Kalkulation - die wichtige Aufgabe bei den Preisen

Was muss bei der Preiskalkulation berücksichtigt werden?

Gedanken am 29.08.2019 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
Kalkulation ist ein Wort, was man wohl noch aus der Schule kennt. Es sei denn, man hat es im alltäglichen Berufsleben als seinen Job gewählt, Vorgänge zu kalkulieren.
 
Oder man ist Unternehmer – und kalkuliert an sieben Tagen in der Woche in jeder Stunde am Tag.
 
Unter Kalkulation verstehen wir – jetzt und hier - die Berechnung und Ermittlung von Einkaufspreisen oder auch Verkaufspreisen.
 
In den meisten Branchen, gibt es keine Preisbindung, so dass die eigenen Verkaufspreise kalkuliert werden können und müssen. Das bedeutet, man berechnet und kalkuliert solange, bis das Unternehmen Gewinne erzielt oder erzielen wird.
 
Zur Kalkulation gehören einerseits die genaue Kenntnis der eigenen Betriebsausgaben und der Kosten des Wareneinkaufs und andererseits die Betrachtung der Konkurrenz und des Marktes.
 
Angenommen der Bäcker möchte ein Brötchen verkaufen und dafür den Verkaufspreis festlegen. Dann muss er als erstes feststellen, wie viel die Herstellung dieses Artikels kostet.
 
Hierzu ermittelt der Bäcker die direkten Kosten für das Brötchen, zum Beispiel die Preise für Mehl, Wasser, Zucker etc. und addiert dann die Kosten dazu, die in der Produktion des Brötchens anfallen, beispielsweise die Personalkosten der Mitarbeiter in der Backstube, genauso wie die Kosten für Öl und Energie bzw. Strom für die Öfen.
 
Dann wird ermittelt, wie viel Transportkosten dieses Brötchen bis hin zum Verkaufstresen kostet. Das ist der Bereich der Auslieferfahrer, mit den entsprechenden Lieferfahrzeugen. Zusätzlich sind weitere Kosten des Vertriebs zu berücksichtigen, was z.B. die Ladengeschäfte, deren Ausstattung und deren Mitarbeiter betrifft.
 
Umgerechnet werden, muss diese einzelne Kostenposition natürlich auf das Brötchen und schlussendlich haben wir die beiden letzten Positionen, die den Preis des Brötchens bestimmen. Das sind die allgemeinen Kosten des Unternehmens, für Verwaltung, Buchhaltung und eventuell Geschäftsleitung, sowie der gleich mit einzukalkulierende Unternehmergewinn.
 
Es hört sich zu Beginn sehr schwierig, komplex und umfangreich an, allerdings hat man mit einer gut geführten Buchhaltung, oder mit einem gut entwickelten Business-Plan, schon genügend Hinweise und Anhaltspunkte für die meisten der genannten Positionen.
 
Zum Wareneinkauf der Produktionsmittel kann es Lieferantenangebote geben, für die Ermittlung der Stromkosten gibt es sicherlich statistische Werte, die zum Beispiel bei der Handwerkskammer oder der Handelskammer oder dem Berufsverband abgefragt werden können.
 

 
 
Die Kalkulation der Mitarbeiterkosten ist unternehmensspezifisch und wurde von uns bereits auf unserer Seite "Wieviel kostet die Arbeitsstunde" einmal durchgedacht.
 
Im gesamten Bereich der Mitarbeiterkosten, der Kosten der allgemeinen Verwaltung und der Bürokosten des Unternehmens und deren Verteilung und Zuordnung, ist ein wesentliches Kriterium, die Menge der produzierten und verkauften Ware, da sonst zum Beispiel die Umrechnung der Buchhaltungskosten auf das einzelne Brötchen nicht möglich wäre.
 
Für eine Kalkulation, die ein neues Unternehmen vornimmt oder die für ein neues Produkt vorgenommen wird, ist man erst auf Schätzungen oder statistische Erhebungen der Branchenverbände angewiesen. Hilfreich sind an diesem Punkt der „Vorkalkulation“, Informationen, die man von der Konkurrenz bekommen kann. So wäre es in unserem Beispiel des Bäckers vorstellbar, dass er einen seiner Kollegen anspricht, ob er ihm mal Kalkulationsunterlagen zur Verfügung stellen könnte. Wenn der Kollege in München tätig ist und unser kalkulierender Bäcker in Flensburg seinen Betrieb eröffnen will, wird er die Hilfe wohl bekommen. In die Münchner Kalkulation muss dann nur noch hineingedacht und hineingerechnet werden, dass die Mieten und Löhne und die Lebenshaltungskosten in Flensburg anders sind, als in München. Auch muss geprüft und verglichen werden, ob die Einkaufskonditionen (für die Rohstoffe) vergleichbar sind. Hierfür hat der Bäcker ja aber die Angebote seiner (zukünftigen) Lieferanten. Insgesamt lässt sich auf diesem Weg, ein vernünftiger Preis für das Brötchen ermitteln, der einerseits alle Kosten bezahlt und Verluste vermeidet und andererseits für den Unternehmer (Bäcker) einen Gewinn bereithält.
 
Nicht ganz so schwierig ist es, den Preis zu kalkulieren, wenn das Produkt einzigartig ist. Es gibt keine Konkurrenz und man muss nur wissen, wieviel die Herstellung des Produkts kostet, den Gewinnaufschlag machen und gegebenenfalls eine Kundenbefragung durchführen, um festzustellen, ob Kunden diesen Preis bezahlen würden oder wieviel Kunden für diesen Artikel sonst bezahlen würden.
 
Noch einfacher ist eine Nachkalkulation eines Auftrages oder Produkts. Sämtliche Arbeiten sind erledigt, alle Kunden sind zufrieden und die Buchhaltung hat sämtliche Daten, so dass in der Kalkulation mit feststehenden Zahlen gearbeitet werden kann und man nicht auf Schätzungen oder Statistiken ausweichen muss. Die Buchhaltung kennt die Menge der verkauften Ware, kennt die Verkaufspreise (Umsatzerlöse), kennt die Einkaufspreise der Rohstoffe und Materialien und kennt auch die direkt zuzuordnenden Betriebsausgaben, wie Verkaufsprovisionen oder z.B. direkt zuordenbare Versicherungen. In der Buchhaltung liegen auch alle sonstigen Angaben vor, wie die Personalkosten, die Raumkosten oder auch Kosten für Werbung oder Steuerberater.
 
In der Nachkalkulation zieht man dann, von dem erzielten Verkaufspreis (Nettoverkaufserlös ohne Mehrwertsteuer und nach Abzug der gewährten Skonti oder Rabatte) die direkten Herstellungskosten des Produkts ab und die auf das Produkt entfallenden „Gemeinkosten“.
 
Die Gemeinkosten für das Produkt, sind z.B. die Summe aller Verwaltungskosten und sonstigen Betriebsausgaben, die nicht dem Produkt direkt zugeordnet werden können, geteilt durch die Menge aller verkauften Produkte.
 
Angenommen der Bäcker verkauft 100.000 Brötchen im Monat und die Miete und die anderen Gemeinkosten betragen, umgelegt auf den Artikel "Brötchen", monatlich 8.000 Euro, dann entfallen auf ein einzelnes Brötchen 0,08 Euro für die Gemeinkosten. Wenn dann die Buchhaltungsdaten mitteilen, dass die direkten Kosten für die 100.000 Brötchen (Mehl, Wasser, Maschinenabschreibung und Mitarbeiter) 12.500 Euro betragen haben und die Vertriebskosten (anteilig für die Brötchen) monatlich bei 6.000 Euro liegen, kann man den „Einstandspreis“ für ein Brötchen errechnen.
 
Insgesamt kosten 100.000  Brötchen also  (8.000 + 12.500 + 6.000) = 26.500 Euro. Wenn der Bäcker das Brötchen für 0,30 Euro verkauft (und 100.000 Stück im Monat verkauft werden), hat das Unternehmen hierdurch einen „Gewinn“ von 3.500 Euro im Monat erreicht.
 
Dass dieser Gewinn nicht komplett im privaten Portemonnaie des Bäckers landet, ist allerdings auch zu bedenken.
 
Von diesem monatlichen „Gewinn“, sind noch alle Unternehmenssteuern zu bezahlen und auch Rücklagen zu bilden, für sogenannte Ersatzbeschaffungen. Es kann einer der Öfen oder eines der Fahrzeuge ausfallen (kaputt gehen), so dass hierfür Rücklagen gebildet werden sollten und diese auch gleich in der Kalkulation berücksichtigt werden sollten.
 
Eine genauere Betrachtung kann man auch den Vertriebskosten in der Kalkulation geben, da die Kosten der Verkaufsstelle (Filiale) und der Transporte (Auslieferfahrer mit Fahrzeug) immer mehrere Produkte betreffen und nicht nur mit dem Artikel „Brötchen“ zu tun haben. Hier sollte für die, in die Kalkulation einfließenden monatlichen Vertriebskosten eine Marge bei jedem Produkt eingebaut werden, damit Schwankungen in der Verkaufsmenge des einzelnen Produkts ausgeglichen werden. Ebenso zu den Vertriebskosten zählen die „nicht verkauften“ Brötchen (oder in anderen Branchen, die Rückläufer und Retouren), die mit den Entsorgungskosten oder Aufbereitungskosten zusätzlich in die Kalkulation einfließen müssen.
 
Was schlussendlich die Kalkulation auch erheblich beeinflusst, ist die wirkliche Verkaufsmenge, die von der produzierten und kalkulierten Menge immer abweichen kann.
 
Wenn  der Bäcker, in unserem Beispiel, mit 100.000 Stück kalkuliert und diese auch produziert, aber nur 20.000 Stück verkauft, ist nicht nur die Kalkulation falsch, sondern der Betrieb hat einen erheblichen Verlust zu verkraften.
 
Kalkulation fängt also nicht erst bei den Zahlen des Einkaufs an, sondern muss vorher auch versuchen, die möglichen Verkaufszahlen zu ermitteln.
 
Die Kalkulation von Preisen, von Verkaufszahlen und auch Einkaufskonditionen gehört zu jeder Branche. Der Gastwirt muss seine Gerichte genauso kalkulieren, wie der Spediteur den Kilometer-Preis, die Werbeagentur den Preis einer Webseite oder der Steuerberater seine Honorare.
 
Um Fehler in der Kalkulation oder Schwierigkeiten des Alltags besser zu meistern, sollte man über die Gesellschaftsform des Unternehmens nachdenken, genauso wie über die Belastung mit Gewerbesteuer und die Möglichkeiten die Unternehmenssteuern zu senken.

 
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Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  29.08.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
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