Aufbewahrungspflichten erklärt Steuerberater

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden und wie lange?

Gedanken am 31.07.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater in Norderstedt

 
Unternehmer und sogar Privatpersonen sind verpflichtet, meist aus steuerlichen Gründen, verschiedene Unterlagen aufbewahren.
 
Für Unternehmer, egal ob Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft sind in Paragraph 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) folgende Aufbewahrungspflichten genannt:
 
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
 
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach Paragraph 325 Abs. 2a HGB , Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
 
2. die empfangenen Handelsbriefe,
 
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
 
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
 
 
(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
 
 
(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
 
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
 
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

 
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
 
 
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
 
 
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.  
 
 
Über das im Gesetz verlangte „geordnet aufbewahren“, kann man länger philosophieren.
 
Hier meint der Gesetzgeber nicht, dass aufgeräumt sein muss oder staubgewischt oder die Aufbewahrung nur korrekt ist, wenn die Dokumente in einem Ordner mit ABC-Verzeichnis verwahrt werden.
Hier wird darauf abgestellt, dass die fraglichen Belege und Unterlagen kurzfristig zur Verfügung stehen und auch lesbar sind.
Unterlagen, die einem Wasserschaden oder einer Feuersbrunst zum Opfer fielen, sollte man gegebenenfalls ersetzen und beim Lieferanten, der Bank oder anderen Stellen Kopien anfordern. Aber auch hier ist jeder Fall anders gelagert, so dass Sie sich vor der Kopie-Anforderung, die bei Banken auch Geld kostet, erst einmal Rat suchen sollten.
 
 
 
Zusätzlich zu diesen Vorschriften im Handelsgesetzbuch gibt es steuerlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen, die in Paragraph 147 der Abgabenordnung (AO) aufgelistet sind.
 
 
Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.
 
Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen:
 
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und  Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
 
 
Insgesamt hat der Unternehmer alle Unterlagen, die zum Verständnis seiner Steuererklärungen notwendig sind und darüber hinaus benötigt werden könnten, um Einnahmen und Ausgaben zu beweisen, mindestens 10 Jahre aufzubewahren.
 
Schriftwechsel muss 6 Jahre verfügbar gehalten werden.
 
Die Fristen von 10 oder 6 Jahren beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem das aufzubewahrende Kalenderjahr das letzte Mal bearbeitet wurde.
 
Wenn also die Gesellschafterversammlung der GmbH den Jahresabschluss des Jahres 2018 am 28.06.2019 festgestellt hat, beginnt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für den Jahresabschluss und die erläuternden Unterlagen, mit Ablauf des Jahres 2019, am 01.01.2020 und läuft bis zum 31.12.2029. Am 01.01.2030 kann der Jahresabschluss 2018 dann vernichtet werden. Dieses Beispiel gilt für alle Unterlagen, die den Jahresabschluss, die Buchhaltung und die Steuererklärungen betreffen.
 
Betrieblicher Schriftwechsel und betriebliche Korrespondenz sind nicht 10 Jahre, sondern nur 6 Jahre aufzubewahren und könnten am 01.01.2025 vernichtet werden, sofern die Dokumente ein Datum aus dem Jahr 2018 tragen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Schriftwechsel entstanden sind (im Beispiel 2018) und sind 6 Jahre aufzubewahren (bis zum 31.12.2024) und können deshalb ab 01.01.2025 vernichtet werden.
 
 
 
Und auch Privatleute haben verschiedene Unterlagen aufzubewahren.
Der Gesetzgeber hat extra den Paragraphen 14 b in das Umsatzsteuergesetz hineingeschrieben, in dem Privatleute verpflichtet werden, alle Rechnungen und auch die zugehörigen Zahlungsbelege (Überweisungsträger etc.) mindestens 2 Jahre aufzubewahren, die im Zusammenhang mit Arbeiten an der Wohnung, dem Haus oder allgemein der Immobilie angefallen sind.
 
Diese Unterlagen sind auch in der Einkommensteuer der Nachweis und die Belege für die mögliche Steuerersparnis für haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen. Hier wäre es also gar nicht ungewöhnlich, wenn das Finanzamt diese Unterlagen einmal einsehen möchte, durch persönlichen Besuch oder durch eine schriftliche Bitte um Übersendung der Unterlagen.
 
 
 

 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  31.07.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben oder Beratung wünschen, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 

 
 
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