Was sind Betriebsausgaben? - was ist steuerlich absetzbar?

Kann ich das steuerlich als Betriebsausgabe absetzen?  - erklärt Steuerberater COUNSELOR

Gedanken zu Betriebsausgaben am 08.09.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater, Norderstedt

 
Betriebsausgaben sind – einfach gesprochen – Ausgaben für das Unternehmen.
 
Diese Ausgaben betreffen immer den Betrieb und der Unternehmer hätte diese Ausgaben nicht gehabt, wenn er den Betrieb nicht hätte.
 
Der Unternehmer entscheidet also, was Betriebsausgaben sind.
 
 
Leider stimmt diese Aussage nicht ganz, da der Gesetzgeber verschiedene Grenzen für die steuerliche Abzugsfähigkeit gesetzt hat.
 
Grenzen oder das Verbot der steuerlichen  Abzugsfähigkeit gibt es bei Ausgaben für Geschenke, bei der Bewirtung von Geschäftspartnern oder der Bewirtung von Mitarbeitern oder auch bei Ausgaben für Yachten, Fußball-Logen, Jagden oder auch verschiedenen Luxusautos.
 
Zudem gibt es täglich immer wieder Streit mit dem Finanzamt, ob die Betriebsausgabe wirklich für den Betreib gewesen ist, oder nicht.
 
Betriebsausgaben sollten allerdings auch komplett und vollständig in der Buchhaltung des Unternehmens landen, da sonst der Verlust von Steuererleichterungen droht.
 
Beispiel
Der Unternehmer ist am Sonntag, privat mit seinen Kindern im Schwimmbad und hat eine schöne Zeit. Beim Einkaufen von Eis für seine Kinder, trifft er allerdings einen Geschäftspartner, mit dem er dann zehn Minuten bei einem Kaffee oder auch einem Eis, eine neue Auftragssituation oder einen neuen Auftrag bespricht. Er lädt diesen Geschäftspartner zu dem Kaffee bzw. zu dem Eis ein und bezahlt hier 10 Euro. Danach geht er wieder zu seinen Kindern und hat einen entspannten Restsonntag, um am Montag die Auftragsbestätigung zu schreiben und dann den Auftrag in der kommenden Woche abzuwickeln und Umsatz zu erzielen.
 

 
Bei den 10 Euro für den Kaffee und das Eis handelt es sich unstreitig um Betriebsausgaben, da es hier um ein geschäftliches Gespräch gegangen ist, welches sogar zu einem neuen Auftrag geführt hat.
 
Der Unternehmer sollte sich also, auch im Schwimmbad am Sonntag, für den Einkauf von Kaffee und Eis eine Bewirtungsquittung ausstellen lassen, damit aus den 10 Euro gezahlten Bewirtungsaufwendungen, auch die drei bis vier Euro Steuerersparnis entstehen können.
 
Umgerechnet, könnte man sagen, dass aus jeder steuerlich abziehbaren Rechnung und Quittung mindestens die Umsatzsteuer und auch etwa 20% bis 30% an Ertragsteuern als Steuerersparnis möglich sind.
 
Der Einkauf des Kaffees hat also etwa drei bis vier Euro Steuerersparnis zur Folge, die der Unternehmer nicht vernachlässigen sollte.
 
Dass es sich hierbei, um eine kleine Quittung handelt und auch um möglicherweise einen erheblichen Aufwand bei der Verbuchung dieser kleinen Quittung, sollte aber über ein Jahr betrachtet werden, so dass es sich insgesamt doch um größere Beträge handeln wird.
 
Jeder kennt das Sprichwort:
 
„Wer den Pfennig nicht ehrt, ist des Talers nicht wert“
 
und so könnte man, über mögliche Betriebsausgaben, die alleine heute dadurch „verloren“ gehen, dass keine Quittung vorgelegt werden kann, mehrere 100 Euro Steuerersparnis erzielen.
 
 
Betriebsausgaben sind also alle Ausgaben und Aufwendungen, die ein Unternehmen hat, um seiner Geschäftstätigkeit nachkommen zu können.
 
Zu verschiedenen Betriebsausgaben haben wir uns separat Gedanken gemacht. Eine Liste finden Sie am Ende dieses Beitrags.
 
Es liegt dabei an dem Unternehmer, was er dem Betrieb zuordnet und was nicht. Es ist die Entscheidung des Unternehmers, ob er seinen Mitarbeitern Kraftfahrzeuge zur Verfügung stellt und somit weiteres Anlagevermögen schafft oder ob er eine neue Maschine anschafft oder eine Betriebsveranstaltung durchführt.
 
Alles, und somit auch alle Ausgaben, die dem Ziel des Unternehmens und dem Zweck des Unternehmens dienen, sind als Betriebsausgaben zu klassifizieren und entsprechend auch steuerlich abzusetzen.
 
Die Einschränkungen der steuerlichen Abzugsfähigkeit haben wir oben bereits betrachtet, dennoch ist darauf zu achten, dass für jede Betriebsausgabe entsprechende Belegunterlagen zur Verfügung stehen, damit nicht später, das Finanzamt behaupten kann, die Ausgabe sei nicht für betriebliche Zwecke gemacht worden, sondern privat veranlasst gewesen.
 
Inwieweit Gesellschaften (GmbH und andere Kapitalgesellschaften) nicht abzugsfähige Betriebsausgaben tätigen sollen, richtet sich nicht unbedingt nur nach steuerlichen Vorschriften, sondern eher nach betriebswirtschaftlichen Ideen, da eine auch nicht steuerlich abziehbare Betriebsausgabe den Zweck und das Ziel des Unternehmens fördern kann, sodass zum Beispiel auch Geschenke mit einem Preis von über 35 Euro betriebswirtschaftlich sinnvoll sein können, obwohl sie steuerlich nicht zu einer Steuerminderung führen.
 
In der Betrachtung von Betriebsausgaben gilt es allerdings, auch darauf zu achten, dass nicht unnötig Geld ausgegeben wird, nur um Betriebsausgaben zu haben oder um Steuern zu sparen.
 
Es gilt einfach der Grundsatz:
 
„Man gibt kein Geld aus, um Steuern zu sparen",
 
da der Staat sich ja nur prozentual an der Ausgabe beteiligt.
 
Sofern eine Ausgabe beispielsweise 10 Euro beträgt, die wirtschaftlich nicht sinnvoll ist, hat man zwar drei bis vier Euro Steuerersparnis, allerdings verliert man am Ende doch mindestens 6 Euro.
 
Eine Auflistung verschiedener Ausgaben finden Sie auf unserer Seite "Steuerlich absetzbare Betriebsausgaben".
 
Zudem sind immer wieder gern genommene Betriebsausgaben:
 
die Ausgaben für Blumen, Betriebsveranstaltungen, Aufmerksamkeiten, aber auch für Anlagegegenstände, die nicht üblicherweise der Produktion dienen, sondern zum Beispiel Bilder und Fotografien oder Dekorationsmaterialien für die Betriebsräume.
 
Schauen Sie gern in unsere weiteren Beiträge zu den Betriebsausgaben, die Sie hier über das Menü finden.
 
Interessant sind zum Beispiel die Gedanken zu Porto, Reisekosten, Aufmerksamkeiten und auch Aus- und Fortbildungskosten.
 
Oft vergessene Betriebsausgaben sind die Dekorationsgegenstände in den Betriebsräumen, da der Unternehmer diese Gegenstände aus seinem Privatbereich einfach in das Unternehmen mitbringt.
 
Als Betriebsausgabe ist auch noch, der normale Aufwand aus Abschreibungen, der sich nach den betrieblichen Umständen richtet oder richten kann, zu berücksichtigen.
 
So kann in meinem Unternehmen das Kraftfahrzeug nur drei Jahre halten, im Gegensatz zu dem Kraftfahrzeug, welches im Nachbarunternehmen 10 Jahre hält und über 10 Jahre abgeschrieben werden muss. Hier soll nur gesagt sein, dass die amtlichen Abschreibungsverzeichnisse und Abschreibungstabellen lediglich einen Hinweis über die Nutzungsdauer des jeweiligen Gegenstandes mitteilen, den die Finanzverwaltung mit statistischen Maßnahmen, bei verschiedenen Unternehmen so vorgefunden hat. Sobald die Nutzungsdauer, des von mir genutzten Gegenstandes anders, sinnvollerweise kürzer, ist, kann ich entsprechend auch meine Abschreibung über eine kürzere Nutzungsdauer vornehmen.
 
 
Betriebsausgaben sind das Mittel um den Gewinn und das Ergebnis des Unternehmens zu gestalten und möglicherweise zu planen.
 
So bietet es sich bei Einnahme-Überschuss-Rechnern häufig an, Betriebsausgaben für Porto, Geschenke, Bürobedarf und Reinigungsmittel noch im Dezember zu tätigen, damit der Gewinn des laufenden Jahres gesenkt wird, somit Steuern gespart werden und das Verbrauchsmaterial für den Bedarf in den ersten Monaten des neuen Jahres schon vorhanden ist.
 
Diese gesamten kleinen Gestaltungen summieren sich innerhalb eines Jahres, je nach Unternehmensgröße, auf vernünftige Beträge, so dass auch jeder Unternehmer dann Spaß hat, entsprechende Betriebsausgaben zu organisieren oder zu veranlassen, da die Steuerersparnis von mindestens 30% sehr attraktiv ist.
 
Betriebsausgaben sind auch immer wieder die Risikovorsorge und die Rückstellungsbildung bei einem bilanzierenden Unternehmen, sodass auch hier über mögliche Rückstellungen intensiv nachgedacht werden sollte, damit auch hier eine Gestaltung des Gewinnes und somit eine Steuerminderung erreicht werden kann.
 
Nur der Vollständigkeit halber sei gesagt, dass Betriebsausgaben auch „negative Betriebseinnahmen“ sein können, sodass Garantieaufwendungen oder Gewährleistungsaufwand oder anderes Entgegenkommen gegenüber Kunden, bei deren Auftrag etwas nicht ganz planmäßig gelaufen ist, Betriebsausgaben sind.
 
 
Jede heutige Ausgabe und auch jede „Ausgabe“ in der Zukunft, die heute schon bekannt ist, sollte untersucht werden, ob diese zu betrieblichem Aufwand führt und so Steuern spart.

 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  08.09.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 

 
Gedanken zu steuerlich absetzbaren Betriebsausgaben finden insbesondere in den folgenden Beiträgen: