Wie beweist man Nicht-Vorhandensein?

Wie beweist man das Gegenteil der Finanzamts-Behauptung?

Gedanken am 12.08.2019 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
 
 
Wie beweist man Nicht-Vorhandensein?
 
Wie beweist man das Gegenteil der Finanzamts-Behauptung?
 
Wie beweist man/frau etwas, was es nicht gibt?
 
Wie beweist man/frau zum Beispiel, dass es keine(n) Geliebte/Geliebten gibt?
 
Wie beweist man, dass es kein Schwarzgeld gibt?
 
Wie beweist man, dass das Telefon nicht für private Gespräche genutzt wird?
 
Wie beweist man, dass das Kraftfahrzeug weniger als 50 Prozent für das Unternehmen genutzt wird?
 
Wie beweist man, dass kein Vermögen versteckt ist?
 
Wie beweist man, dass der Kunde die Rechnung erhalten hat? 
 

Finanzamt Schätzung - wie kann man das vermeiden?  erklärt Steuerberater

 
Dass es nicht einfach ist, den Vorwurf zu entkräften, dass man/frau keine(n) Geliebte(n) hat, kann sich jeder vorstellen. Aber hier ist das Vertrauensverhältnis zwischen den Partnern schon die Lösung und die Ungewissheit lässt sich in der Regel im persönlichen Gespräch klären.
 
Zu dem Prüfer des Finanzamtes hat man aber kein derartiges Vertrauensverhältnis. Es ist eher so, dass der Prüfer grundsätzlich die Prüfung mit der Einstellung beginnt, dass das Finanzamt und er persönlich betrogen werden sollen.
 
Daraus ergibt sich dann zum Beispiel die Frage:
 
"Wie beweise ich dem Finanzamts-Prüfer, dass seine Annahme, ich hätte mehr verdient, falsch ist?"
 
Hierfür muss man einen allumfassenden Lösungsansatz wählen.
 
Der Unternehmer sollte gleich zu Beginn seiner Tätigkeit, die Abläufe in seiner Unternehmung überlegen und Arbeitsstrukturen schaffen, die bestenfalls sogar schriftlich festgehalten werden und im laufenden Geschäft, auch z.B. durch die Gefährdungsbeurteilung oder durch Arbeitsberichte immer wieder bestätigt und bekräftigt werden.
 
Wenn eine Handlung immer in der gleichen Art und Weise ausgeführt wird, spricht vieles dafür, dass es in dem Fall, den das Finanzamt angreift, auch so gewesen sein wird, wie es immer praktiziert wurde.
 
Beispiel:
Die Aussage und die Vorlage eines Briefes, dass bei einem fertiggestellten Auftrag bzw. bei der übergebenen Ware immer eine Rechnung beiliegt, überzeugte das Gericht, dass die Käuferin, die Rechnung erhalten haben musste. Die Käuferin behauptete vorher, zwar die Ware, aber keine Rechnung erhalten zu haben. Das Gericht glaubte am Ende aber dem Unternehmer, weil seine Betriebsabläufe strukturiert und immer gleich abliefen.  
 
 
Für einen Finanzamtsprüfer ist es in der Regel ausreichend, wenn man zu Beginn der Prüfung genau erklärt
 
- was verkauft der Betrieb
 
- wie verkauft der Betrieb - (stationärer Handel oder Online-Geschäft oder Arbeit beim Kunden)
 
- wie bearbeitet der Betrieb den Kundenauftrag
 
- wie wird die Ware/Leistung dem Kunden übergeben
 
- wer bearbeitet die einzelnen Schritte im Einkauf und im Verkauf
 
- wie ist der Dokumentendurchlauf im Unternehmen geregelt
 
- wer macht die Buchhaltung
 
- wer entscheidet über Buchungsfragen
 
- wie zahlt der Kunde
 
- welche Möglichkeiten der Zahlung werden dem Kunden angeboten
 
- wie werden offene Forderungen kontrolliert und bearbeitet
 
- wie ist der Umgang mit Kundenbeschwerden.
 

 
 
Ergänzend sollte man noch etwas zu dem Fuhrpark sagen und zur Nutzung der Kraftfahrzeuge.
 
Nach diesen Erklärungen wird sich der Betriebsprüfer sehr plastisch die Betriebsabläufe vorstellen können und sich bei Lieferantenrechnungen nicht dauernd wundern, warum das Unternehmen ausgerechnet diese Ware gekauft hat.
 
Auch wird nachvollziehbar sein, wie das Unternehmen seine Leistung erbringt und seine Aufträge abwickelt. Selbst wenn dann die Gewinnaufschläge erheblich von den Statistiken in der Betriebsprüfungskartei abweichen, wird der Prüfer verstehen, warum es in diesem Unternehmen anders läuft. Wenn das Unternehmen klar gegliederte Abteilungen, mit klar zugeordneten Aufgabenfeldern hat und dieses betriebsintern auch so „gelebt“ wird, gibt es für den Betriebsprüfer keinen Anlass mehr, entstandene Extrakosten zu bezweifeln. Durch klare Abläufe im Unternehmen erklären sich (meistens) auch alle besonderen Vorkommnisse von selbst.
 
Beispiel
Der Bäcker, der die Hälfte seiner Produktion mit seinem eigenen Logo aus Schokolade verziert, hat natürlich Mehr-Wareneinsatz, als ein vergleichbarer Betrieb, der dieses nicht tut.
 
Der Einzelhändler, der regelmäßig jeden Donnerstag sein Schaufenster neu gestaltet, hat natürlich wesentlich mehr „Werbekosten“ und Dekorationsaufwendungen, als ein ohne Schaufenster agierender Discounter in der Nachbarschaft.
 
Die Schule hat natürlich ganz andere Kostenstrukturen, wenn sie nur mit freien Lehrkräften arbeitet, als wenn die Lehrer angestellt wären.
 
Der Maschinenbauer hat neben der eigenen Entwicklungsabteilung auch Aufträge zur Entwicklung an Fremdfirmen vergeben. Dieses kann zum Beispiel geschehen sein, weil die Expertise im eigenen Hause nicht ausgereicht hat oder der „Fremde“ selbständig bleiben und kein Anstellungsverhältnis eingehen wollte.
 
 
Durch die anfängliche Schilderung der festen Betriebsabläufe wird der Finanzamtsprüfer auch diese „besonderen“ Sachverhalte verstehen und diese auch in der steuerlichen Betrachtung richtig einordnen.
 
 
Wie erklärt man aber nun, das Nichtvorhandensein
 
von Umsatz
von privater Pkw-Nutzung
von Einnahmen
von privater Telefonnutzung
von privater Veranlassung der Reise
 
 
In Unternehmen, die keine deutliche Struktur haben und in denen die Abläufe nicht transparent geregelt sind, wird es sehr schwierig sein, ein Nichtvorhandensein glaubhaft zu machen.
 
 
In einem Unternehmen, das ausschließlich Online-Verkäufe hat und nur über Internet-Plattformen seine Geschäfte macht, ist der Bereich des Online-Handels immer nachvollziehbar und damit unangreifbar. Jeder Einkaufsvorgang und speziell jeder Verkaufsvorgang lässt sich minutiös nachvollziehen und es gibt in diesem Bereich nur Schwierigkeiten, wenn zum Beispiel die Rechnungen nicht ordnungsgemäß ausgestellt sind oder die Ware, die verkauft wurde, gar nicht eingekauft worden war.
 
In dem Bereich des Online-Handels taucht auch nur selten die Frage auf, ob alle Umsätze bekannt sind und auch verbucht wurden. Sofern alle Online-Plattformen und Web-Shops in der Buchhaltung erfasst werden, ist hier die lückenlose Erfassung der Umsätze gegeben und der Prüfer hat keinen Anlass, die Höhe der im Jahresabschluss angegebenen Einnahmen zu bezweifeln. Damit bei diesem Unternehmen, dem Online-Händler, auch keine Zweifel dazu aufkommen, ob Ware auch über andere Kanäle als die Online-Plattformen verkauft wurde, bietet es sich an, ein vernünftiges Warenwirtschaftssystem (gern auch mit Lagerortangabe und Inventurfunktion) zu installieren. Hiermit lässt sich dann eindeutig nachweisen, dass die eingekaufte Ware, entweder noch am Lager liegt, oder eben verkauft wurde. Damit wird nachgewiesen, dass alle Einnahmen in der Gewinnermittlung des Unternehmens auch erfasst und versteuert wurden.
 
Bei einem Unternehmen, das seine Waren nicht nur über Online-Plattformen verkauft, sondern über verschiedene Kanäle (Ladengeschäft, telefonische Bestellung, Online-Shop), ist ein Warenwirtschaftssystem ebenfalls der Schlüssel dafür, Menge und Art und Bewegung der Ware nachzuvollziehen.
 
Wenn dann zum Beispiel 1000 Stück von Artikel A eingekauft wurden, in den Umsatzerlösen die Verkäufe von 897 Stück erfasst und verbucht sind und 100 Stück noch im Lagerregal liegen, hat man mit den 3 Stück von Artikel A, die im Schaufenster ausgestellt sind, nachgewiesen, dass es keine weiteren Verkäufe (Umsätze) mit oder von diesem Artikel gegeben haben kann. Mit den Kundenrechnungen für die 897 Verkäufe, die alle den „selben“ Verkaufspreis (gegebenenfalls auch rabattiert) zeigen, ist dann für den Artikel A lückenlos beweisbar, dass auch in der „Preisgestaltung“ nicht „geschummelt“ wurde, und alle Einnahmen erfasst sind.
 
 
Nicht ganz so genau, erfolgt der Nachweis über das Warenwirtschaftssystem zum Beispiel bei einem Lebensmitteleinzelhändler, dessen Ware nicht einzeln sondern in Gebinden, Paletten oder Kartons gezählt und behandelt wird. Hierfür gibt es sogar in der Betriebsprüfungskartei Statistiken, wie viel an Ware verloren, gestohlen oder zerstört werden kann und darf, bevor das Finanzamt Hinzuschätzungen zu den Einnahmen vornehmen (soll).
 
Wenn kein Warenwirtschaftssystem eingesetzt wird, hat sich der Finanzamtsprüfer auch schon in der Prüfung damit beschäftigt, die eingekauften „Pullover“ zu zählen und die verkauften „Pullover“ zu zählen. Bevor der Steuerberater dann erklärte, was genau passiert ist, war die Rechnung des Finanzamts:
 
1007 Pullover eingekauft
617 Pullover (nachweislich) verkauft
52 Restbestand an Pullovern im Ladengeschäft
 
ergibt eine Differenz von 338 Pullovern.
 
Da hier kein Verkauf vorlag, hat das Finanzamt diese Pullover als Entnahme der Unternehmerin angesehen und entsprechend die Umsätze, auch der anderen Warengruppen des Betriebes erhöht.
 
Die sogar in der Betriebsprüfungskartei „vorgesehene“ Diebstahlquote war nicht berücksichtigt worden und auch nicht, dass etwa 300 Pullover als Kombination (Pullover und Rock) verkauft worden waren. Mit dieser Argumentation konnte nachgewiesen werden, dass es keine weiteren Erlöse, und schon gar nicht Entnahmen, gegeben hatte und das Finanzamt berichtigte den Betriebsprüfungsbericht und „glaubte“ den erklärten Zahlen.
 
Hier hatte „ein Warenwirtschaftssystem“ derart funktioniert, weil auf den Verkaufsbelegen immer genau notiert war, was der Kunde gekauft hatte.
 
In Unternehmen, die überwiegend Dienstleistungen erbringen, ist es schon im eigenen Interesse des Unternehmers, dass die Mitarbeiter „Arbeitsberichte“ verfassen.
 
Hierdurch lässt sich kontrollieren, ob ein Auftrag bearbeitet wurde, ob dieser Auftrag abgerechnet wurde und auch ob der Auftrag richtig kalkuliert wurde.
 
Mit Hilfe dieser Arbeitsberichte lässt sich dann auch gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass es keine weiteren Einnahmen oder Erlöse gegeben hat. Die einzige Schwachstelle entsteht hier, wenn die Arbeitsberichte lückenhaft sind oder die „auftragslosen Rumsitz-zeiten“ von den Mitarbeitern nicht dokumentiert werden. Sobald diese Arbeitsberichte aber auch Grundlage für die Lohn- und Gehaltszahlung an die Mitarbeiter sind, ist eindeutig nachgewiesen, dass es keine weiteren Umsätze geben kann, da keine weiteren Arbeitsstunden vorhanden sind.
 
Sofern die Mitarbeiter allerdings keine Arbeitsberichte verfassen, zum Beispiel im Friseursalon, am Backwarentresen oder im Restaurant, kann durch festgelegte „starre Abläufe“ ebenfalls ein großes Maß an Sicherheit erreicht werden.
 
Wenn der Unternehmer die Betriebsabläufe derart festlegt, dass es für Mitarbeiter keine Möglichkeit der Unterschlagung oder des Diebstahls gibt, ist auch gewährleistet, dass alle Umsätze in der Buchhaltung des Unternehmens landen. Wenn die Abläufe in der Form aufgebaut sind, dass der Mitarbeiter (zum Beispiel durch seine Unterschrift) Vorgänge bestätigen muss, sinkt das Risiko, dass Unterschlagungen und Diebstahl (durch die Mitarbeiter) vorkommen.
 
Wenn dann im nächsten Schritt, der Unternehmer in regelmäßigen Abständen, die Aufzeichnungen der Mitarbeiter, die Kassenbewegungen und auch den Waren- und Materialeinsatz überprüft, ist das Unternehmen praktisch vor Verlusten gefeit.
 
Durch die gegenseitige Kontrolle der Mitarbeiter untereinander und auch durch die übertragene Verantwortung auf den Einzelnen, vermeidet das Unternehmen, dass Einnahmen „abhanden“ kommen.
 
In wie weit es immer „interne Auftragszettel“ und "interne Lieferscheine" (wie zwischen Kellner und Küche im Restaurant) geben sollte oder muss, muss in jedem Unternehmen einzeln und gesondert untersucht werden.
 
Solange die Abläufe im Unternehmen nachvollziehbar und in großen Teilen auch nachweisbar sind, gibt es für das Finanzamt keine Möglichkeit mehr, Umsätze hinzu zu schätzen oder zu behaupten, dass Einnahmen nicht versteuert seien.
 
Ähnlich kann der Unternehmer es handhaben, mit dem Nachweis,
 
dass das Kraftfahrzeug nicht privat genutzt wird (Fahrtenbuch),
dass das Telefon nicht privat genutzt wird (Verbindungsnachweise)
oder
dass keine Ware für private Zwecke entnommen wird, zum Beispiel durch konsequente Aufzeichnung der „privaten Entnahmen“, die deutlich machen, dass keine weiteren Entnahmen vorliegen können.
 
 
Der Nachweis des „Nichtvorhandenseins“ ist in jedem Unternehmen verschieden zu führen. Der Unternehmer sollte sich aber mit diesem Thema auseinandersetzen, um dann, für den Fall einer finanzamtlichen Prüfung, sofort die Antwort in Form einer Beschreibung der Betriebsabläufe zur Hand oder im Kopf zu haben.
 
Auch für Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter bietet sich eine derartige Dokumentation von Vorgängen an, da dann auch hier, jederzeit nachgewiesen werden kann, dass es „wirklich nicht gibt, was es nicht gibt“.
 
Sprechen Sie uns gerne an, damit wir herausfinden, wie die Betriebsorganisation gestaltet werden kann, um dem Finanzamt gegenüber das „Nichtvorhandensein“ nachzuweisen. 

 
In diesem Zusammenhang ist auch unser Beitrag "Wie behandelt man Finanzamtsprüfer" interessant.
Lesen Sie gerne weitere Gedanken zum Thema Betriebsprüfung auf der Seite
 

 
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  12.08.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.

 
 
 
 
Zur Vereinfachung der täglichen Abläufe,
empfehlen wir die Digitalisierung.