Nutzungsvereinbarung ergeben. Sobald die Privatnutzung erlaubt ist, muss der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil versteuern.
Hinweis Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten daher ein gewolltes Privatnutzungsverbot (das die Vorteilsversteuerung ausschließt) unbedingt arbeitsvertraglich festhalten.
Eine unbefugte Privatnutzung eines betrieblichen Pkw durch den Arbeitnehmer hat keinen Lohncharakter und löst somit keine Lohnsteuer aus. Das Nutzungsverbot sollte vom Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer klar schriftlich dargelegt werden. Sofern ein Arbeitnehmer seinen Dienstwagen also gegen den Willen seines Arbeitgebers privat nutzt, zählt dieser Vorteil nicht zum Arbeitslohn.
Verzichtet der Arbeitgeber jedoch auf Schadenersatz für die unerlaubte Nutzung und gibt er dies dem Arbeitnehmer zu erkennen, entsteht ab diesem Zeitpunkt steuerpflichtiger Arbeitslohn durch die Privatfahrten.
Überlässt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Wagen oder tut dies ein Dritter aufgrund des Dienstverhältnisses, so sind lohnsteuerlich zunächst einmal die folgenden Aspekte zu beachten.
• Zuzahlungen zum Dienstwagen: Zahlt der Arbeitnehmer für die Kfz-Nutzung ein Entgelt, mindert dies in bestimmten Fällen den zu versteuernden Nutzungsvorteil.
• Pendelstrecke zur Arbeit: Selbst wenn Arbeitnehmer für den Dienstwagen nichts zahlen müssen, können sie ihre Pendelfahrten zur Arbeit über die Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen.
Die Höhe des geldwerten Vorteils kann ermittelt werden nach
• der pauschalen 1-%-Methode oder • der Fahrtenbuchmethode.
Hinweis Pro Jahr und Fahrzeug können Sie nur eine der beiden Methoden anwenden.
Der Arbeitgeber ermittelt die monatliche Lohnsteuer zumeist pauschal nach der 1-%-Methode. Der Arbeitnehmer darf in seiner Steuererklärung aber später den Aufwand, der für private Touren tatsächlich angefallen ist, mittels Fahrtenbuchs gegenüber dem Finanzamt nachweisen (sogenannte Escape-Klausel). Das Amt berechnet den Vorteil dann nach den (niedrigeren) tatsächlichen Kosten und erstattet die zu viel gezahlte Lohnsteuer, die wegen der zunächst angewandten ungünstigeren 1-%-Besteuerung abgeführt wurde, über den Einkommensteuerbescheid zurück.
Hinweis Der BFH hat 2018 entschieden, dass die Überlassung eines Dienstwagens zur unbeschränkten privaten Nutzung und ohne entsprechende Selbstbeteiligung im Rahmen eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses zwischen Ehegatten nicht fremdüblich ist. Hier kann dann der gesamte Betriebsausgabenabzug versagt werden.
Die 1-Prozent-Methode
Entscheidet er sich für die pauschale 1-%-Methode, versteuert der Arbeitnehmer für Privatfahrten monatlich pauschal 1 % vom Bruttolistenpreis des Wagens (inklusive Umsatzsteuer) – und zwar unabhängig vom Alter des Fahrzeugs.
Der steuer- und sozialversicherungspflichtige Vorteil summiert sich im Jahr also auf insgesamt 12 % des Listenpreises.
Hinweis Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber sämtlichen Kfz-Aufwand übernimmt – vom Kaufpreis bzw. den Leasingraten bis hin zu den Benzinkosten für die Urlaubsfahrt –, oder wenn der Arbeitnehmer den gestellten Wagen ausgiebig für private Wochenend- und Ferientrips nutzt. Diese sind mit Anwendung der 1-%-Methode abgegolten.
Als Listenpreis muss die auf volle 100 € abgerundete unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung herangezogen werden.
Hinzu kommen die Kosten für sämtliche Sonderausstattungen mit Ausnahme der Zulassungskosten und der Kosten für zusätzliche Winterreifen samt Felgen.
Hinweis Die Kosten für ein werkseitig eingebautes Navigationsgerät müssen ebenfalls in den Listenpreis eingerechnet werden und erhöhen somit den geldwerten Vorteil.
Kosten für Navigationsgeräte und ähnliche Zubehörteile, die erst nachträglich eingebaut werden, müssen nicht in den Bruttolistenpreis eingerechnet werden. Maßgebend sind Listenpreis und Zustand des Kfz bei Erstzulassung.
Der Listenpreis darf nicht um Rabatte gemindert werden, die der Arbeitgeber beim Kauf erhalten hat. Er gilt auch für reimportierte Autos sowie Gebraucht- und Leasingfahrzeuge. Besonders bei alten Kfz führt dies zu einer „verzerrten“ Besteuerung, weil der Wagen im Zeitpunkt der Nutzung meist nur noch einen Bruchteil seines ehemaligen Kaufpreises wert ist.
Bestehen für bestimmte Fahrzeuge besondere, ermäßigte Preislisten, etwa für das Taxi- oder Transportgewerbe, so sind diese für die Ermittlung des Bruttolistenpreises nicht ausschlaggebend. Laut einer Entscheidung des BFH muss für die Ermittlung des maßgeblichen Listenpreises die Preisliste herangezogen werden, die für die Abgabe des Fahrzeugs an einen privaten Endverbraucher gelten würde.
Der pauschal ermittelte Vorteil nach der 1-%-Methode kann in Einzelfällen höher sein als die gesamten Kosten, die dem Arbeitgeber für das Fahrzeug entstanden sind. In diesen Fällen kann der Arbeitnehmer seinen geldwerten Vorteil auf die Höhe der Gesamtkosten begrenzen (sogenannte Kostendeckelung).
Hinweis Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihnen die Höhe der Dienstwagenkosten mitteilt. Die Angabe muss folgende Kostenpositionen beinhalten: Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Benzin-, Reparatur- und Pflegekosten, Abschreibungen oder Leasingraten (sämtliche angefallenen Aufwendungen eines Jahres). Dieser Anspruch besteht immer dann, wenn Arbeitnehmer mit diesen Daten eine Steuererstattung geltend machen können (arbeitsvertragliche Nebenpflicht der Firma).
Bei einem Fahrzeugwechsel innerhalb eines Kalendermonats ist der Listenpreis des überwiegend zur Verfügung gestellten bzw. genutzten Fahrzeugs relevant.
Die 1-%-Methode darf gänzlich entfallen, wenn der Dienstwagen einem Arbeitnehmer für einen vollen Monat – etwa bei Krankheit oder Urlaub – nicht zur Verfügung steht und im Betrieb abgestellt wird. Dann fällt die Lohnsteuer nur für den Rest des Jahres an.
Wann ist die 1-%-Methode günstiger? Die 1-%-Methode ist steuerlich häufig günstiger als die Fahrtenbuchmethode, wenn
• der Wagen viel privat gefahren wird,
• die Jahresfahrleistung hoch ist,
• die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit gering ist.
Wie viel Lohnsteuer für die Privatfahrten anfällt, hängt von der Fahrzeugklasse und vom persönlichen Grenzsteuersatz des Arbeitnehmers ab.
Hinweis Arbeitnehmer können ihren persönlichen Grenzsteuersatz unter "www.bmf-steuerrechner.de" über die Auswahl „Berechnungen und Informationen zur Einkommensteuer“, „Berechnung der Einkommensteuer“ ermitteln.
Ob es lukrativ ist, einen Dienstwagen privat zu nutzen, sollte jeder individuell für sich entscheiden. Gegenüberzustellen sind die zu erwartenden Mehrsteuern und die laufenden Kosten eines eigenen Pkw. Aus der folgenden Tabelle lässt sich aber ableiten, dass die Dienstwagennutzung für Arbeitnehmer in der Regel günstiger ist, als ein Privatfahrzeug zu unterhalten.
Die folgende Übersicht zeigt die jährliche Steuerbelastung gestaffelt nach Listenpreis und Grenzsteuersatz.
Der 0,03-%-Vorteil bei Pendelstrecken
Darf der Dienstwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers genutzt werden, muss dieser hierfür einen zusätzlichen geldwerten Vorteil versteuern. Dieser berechnet sich entweder mit
• 0,03 % des Kfz-Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Monat oder • bei Gelegenheitsfahrern mit 0,002 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Fahrt.
Hinweis In beiden Fällen können Arbeitnehmer diese Fahrten aber im Gegenzug als Werbungskosten absetzen.
Wer beispielsweise mit einem 30.000 € teuren Dienstwagen täglich 30 km zur Arbeit fährt, muss somit monatlich zusätzlich 270 € (entspricht 30.000 € × 30 km × 0,03 %) versteuern.
Die Steuerbelastung ist bei einem Grenzsteuersatz von 40 % mit knapp über 100 € pro Monat nicht hoch, wenn man die eingesparten Kfz-Kosten für einen täglichen Arbeitsweg von 60 km bedenkt.
Der pauschale 0,03-%-Zuschlag ist grundsätzlich ein fester Monatsbetrag – unabhängig davon, wie oft das Fahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte genutzt wird. Er entsteht deshalb auch dann, wenn
• dem Arbeitnehmer das Fahrzeug nicht für den ganzen Monat überlassen wird,
• der Arbeitnehmer wegen Urlaub bzw. Krankheit nicht den vollen Monat damit fährt oder • der Arbeitnehmer wegen Außendienstterminen bzw. Dienstreisen den Betrieb nur gelegentlich aufsucht.
Wird der Dienstwagen tatsächlich nur selten für die Pendelstrecke genutzt, kann eine günstigere Berechnungsmethode angewandt und der geldwerte Vorteil durch eine sogenannte Einzelbewertung ermittelt werden.
Dabei ist für eine einzelne Fahrt jeder Entfernungskilometer mit 0,002 % des Listenpreises zu bewerten. Dadurch verbessert sich die steuerliche Situation von Arbeitnehmern, die mit ihrem Dienstwagen durchschnittlich an weniger als 15 Tagen im Monat zur Arbeit pendeln.
Beispiel Ein Arbeitnehmer fährt pro Monat zehnmal 45 km von seiner Wohnung bis zum Büro. Der Listenpreis seines Dienstwagens liegt bei 60.000 €.
Hinweis Der Ansatz mit pauschal 0,03 % pro Monat geht von der typisierenden Annahme des Gesetzgebers aus, dass ein Angestellter seine erste Tätigkeitsstätte an 15 Tagen im Monat bzw. an 180 Tagen im Kalenderjahr aufsucht. Dies wirkt sich in der weit überwiegenden Zahl der Fälle in erheblichem Maße zugunsten der Arbeitnehmer aus.
Sie können ihren geldwerten Vorteil für 180 Tage jährlich berechnen, obwohl die tatsächliche Nutzung im Regelfall bei 220 bis 230 Tagen liegt.
Liegt die Anzahl der Pendelfahrten unter 180 Tagen, ist die Einzelbewertung mit 0,002 % je Fahrt günstiger.
Der Arbeitgeber ist beim Lohnsteuerabzug jedoch nicht zur Einzelbewertung verpflichtet. Er muss in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für jedes Jahr einheitlich festlegen, ob die 0,03-%-Methode oder die 0,002-%-Methode angewandt werden soll, und darf unterjährig nicht wechseln.
In einigen Fällen muss der Zuschlag im Lohnsteuerabzugsverfahren sogar grundsätzlich pauschal mit 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat ermittelt werden. Denn die Einzelbewertung mit 0,002 % ist nur bei Einhaltung der folgenden Voraussetzungen zulässig:
• Der Arbeitnehmer erklärt monatlich schriftlich gegenüber dem Arbeitgeber, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Dienstwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat.
• Wenn ihm mehrere Dienstwagen zur Verfügung stehen, gibt der Arbeitnehmer zusätzlich jeweils an, welches Fahrzeug er genutzt hat.
Hinweis Nimmt der Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren eine Einzelbewertung mit 0,002 % vor, ist sie jahresbezogen auf insgesamt 180 Fahrten beschränkt. Denn bei häufigeren Fahrten ist die Einzelbewertung für den Arbeitnehmer ungünstiger als die 0,03-%-Methode.
Seinerseits ist der Arbeitnehmer bei der Veranlagung zur Einkommensteuer hingegen auch nicht an die im Lohnsteuerabzugsverfahren gewählte Methode gebunden und kann diese einheitlich für das gesamte Kalenderjahr wechseln.
Um von der 0,03-%-Methode zur Einzelbewertung wechseln zu können, muss der Arbeitnehmer dem Finanzamt darlegen, an welchen konkreten Tagen er den Dienstwagen tatsächlich für die Fahrten zur Arbeit genutzt hat. Zudem muss er durch Belege glaubhaft machen, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber den Zuschlag mit 0,03 % des Listenpreises ermittelt und versteuert hat. Dies gelingt beispielsweise über Gehaltsabrechnungen oder eine gesonderte Bescheinigung des Arbeitgebers, aus der sich die Besteuerung des Zuschlags erkennen lässt.
Nutzung für Familienheimfahrten
Nutzt ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen bei doppelter Haushaltsführung für Familienheimfahrten (Fahrten zwischen Zweitwohnung und Familienwohnsitz), muss er hierfür grundsätzlich 0,002 % des Fahrzeuglistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Erst- und Zweitwohnung als lohnsteuerpflichtige Einnahme versteuern.
Dies gilt jedoch nicht, wenn ihm für diese Fahrten nach dem Einkommensteuergesetz ein Werbungskostenabzug zustehen würde.
Im Klartext: Für eine Heimfahrt pro Woche muss er keinen geldwerten Vorteil versteuern, denn eine Heimfahrt pro Woche wäre als Werbungskosten abziehbar. Im Gegenzug entfällt für diese Heimfahrt jedoch der Werbungskostenabzug. Dann können also nicht – wie üblich bei einer Fahrt mit dem eigenen Pkw – pro Kilometer 0,30 € für Hin- und Rückweg angesetzt werden.
Die zweite und jede weitere Heimfahrt pro Woche löst in jedem Fall einen steuerpflichtigen Vorteil aus – und diese Fahrten dürfen nicht als Werbungskosten abgesetzt werden.
Nutzung für Nebentätigkeiten
Versteuert ein Arbeitnehmer die private Nutzung seines Dienstwagens nach der 1-%-Methode und nutzt er den Wagen nach Feierabend auch für seinen Nebenberuf, darf er für diese Fahrten nach der BFH-Rechtsprechung keine Betriebsausgaben abziehen. Denn Betriebsausgaben setzen begrifflich einen Wertabfluss in Geld oder Geldeswert voraus, an dem es dem Arbeitnehmer fehlt (Kostenübernahme durch Arbeitgeber).
Hinweis Nebenberufliche Fahrten mit dem Dienstwagen sind also bei Anwendung der 1-%-Methode nicht gesondert absetzbar.
Ermittelt der Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil jedoch nach der Fahrtenbuchmethode, hält der BFH einen Betriebsausgabenabzug für möglich.
Das Gericht wies darauf hin, dass sich die Vorteilsversteuerung dann an den tatsächlichen Nutzungsverhältnissen orientiert, so dass es denkbar ist, dass der Arbeitnehmer den auf die nebenberufliche Nutzung entfallenden geldwerten Vorteil auf der Ausgabenseite wieder abziehen kann. Über diese Frage musste der BFH jedoch nicht abschließend entscheiden, so dass es hierzu noch einer eigenständigen gerichtlichen Klärung bedarf.
Gemeinschaftliche Nutzung: Fahrzeugpool
Kann sich ein Arbeitnehmer für Privatfahrten aus einem Pool von mehreren Fahrzeugen mit unterschiedlichen Anschaffungskosten bedienen, wird der pauschale geldwerte Vorteil pro Arbeitnehmer ermittelt, indem zunächst 1 % der Summe der Listenpreise aller Fahrzeuge errechnet und dieser Wert dann durch die Anzahl der nutzungsberechtigten Arbeitnehmer geteilt wird.
Hinweis Bei einer nur gelegentlichen Nutzung durch einzelne Arbeitnehmer können diese die Fahrten auch im Rahmen der Einzelbewertung mit 0,002 % des Listenpreises ansetzen.
Gemeinschaftliche Nutzung: Car-Sharing
Wird ein Dienstwagen mehreren Arbeitnehmern privat überlassen, so ist der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten von 1 % des Listenpreises entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen. Der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist bei jedem Arbeitnehmer mit 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zu ermitteln und durch die Zahl der Nutzungsberechtigten zu teilen.
In seiner Einkommensteuererklärung kann jeder Arbeitnehmer jedoch die tatsächlichen Entfernungskilometer geltend machen.
Gemeinschaftliche Nutzung: Park and Ride
Wird ein Dienstwagen nur für eine Teilstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eingesetzt, muss der pauschale Nutzungswert von 0,03 % des Kfz-Bruttolistenpreises pro Kilometer grundsätzlich auf die gesamte Wegstrecke angewendet werden. Es ist jedoch möglich, lediglich die Teilstrecke anzusetzen, wenn der Arbeitgeber das Fahrzeug durch klare Regelung nur für diese Teilstrecke zur Verfügung stellt oder der Arbeitnehmer einen Nachweis für seine Beförderung auf der übrigen Wegstrecke erbringt, etwa durch eine Fahrkarte.
Wechsel der Methode
Für alle Fahrten während eines Kalenderjahres kommt einheitlich entweder die 1-%-Methode oder die Fahrtenbuchmethode in Betracht.
Hinweis Ein Wechsel ist nur von Jahr zu Jahr möglich. Bei einem Fahrzeugwechsel lässt die Finanzverwaltung einen Wechsel ausnahmsweise auch innerhalb des Jahres zu.
Die Fahrtenbuch-Methode
Statt durch die 1-%-Methode kann der Arbeitnehmer seinen geldwerten Vorteil auch durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ermitteln. Der private Nutzungswert seines Dienstwagens wird dann mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Privatfahrten angesetzt.
Wann ist die Fahrtenbuchmethode günstiger?
Die Fahrtenbuchmethode ist steuerlich insbesondere dann günstiger, wenn
• der Anteil der privaten Fahrten gering ist,
• der Listenpreis inklusive Sonderausstattung hoch ist,
• wenige Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte anfallen,
• der Arbeitgeber den Wagen mit hohem Rabatt erworben hat,
• der Wagen in der Bilanz des Arbeitgebers bereits abgeschrieben ist,
• es sich um einen Gebrauchtwagen handelt oder • die gesamte Fahrleistung im Jahr gering ausfällt.
Berechnung des tatsächlichen Nutzungsvorteils
Der private Nutzungswert ist derjenige Anteil an den Gesamtkosten des Wagens, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht. Die Gesamtkosten sind die Summe der Nettoaufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer. Die Abschreibungen gehören immer dazu, ihnen sind die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten einschließlich der Umsatzsteuer zugrunde zu legen. Außerdem zählen unter anderem die Aufwendungen für Benzin, Wartungen und Reparaturen, Steuer, Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherung, Leasing (inkl. Leasingsonderzahlungen) sowie Garagen- und Stellplatzmiete zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs.
Hinweis Nicht zu den Gesamtkosten gehören Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren, Unfallkosten, Kosten für Insassen- und Unfallversicherungen sowie Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.
Bei Elektrofahrzeugen können die Aufwendungen für das Batteriesystem seit 2013 pauschal aus den Gesamtkosten herausgerechnet werden.
Aus der Gesamtfahrleistung (pro Kalenderjahr) und den Gesamtkosten ergibt sich der Aufwand je Kilometer. Dieser Kilometersatz ist Grundlage der Steuerberechnung für die Privatfahrten, zu denen auch die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gehören.
Beispiel Die jährlichen Kfz-Kosten betragen brutto 10.500 € inklusive Abschreibung. Im gesamten Jahr ist der Arbeitnehmer 45.000 km mit dem Dienstwagen unterwegs: 15.000 km davon entfallen auf Privatfahrten und davon wiederum 12.000 km auf Pendelfahrten zur Arbeit. Der Listenpreis des Dienstwagens beträgt 35.000 €, die Entfernung zum Büro 25 km.
Berechnung nach der Fahrtenbuchmethode: Kosten pro km (10.500 € / 45.000 km ergibt) 0,23 € geldwerter Vorteil (15.000 km × 0,23 € ergibt) 3.450 €
Berechnung nach der 1-%-Methode: Fahrten zur Arbeit (35.000 € × 0,03 % × 25 km × 12 Monate ergibt) 3.150 € sonstige Privatfahrten (35.000 € × 1 % × 12 Monate ergibt) 4.200 € geldwerter Vorteil insgesamt 7.350 €
Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist günstiger als die 1-%-Methode und halbiert nahezu die steuerliche Belastung.
Abwandlung des Beispiels
Die Kosten betragen brutto 15.000 €. Es werden 45.000 km gefahren, davon 32.000 km privat und 2.000 km zur Arbeit.
Berechnung nach der Fahrtenbuchmethode: Kosten pro km (15.000 € / 45.000 km ergibt) 0,33 € geldwerter Vorteil (32.000 km × 0,33 € ergibt) 10.560 €
Berechnung nach der 1-%-Methode (unverändert): geldwerter Vorteil (unverändert) 7.350 €
Bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode wäre die steuerliche Belastung jährlich um 3.210 € höher, so dass der Arbeitnehmer die 1-%-Methode wählen sollte.
Wie muss das Fahrtenbuch aussehen?
Bei der Fahrtenbuchmethode müssen die dienstlich und privat zurückgelegten Strecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch dokumentiert werden.
Für dienstlich unternommene Fahrten muss der Arbeitnehmer die folgenden Eintragungen machen:
• Datum sowie Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
• Reiseziel (bei Umwegen auch Reiseroute)
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
Hinweis Es reicht bei dienstlichen Fahrten nicht, wenn als Fahrtziele nur Straßennamen angegeben sind und diese erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden.
Für private Fahrten genügen Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Fahrtenbücher müssen zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.
Nach Sinn und Zweck soll das Fahrtenbuch dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienen. Dazu muss es
• eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bieten,
• mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein und • zur vollständigen Wiedergabe einer Fahrt grundsätzlich die Angabe des Ausgangs- und Endpunkts enthalten.
Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.
Elektronische Fahrtenbücher erkennt die Finanzverwaltung nur an, wenn sie nicht nachträglich verändert werden können bzw. Veränderungen vom Fahrtenbuchprogramm protokolliert werden.
Zuzahlungen des Arbeitnehmers
Arbeitgeber begrenzen die Kosten für ihren betrieblichen Fuhrpark gerne, indem sie die Arbeitnehmer an den Kosten der Dienstwagen beteiligen (z.B. durch Zuzahlungen zu den Anschaffungs-, Betriebs- oder Leasingkosten).
Sofern der Arbeitnehmer für die Nutzung eines Dienstwagens einen Eigenanteil leistet, kann er diesen mitunter von seinem geldwerten Vorteil abziehen. Hierfür sollte er folgende Grundsätze kennen, die das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht hat.
Pauschalen und Kilometerzahlungen
Nutzungsentgelte, die der Arbeitnehmer pauschal (z.B. 200 € pro Monat) oder kilometerbezogen zahlt (z.B. 0,20 € pro privat gefahrenem Kilometer), dürfen vom berechneten Nutzungsvorteil abgezogen werden. Dies gilt sowohl bei der 1-%-Methode als auch bei der Fahrtenbuchmethode.
Hinweis Als Arbeitnehmer sollten Sie eine Zuzahlung unbedingt arbeitsvertraglich festschreiben (lassen), damit sie steuerlich anerkannt wird.
Durch die Anrechnung der gezahlten Nutzungsentgelte kann allerdings kein negativer Arbeitslohn bzw. kein Werbungskostenabzug entstehen.
Übernahme einzelner Kosten
Individuelle Zuzahlungen des Arbeitnehmers liegen vor, wenn
• der Arbeitnehmer einzelne Kosten seines Dienstwagens übernimmt (z.B. Benzinkosten),
• einzelne Kosten zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und später an den Arbeitnehmer weiterbelastet werden,
• der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet, die später nach den tatsächlichen Kosten abgerechnet werden.
Alle individuellen Zuzahlungen eines Arbeitnehmers (z.B. Benzinkosten, Nutzungsentgelte) sind aufgrund der BFH-Rechtsprechung seit 2017 ohne Probleme auf den geldwerten Vorteil anrechenbar. Dies gilt sowohl bei Verwendung der Fahrtenbuchmethode als auch bei Ermittlung des privaten Nutzungsvorteils über die 1-%-Methode.
Übersteigen die Zuzahlungen den geldwerten Vorteil, dürfen diese jedoch nur bis zu dessen Höhe abgezogen werden. Eine weitere Geltendmachung der Zuzahlungen als Werbungskosten über den Betrag des geldwerten Vorteils hinaus ist also nicht möglich.
Hinweis Auch Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Dienstwagens können sowohl bei der 1-%-Methode als auch bei der Fahrtenbuchmethode vom Nutzungsvorteil abgezogen werden. Bei letzterer Methode gilt dies aber nur, wenn die Anschaffungskosten, die für die Abschreibungsermittlung bei den Gesamtkosten zugrunde gelegt wurden, nicht schon um die Arbeitnehmerzuschüsse gemindert worden sind. Eine Anrechnung der Zuschüsse darf den geldwerten Vorteil im Zahlungsjahr bis auf 0 € „drücken“; ein verbleibender Zuschussteil darf in den Folgejahren vom Nutzungswert abgezogen werden. Bei Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu Leasingsonderzahlungen gilt Entsprechendes.
Privatnutzung von betrieblichen Elektro-Fahrzeugen
Wie zuvor beschrieben, muss der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil versteuern, wenn ihm ein Dienstwagen zur privaten Nutzung bzw. zur Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen wird. Als Ausgleich darf der Angestellte die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte aber weiterhin über die Entfernungspauschale als Werbungskosten bei seinen Lohneinkünften abziehen. Eine Saldierung – geldwerter Vorteil minus Entfernungspauschale – darf der Arbeitgeber jedoch nicht durchführen.
Überlässt der Arbeitgeber ein preiswertes Auto, fällt die Mehrsteuer auf den geldwerten Vorteil häufig geringer aus als die Steuererstattung, die sich über die geltend gemachte Entfernungspauschale ergibt.
Hinweis Lohnsteueraußenprüfer schauen sich in Firmen die Besteuerung von Dienstwagen häufig ganz genau an. So werden etwa Kontrollmitteilungen an die Finanzämter der Arbeitnehmer geschickt. Geben diese in der Steuererklärung für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte mehr Kilometer an als beim Arbeitgeber, können sie in Erklärungsnot geraten.
Ist der Arbeitgeber großzügig, kann er den Vorteil aus der Nutzung des Dienstwagens für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ab dem ersten Kilometer auch pauschal mit 15 % versteuern. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer keine Lohnsteuer auf diese Pendelfahrten zahlen. Er kann insoweit aber auch keine Werbungskosten abziehen. Auf die Pauschalversteuerung muss der Arbeitgeber in der Lohnsteuerbescheinigung separat hinweisen.
Privatnutzung durch Gesellschafter-Geschäftsführer
Bei Betriebsprüfungen greift das Finanzamt gerne die private Dienstwagennutzung durch Gesellschafter-Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften (z.B. einer GmbH) auf.
Hierbei ist Folgendes zu unterscheiden.
• Privatnutzung ist gestattet: Die Gesellschaft kann die auf die Privatnutzung entfallenden Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Der Gesellschafter erzielt insoweit Arbeitslohn, der nach der 1-%-Methode ermittelt werden kann. Alternativ kann er ein Fahrtenbuch führen, so dass lediglich die auf seine tatsächlichen Privatfahrten entfallenden Aufwendungen versteuert werden müssen.
Hinweis Die Finanzverwaltung fordert eine zeitnahe Verbuchung des Lohnaufwands und Abführung der Lohnsteuer, damit eine erlaubte Privatnutzung des Dienstwagens angenommen werden kann.
• Privatnutzung ist verboten: Nutzt ein Gesellschafter-Geschäftsführer einen Dienstwagen unerlaubterweise privat, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor, die dem Gewinn der Gesellschaft hinzuzurechnen ist. Der Gesellschafter-Geschäftsführer erzielt insoweit Kapitaleinahmen in Höhe der entstandenen Aufwendungen plus einen angemessenen Gewinnaufschlag. Der Fiskus lässt hier auch die Wertermittlung anhand der 1-%-Methode zu, so dass nicht der sogenannte gemeine Wert der Nutzungsüberlassung ermittelt und angesetzt werden muss.
Hinweis Nach der Rechtsprechung des BFH darf das Finanzamt eine private Nutzung des Dienstwagens durch einen Arbeitnehmer nicht ohne weiteres unterstellen, wenn diese nach dem Arbeitsvertrag untersagt ist.
Der BFH hat ebenso entschieden, dass auch bei angestellten Gesellschafter-Geschäftsführern nicht einfach angenommen werden darf, dass sie sich aufgrund ihrer hervorgehobenen Position in der Firma über arbeitsvertraglich festgeschriebene Privatnutzungsverbote hinwegsetzen.
Weitere Fahrtkosten
Folgende Fahrten können Arbeitnehmer zusätzlich zu ihren täglichen Pendelfahrten zur Arbeit steuerlich absetzen:
• Außergewöhnliche Belastungen: Fahrtkosten zum Arzt sind mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer absetzbar.
• Doppelte Haushaltsführung: Die erste und letzte Fahrt zu Beginn und zum Ende einer doppelten Haushaltsführung können Arbeitnehmer mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer absetzen. Familienheimfahrten lässt das Finanzamt nur einmal pro Woche mit der Entfernungspauschale zum Abzug zu. Auf Antrag kann der Arbeitnehmer auch mehr Fahrten pro Woche geltend machen, wenn er dafür auf den Abzug der Aufwendungen für die Unterkunft am Beschäftigungsort als Werbungskosten verzichtet (sogenannte Vielpendleroption). Auch für Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung gilt ab 2021 ab dem 21. Kilometer der Entfernung eine um 5 Cent erhöhte Pauschale, also 0,35 € pro Kilometer. Ab 2024 steigt die Pauschale dann ab dem 21. Entfernungskilometer um weitere 3 Cent auf dann 0,38 € pro Entfernungskilometer für die Dauer von drei Jahren bis Ende 2026.
• Fortbildung: Fahrtkosten zu einer beruflichen Fortbildung sind mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer absetzbar.
• Arbeitsmittel: Fahrten des Arbeitnehmers, um etwa einen beruflich genutzten Schreibtisch oder Fachliteratur zu kaufen, können mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer als Werbungskosten abgesetzt werden. Die Arbeitszimmerbeschränkung gilt hierbei nicht.
• Reisekosten: Bei beruflich veranlassten Reisen sind entweder die tatsächlichen Kosten oder 0,30 € pro gefahrenem Kilometer absetzbar. Zusätzlich zählen Parkgebühren und Unfallkosten.
• Bewerbung: Die Fahrt zum Vorstellungsgespräch kann mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer abgesetzt werden.
• Umzug: Abziehbar sind die Fahrtkosten für einen beruflich veranlassten Umzug mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Auch die Fahrten für Suche und Besichtigung der neuen Wohnung dürfen abgesetzt werden.
Hinweis Ob die erhöhten Sätze der Pendlerpauschale in den Jahren 2021 bis 2026 auch auf Fahrtkosten anwendbar sind, die nicht die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten betreffen, ist derzeit noch unklar.
Privatnutzung und Umsatzsteuer
Grundlegendes
Die Privatnutzung betrieblicher Fahrzeuge durch Arbeitnehmer ist eine umsatzsteuerpflichtige Leistung des Arbeitgebers. Die Gegenleistung besteht hierbei in der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers. Im Rahmen der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage für den Ansatz der Privatnutzung bestehen jedoch Vereinfachungen.
Umsatzsteuer bei Fahrtenbuchmethode
Wenn die private Nutzung für lohnsteuerliche Zwecke mit Hilfe der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird, ist diese Methode auch für Zwecke der Umsatzsteuer maßgeblich. Bei der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer sind alle Kosten anzusetzen, auch diejenigen, für die ein Vorsteuerabzug nicht möglich ist.
Umsatzsteuer bei 1-%-Regelung
Wird für lohnsteuerliche Zwecke der Wert der Nutzungsentnahme nach der 1-%-Regelung ermittelt, kann dieser Wertansatz aus Vereinfachungsgründen auch für umsatzsteuerliche Zwecke übernommen werden. Auf diesen Wert ist dann die Umsatzsteuer von 19 % (bzw. 16 %) aufzuschlagen. Der Bruttolistenpreis ist auch für umsatzsteuerliche Zwecke auf volle 100 € abzurunden.
Umsatzsteuer bei Elektrofahrzeugen
In der Umsatzsteuer gelten im Unterschied zur Lohnsteuer keine besonderen Vergünstigungen für Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge. Damit erfolgt also weder eine Kürzung des inländischen Listenpreises im Rahmen der 1-%-Regelung noch eine Kürzung der Abschreibung bzw. Leasingaufwendungen im Rahmen der Fahrtenbuchmethode.
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Beachten Sie bitte den Rechtsstand dieses Textes: Mai 2020.
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
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Hierfür ist es sinnvoll, auch die Einkaufspreise und die gesamten Einstandskosten zu berücksichtigen.
Sie finden ein paar Gedanken hierzu auf der Seite "Kalkulation".
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Jeden Tag entstehen neue Gerichtsurteile zu Themen im Steuerrecht.
Die Aktuellen Meldungen finden Sie auf unserer Seite "Aktuelle Meldungen".
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
Unsere Telefonnummer zur Terminvereinbarung und unser Online-Anfrageformular finden Sie in unseren Kontaktdaten zusammen mit einer Beschreibung der Anfahrt.
Arbeitshilfen
Formulare für mehr Gewinn
Wir stellen einige Arbeitshilfen zur Verfügung, die die Arbeit und damit die Rendite des Unternehmens steigern sollen.
Für die Nutzung und die Anwendung erklären wir unseren Mandanten gerne jeden einzelnen Schritt.
Die angebotenen Vorlagen können unsere Mandanten selbstverständlich auch als gedrucktes Formular oder als selbst rechnende Excel-Datei bekommen.
Sprechen Sie uns hierzu einfach an.
Die Arbeitshilfen zur Einkommensteuer, zur Umsatzsteuer oder zur Buchhaltung werden von uns auch laufend aktualisiert.
Eine Zusammenstellung der Vorlagen finden Sie bei unseren Arbeitshilfen.
