Homeoffice in Corona-Zeiten

Homeoffice – was Arbeitgeber und Arbeitnehmer jetzt unbedingt beachten sollten

Empfehlung zum Homeoffice am 05.06.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
Inhalt dieses Artikels

1 Allgemeines zum Homeoffice
2 Darf der Arbeitgeber Homeoffice anordnen?
3 Beteiligungsrechte des Betriebsrats
4 Rechtliche Grundlagen
4.1 Arbeitsschutz
4.2 Arbeitsstättenverordnung
4.3 Arbeitszeitgesetz
4.4 Berufsgenossenschaft
4.5 Datenschutz
5 Arbeitsvertrag
6 Technische Ausstattung
7 Förderprogramm „go-digital“
8 Homeoffice in der Praxis
8.1 Grundlegend: Verbindliche Regeln
8.2 Weiterführende Option: Mietvertrag
 

 
 
1 Allgemeines
 
Das Arbeiten von zu Hause aus („Homeoffice“) hat infolge der Corona-Pandemie stark zugenommen. Zur Vermeidung der Ansteckung mit dem neuartigen Coronavirus SARS-CoV-2 hat die Bundesregierung ein weitgehendes Kontaktverbot im privaten Lebensbereich auf der Grundlage des Infektionsschutzgesetzes verfügt. Die Unternehmen waren zugleich aufgerufen, zum Schutz der Mitarbeiter die Arbeitsbedingungen im eigenen Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen. Aufgrund der Anpassung der internen Strukturen erfolgt in dieser Krisenzeit – neben der Anordnung von Urlaub, Entzerrung der Anwesenheitszeiten und Kurzarbeit – eine starke Zunahme von Mobile-Office-Lösungen und vergleichbaren Arbeitsmöglichkeiten.
 
Der Arbeitgeber hat grundsätzlich eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern, zu der auch die Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit gehört. Um die Ansteckungsgefahr zu reduzieren, muss der Arbeitgeber prüfen, ob die Arbeit auch von zu Hause aus erbracht werden kann.
 
Hinweis
Der Begriff „Homeoffice“ hat sich im Sprachgebrauch durchgesetzt. Eingeschlossen in diesen Begriff sind Tätigkeiten wie
 
• Heimarbeit,
• Telearbeit, aber auch das
• mobile Arbeiten.
 
Mit der fortschreitenden Digitalisierung, den Verbesserungen der Informationstechnologie, Kommunikationsangeboten wie Videokonferenzen oder Webinaren und darüber hinaus der Entwicklung von Cloud-Lösungen, auf die von überall zugegriffen werden kann, ist der feste Arbeitsplatz in vielen Bereichen nicht mehr notwendig.
 
Das Arbeiten im Homeoffice ist auf dem Vormarsch und wird durch die derzeitige Krise noch begünstigt.
 
 
2 Darf der Arbeitgeber Homeoffice anordnen?
 
Ein Rechtsanspruch auf Homeoffice, Telearbeit oder mobiles Arbeiten besteht grundsätzlich nicht. Arbeitnehmer können also nicht von ihrem Arbeitgeber verlangen, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Andererseits haben Arbeitgeber nicht das Recht, einseitig und ohne Zustimmung des Mitarbeiters dessen Arbeit im Homeoffice zu verlangen. Weigert sich der Arbeitnehmer, können Sie als Arbeitgeber keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen, wie beispielsweise eine Kündigung, ziehen. Es bedarf also immer einer einvernehmlichen Regelung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
 
 
3 Beteiligungsrechte des Betriebsrats
 
Mit der Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen müssen Arbeitgeber auch an die Beteiligungsrechte des Betriebsrats denken. Dies betrifft neben dem allgemeinen Informationsanspruch nach § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) auch die Beteiligungsrechte rund um die Arbeitsplatzplanung gemäß § 90 BetrVG.
Bei dem Informationsanspruch des Betriebsrats muss der Arbeitgeber diesen über alle relevanten Umstände informieren, die mit der Beschäftigung der Arbeitnehmer im Zusammenhang stehen.
 
Die Nutzung von Software für den Homeoffice-Arbeitsplatz an sich löst noch keine Mitbestimmung aus. So muss zum Beispiel der Betriebsrat nicht dem Einsatz einer bestimmten Software für Onlinekonferenzen zustimmen.
 
Hinweis
Wenn in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat besteht, sollten Sie eine Betriebsvereinbarung schließen, um alle Punkte verbindlich zu regeln.
 

 
4 Rechtliche Grundlagen
 
Das Bundesarbeitsministerium hat 2019 eine gesetzliche Regelung für das Arbeiten im Homeoffice angekündigt, jedoch liegt bis heute noch kein entsprechender Gesetzentwurf vor. Somit gelten weiterhin die rechtlichen Grundlagen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) in Verbindung mit den vielfältigen Arbeitsschutzgesetzen.
 
 
4.1 Arbeitsschutz
 
Auch im Homeoffice muss der Arbeitsschutz gewährleistet sein. Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen. Sie müssen die Arbeitsbedingungen, die der Mitarbeiter zu Hause hat, erfragen und dokumentieren. Der Mitarbeiter muss hinsichtlich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel und der arbeitsmedizinischen Vorsorge aufgeklärt werden.
 
 
4.2 Arbeitsstättenverordnung
 
Für die Ausstattung eines Telearbeitsplatzes oder eines Homeoffice-Arbeitsplatzes sind Sie als Arbeitgeber verantwortlich.
Diese Verantwortung bleibt auch bei nur vorübergehender Arbeit im Homeoffice (wie z.B. während der Corona-Krise) bestehen.
 
Laut Arbeitsstättenverordnung sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten. Voraussetzung ist hiernach auch, dass die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt sind und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes bereitgestellt wurde.
 
Auch bei einem nur temporären Homeoffice-Arbeitsplatz müssen dem Mitarbeiter alle erforderlichen technischen Einrichtungen (z.B. Hardware und Software, Bürogeräte, spezielle Telefonanlage) zur Verfügung stehen. Fehlen diese, müssen sie von Ihnen als Arbeitgeber beschafft werden. Auch die weitere Ausstattung (Möbel etc.) sollten den arbeits- und auch datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen.
 
 
4.3 Arbeitszeitgesetz
 
Das Arbeitszeitgesetz gilt gleichermaßen im Büro und bei der Arbeit von zu Hause. Im Gesetz sind unter anderem Regelungen getroffen worden zu:
 
• Höchstarbeitszeit,
• Ruhepausen,
• Sonn- und Feiertagsarbeit.
 
Arbeitgeber sollten auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen und möglichst generelle betriebliche Vereinbarungen für den Umgang miteinander treffen.
 
Hinweis
Ein Mitarbeiter muss also zum Beispiel nicht rund um die Uhr erreichbar sein!
 
Die im Arbeitsvertrag geregelte Arbeitszeit ist auch im Homeoffice anzuwenden. Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden muss der Mitarbeiter eine Pause von mindestens 30 Minuten einhalten. Ab einer Arbeitszeit von neun Stunden verlängert sich diese vorgeschriebene Pause auf mindestens 45 Minuten. Durch Überstunden darf die Arbeitszeit maximal auf zehn Stunden am Tag ausgeweitet werden. Überstunden müssen zeitlich innerhalb eines halben Jahres ausgeglichen werden.
 
Nach dem Arbeitszeitgesetz steht dem Mitarbeiter eine Ruhezeit von elf Stunden zwischen dem Ende der Arbeit und der Wiederaufnahme der Tätigkeit am Folgetag zu.
 
Der Mitarbeiter muss seine Arbeitszeit im Homeoffice dokumentieren und dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen. Bedenken Sie als Arbeitgeber bei der Zeiterfassung auch, dass dies gegebenenfalls die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats betrifft, insbesondere, wenn Sie elektronische Zeiterfassungssysteme einsetzen.
 
 
4.4 Berufsgenossenschaft
 
Die Berufsgenossenschaft ist der Träger für Unfallschäden aus beruflichen Tätigkeiten. Der Versicherungsschutz gilt auch für berufliche Unfälle im Homeoffice-Bereich. Versichert sind nur Unfälle bei der Ausführung von betrieblichen Tätigkeiten. Es kommt auf die zum Unfallzeitpunkt verrichtete Tätigkeit an. Maßgeblich ist dabei nicht unbedingt der Ort der Tätigkeit, sondern die Frage, ob die Tätigkeit in einem engen Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben steht.
 
Nicht versichert sind im Homeoffice zum Beispiel Wege, die dazu dienen, privaten Tätigkeiten nachzugehen (z.B. Essen, Trinken, der Gang zur Toilette).
 
Beispiel
Stürzt und verletzt sich eine versicherte Person, weil sie eine private Paketsendung entgegennehmen möchte, so ist dies nicht versichert.
 
Die Abgrenzung zwischen versicherter und nicht versicherter Tätigkeit ist gerade im Homeoffice nicht einfach und muss im Einzelfall dokumentiert und bewertet werden.
 
Hinweis
Hier können Sie eine Absicherung durch einen zusätzlichen Unfallversicherungsschutz schaffen.
 
 
4.5 Datenschutz
 
Auch im Homeoffice bestehen die Anforderungen an die Einhaltung der Vorgaben zur Datensicherheit. Es muss sichergestellt sein, dass allein der Arbeitnehmer  – und keinesfalls Familienangehörige oder Dritte – Zugang zum PC und Mobiltelefon hat.
 
Regeln zum Datenschutz, die im Büro gelten, müssen auch im Homeoffice eingehalten werden. Ein gewisser Mindestschutz für die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere durch technische und organisatorische Maßnahmen, ist also unbedingt erforderlich.
 
Hinweis
Weisen Sie Ihren Arbeitnehmer hier ausdrücklich auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen hin. Dies können Sie im Rahmen der zu schließenden Vereinbarung vornehmen.
 
Wenn es hier zu einem Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen kommt, wird der Arbeitgeber als Verantwortlicher in Anspruch genommen. Wenn dieser Verstoß durch den Arbeitnehmer aufgrund der Nichtbeachtung von Vorgaben des Arbeitgebers erfolgt, kann der Arbeitnehmer jedoch durch den Arbeitgeber arbeitsrechtlich belangt werden. Dies kann zum Beispiel durch eine Abmahnung oder gegebenenfalls sogar eine Kündigung bei einem beson-ders schwerwiegenden Verstoß erfolgen.
 
 
4.5.1 Pflichten im Einzelnen
 
Arbeitnehmer müssen vor allem Folgendes beachten:
 
• Im Homeoffice müssen die genutzten Arbeitsgeräte (z.B. Laptop) so aufgestellt sein, dass Bildschirme durch Familienmitglieder oder Nachbarn nicht einsehbar sind. Dies kann mit Hilfe von Blickschutzfolien oder eine entsprechende Aufstellung des Laptops oder des Monitors erreicht werden.
 
• Sobald das verwendete Arbeitsgerät – wenn auch nur kurzzeitig – verlassen wird, muss die Bildschirmsperre aktiviert werden. Das Passwort zur Entsperrung darf nur dem Beschäftigten bekannt sein; die Firmengeräte dürfen nicht privat oder von Familienmitgliedern genutzt werden.
 
• Ausdrucke sind zu vermeiden. Sofern Papierunterlagen zum Einsatz kommen, sollten sie gut überwacht und möglichst verschlossen aufbewahrt werden (z.B. in abschließbaren Schubladen oder Schränken).
 
• Müssen Ausdrucke vernichtet werden, muss dies datenschutzgerecht erfolgen. Da nicht jeder Beschäftigte zu Hause über einen Schredder verfügt, muss die Entsorgung gegebenenfalls durch das Zerreißen in sehr kleine Stücke erfolgen.
 
• Vertrauliche dienstliche Gespräche (z.B. dienstliche Telefonate mit Personenbezug) sollten nur geführt werden, wenn das Mithören Dritter ausgeschlossen werden kann.
 
• Um die Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten, sollten Daten möglichst nicht lokal gespeichert werden. Sofern externe Datenträger (z.B. USB-Sticks, externe Festplatten) zur Speicherung eingesetzt werden sollen, dürfen hier keine privaten Datenträger, die auch private Dateien enthalten, zum Einsatz kommen.
 
• Die Weiterleitung geschäftlicher E-Mails an das private Postfach ist auch im Homeoffice untersagt.
 
 
4.5.2 Sicherheitsmaßnahmen durch den Arbeitgeber
 
Damit die Maßnahmen von den Beschäftigten befolgt werden können, müssen Sie als Arbeitgeber dafür sorgen, dass mindestens folgende Vorgaben erfüllt sind:
 
• Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer ein Arbeitsgerät für das Homeoffice zur Verfügung (z.B. einen Laptop).
 
• Richten Sie eine verschlüsselte VPN-Verbindung ein, damit sich der Arbeitnehmer mit Ihrem Firmennetzwerk verbinden kann.
 
Hinweis
Die Abkürzung VPN steht für Virtual Private Network. Ein VPN ermöglicht die direkte Verbindung des Heimnetzes Ihres Arbeitnehmers mit dem Firmennetzwerk, so dass Ihr Arbeitnehmer auf die Netzwerkressourcen (z.B. Dateien) der Firma zugreifen kann. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen IT-Experten.
 
• Schreiben Sie fest, welche Arbeitsmittel (Hardware und Software) im Homeoffice eingesetzt werden dürfen (z.B. in einer IT-Nutzungsrichtlinie).
 
• Um die Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten, sollte die Datensicherung per Fernzugriff zum Unternehmen möglich sein (z.B. per VPN). Werden Arbeitsergebnisse lokal gespeichert, fließen die Daten nicht mehr in die Datensicherung des Unternehmens ein. Die lokale Speicherung sollte deshalb möglichst vermieden werden.
 
Hinweis zu Cloud-Lösungen und Datenschutz
Zur Datensicherung können auch Cloud-Lösungen verwendet werden, bei denen die Daten auf den Server eines Cloud-Anbieters hochgeladen werden. Beachten Sie aber, dass populäre Anbieter von Cloud-Lösungen häufig keinen Sitz innerhalb der EU haben und deshalb ihrerseits nicht unter die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fallen. Insbesondere in den USA ermöglicht das dortige Recht das Ausspähen von dort gelagerten Cloud-Inhalten durch die Geheimdienste. Zur Einhaltung der Regelungen muss deshalb die DSGVO auf den Anbieter des Cloud-Dienstes anwendbar sein. Hinsichtlich der Qualität der Cloud-Lösungen bieten sich daher nach ISO 27001 oder dem European Privacy Seal zertifizierte Systeme an.
 
• Der Zugang zu im Homeoffice eingesetzten Computern ist mit einem Passwort zu sichern.
 
• Sorgen Sie dafür, dass PCs und Laptops sowie externe Datenträger (z.B. USB-Sticks) verschlüsselt sind.
 
• Stellen Sie sicher, dass die Beschäftigen Zugang zu den geschäftlichen E-Mails haben. E-Mails müssen ausreichend verschlüsselt sein.
 
Hinweis
Verpflichten Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter, Datenpannen und sicherheitsrelevante Vorfälle unverzüglich zu melden. Wie und in welcher Form Ihr Mitarbeiter Sie informiert, können Sie selbst festlegen. Denken Sie hierbei auch an die Frist des Art. 33 Abs. 1 S. 1 DSGVO, wonach Sie der Aufsichtsbehörde eine datenschutzrechtliche Panne mit Personenbezug „möglichst binnen 72 Stunden“ melden müssen.
 
 

 
5 Arbeitsvertrag
 
Die konkreten Regelungen zur Arbeit von zu Hause aus müssen im Arbeitsvertrag genau festgelegt werden. Wenn ein Homeoffice-Arbeitsplatz voraussichtlich nicht dauerhaft bestehen wird und zum Beispiel nur aufgrund der Coronavirus-Pandemie eingerichtet wurde, ist eine schriftliche Ergänzung des Arbeitsvertrags erforderlich.
 
Hinweis
Regeln Sie im Rahmen dieser Vereinbarung, dass es sich um eine temporäre Maßnahme aufgrund der Corona-Pandemie handelt.
 
Sinnvoll ist es, wenn der Arbeitgeber grundlegende Regelungen in einer Betriebsvereinbarung festlegt, da die Zuständigkeit des Betriebsrats auch für Arbeitnehmer im Homeoffice bestehen bleibt.
 
Im Arbeitsvertrag sind der zeitliche Umfang und die Erreichbarkeit festzulegen.
 
Die Übertragung von gesetzlichen Pflichten zur Einhaltung von Bestimmungen der Schutzgesetze (z.B. Datenschutz) ist im Einzelnen festzulegen.
 
Denkbar ist auch eine Rahmenvereinbarung dahingehend, dass ohne detaillierte Arbeitszeiterfassung der Arbeitnehmer die Arbeitszeit selbst gestalten kann. Es kann geregelt werden, dass Überstunden nur vergütet werden, wenn sie angeordnet werden. Ein Verbot der privaten Nutzung der zur Verfügung gestellten Ausstattung kann vereinbart werden. Entsprechend kann auch untersagt werden, private Arbeitsmittel für geschäftliche Tätigkeiten zu nutzen.
 
Hinweis
Bedenken Sie, dass alle weiteren Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis weiter bestehen. Das heißt, dass der Arbeitnehmer weiter einen Urlaubsanspruch hat oder sich krankmelden kann. Nur weil der Arbeitnehmer nicht wie gewohnt im Unternehmen anwesend ist, führt dies weder zu einer Einschränkung noch zu einer Erweiterung seiner Rechte.
 
 
 
6 Technische Ausstattung
 
Voraussetzung für die Auslagerung von Tätigkeitsbereichen in das Homeoffice ist die Nutzung von aktueller Technik. Die Mitarbeiter müssen von der Wohnung aus Zugriff auf die benötigten Daten und Dokumente des Unternehmens haben.
 
Eine weitere Voraussetzung ist die Digitalisierung aller Dokumente im Betrieb. Das betrifft insbesondere auch alle eingehenden Dokumente (wie z.B. Rechnungen), die digitalisiert werden und über das Firmennetzwerk zur Verfügung stehen sollten.
 
Im Einzelnen sollten Arbeitnehmer über folgende technische Voraussetzungen verfügen:
 
• PC oder Laptop, idealerweise durch den Arbeitgeber gestellt,
• Internetverbindung, um auf E-Mails und über VPN auf das Netzwerk des Betriebs zugreifen zu können,
• Telefon, um erreichbar zu sein und an Besprechungen und Meetings teilnehmen zu können.
 
Hinweis
Im Internet gibt es zudem verschiedene Anbieter, die Software oder webbasierte Lösungen für Videokonferenzen zur Verfügung stellen, bei denen zum Beispiel auch die Möglichkeit besteht, den Bildschirm eines Mitarbeiters mit anderen zu teilen. Achten Sie bei dem Einsatz dieser Lösungen darauf, dass hier gegebenenfalls gesonderte technische Anforderungen bestehen (z.B. Mikrofon und Webcam).
 
Die Kosten, die hier entstehen, fallen dem Arbeitnehmer zur Last. Diese Kosten können jedoch im Rahmen eines Aufwendungsersatzes nach § 670 BGB durch den Arbeitgeber erstattet werden. Sofern sich der Aufwand beziffern lässt, können die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden.
 
Hinweis
Achten Sie darauf, dass laut Lohnsteuerrichtlinie ein pauschaler Auslagenersatz regelmäßig zu Arbeitslohn führt, welcher steuerpflichtig ist.
 
Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz jedoch steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € monatlich steuerfrei ersetzen.
 
Erstattet der Arbeitgeber diese Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten steuerlich geltend machen.
 
 
 
7 Förderprogramm „go-digital“
 
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) hat für den Mittelstand das Förderprogramm „go-digital“ aufgelegt, das folgende Fördermaßnahmen bietet:
 
• Digitalisierte Geschäftsprozesse,
• digitale Markterschließung,
• IT-Sicherheit.
 
Als Unternehmer können Sie akkreditierte Beratungsunternehmen mit Lösungen für Ihr Unternehmen beauftragen. Dabei geht es um die Digitalisierung Ihres Geschäftsalltags und die sichere digitale Vernetzung. Die Beratungsunternehmen werden vom Wirtschaftsministerium bezuschusst.
 
Dieses Programm wurde noch zusätzlich um ein Modul zur Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen ergänzt. Gefördert wird die individuelle Beratung bis hin zur Umsetzung (z.B. Einrichtung spezifischer Software oder Konfiguration existierender Hardware).
 
Gefördert werden gewerbliche Unternehmen und Handwerksbetriebe mit weniger als 100 Beschäftigten und einem Vorjahresumsatz von maximal 20 Mio. €.
 
Bei einem maximalen Beratertagessatz von 1.100 € beträgt der Förderumfang maximal 30 Tage.
 
Die Förderquote beträgt 50 %.
 
Hinweis
Laut BMWi laufen die Förderprogramme trotz Coronavirus-Pandemie weiter.
 
 
 
8 Homeoffice in der Praxis
 
Die behördlichen Empfehlungen während der Coronavirus-Pandemie gehen dahin, dass auf Kontakte nach Möglichkeit verzichtet werden soll. Die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen durch den Arbeitgeber leistet hierzu einen wichtigen Beitrag.
 
8.1  Grundlegend:
 
Damit das Arbeiten von zu Hause aus funktioniert, sollten für beide Seiten verbindliche Regeln aufgestellt werden:
 
Regeln für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
 
• Klare Vereinbarungen,
 
• Leistungen der Mitarbeiter objektiv definieren nach Effizienz und Verlässlichkeit,
 
• Mitarbeiter müssen die eigenen Grenzen definieren und einhalten: keine Selbstausbeutung,
 
• Mitarbeiter müssen regelmäßig mittels Videokonferenzen, internen Netzwerken und durch die Weiterleitung von Informationen miteinander in Kontakt stehen,
 
• Führung durch regelmäßige Kontakte – nicht nur bei „Fehlern“.
 
 
 
8.2 Weiterführende Option: Mietvertrag
 
Derzeit ist noch nicht ersichtlich, wie lange die Corona-Krise und die daraus resultierenden Einschränkungen noch andauern werden. Aber auch schon jetzt können Sie als Arbeitgeber diesen Zustand im Rahmen eines gesonderten Mietvertrags mit Ihrem Arbeitnehmer regeln.
 
Beispiel
Ihr Arbeitnehmer hat in seiner Wohnung oder seinem Haus ein gesondertes Arbeitszimmer, das er beruflich nutzen kann. Statt des Aufwendungsersatzes für Telefon etc. zahlen Sie ihm Miete für dieses Zimmer, die Ausstattung sowie die Nutzung der Infrastruktur.
 
Durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs hat sich für den Bereich des beruflich genutzten Arbeitszimmers ein Vermietungsmodell herausgebildet, das von Arbeitnehmern für einen unbeschränkten Abzug der Raumkosten genutzt werden kann. Danach kann ein Arbeitnehmer einen Raum seiner Wohnung/seines Hauses als Büroraum an seinen Arbeitgeber vermieten und anschließend selbst für berufliche Zwecke nutzen. Der Vorteil dieser Gestaltung: Sie als Arbeitgeber können die kompletten Mietaufwendungen als Betriebsausgaben abziehen. Der Arbeitnehmer muss zwar Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung versteuern, kann aber die anteiligen Raumkosten als Werbungskosten abziehen (z.B. anteilige Gebäude-AfA für das Zimmer, Grundsteuern etc.).
 
Hinweis
Abzugsbeschränkungen, wie sie beim dauerhaften häuslichen Arbeitszimmer gelten (z.B. beim Tätigkeitsmittelpunkt), sind in diesem Fall nicht zu beachten.
 
Voraussetzung ist hier, dass das Mietverhältnis vorrangig Ihren Interessen als Arbeitgeber dienen muss. Für ein solches betriebliches Interesse spricht in erster Linie, dass Sie dem Arbeitnehmer im Unternehmen kein geeignetes Arbeitszimmer zur Verfügung stellen können und eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Nutzungsbedingungen vorliegt.
 
Hinweis
Wenn Ihr vorrangiges betriebliches Interesse nicht nachgewiesen werden kann, kann das Finanzamt Ihre Leistungen an den Arbeitnehmer als Arbeitslohn beurteilen.
 
 
Wir gehen davon aus, dass in der derzeitigen Situation aufgrund der Corona-Krise ein vorrangiges Arbeitgeberinteresse anzunehmen ist. Dies wird insbesondere dann der Fall sein, wenn in Ihrem Betrieb aufgrund einer behördlichen Schließung oder Anordnung die Arbeitsplätze nicht genutzt werden können.
 
Hinweis
Das Bundesfinanzministerium hat sich hierzu noch nicht positioniert. Sie sollten daher diese Option zunächst steuerlich abklären lassen, um nicht später im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Lohnsteuernachzahlung zu riskieren.
 

 
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