Doppelte Haushaltsführung - die Optionen

Kann der Arbeitgeber doppelte Haushaltsführung erstatten?

Gedanken am 03.06.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
 
Doppelte Haushaltsführung - verschiedene Optionen
 
 
Inhalt
4 Die „Vielpendleroption“
5 Erstattung durch den Arbeitgeber
6 Arbeitszimmer in der Zweitwohnung
7 Unterkunftskosten im Ausland
8 Selbständige und Gewerbetreibende
 
 

 
 
 
4 Die „Vielpendleroption“
 
Beim Abzug der Kosten der doppelten Haushaltsführung wirkt sich nur eine Familienheimfahrt pro Woche steuermindernd aus. Arbeitnehmer, die mehrmals pro Woche vom Beschäftigungsort zu ihrem Erstwohnsitz zurückkehren, können ihren Werbungskostenabzug optimieren, indem sie die sogenannte „Vielpendleroption“ ausüben:
 
Sie können
 
• auf den Komplettabzug der Kosten der doppelten Haushaltsführung verzichten (Kosten der Zweitwohnung, Verpflegungsmehraufwendungen für die ersten drei Monate, Umzugskosten, Fahrtkosten für erste und letzte Fahrt, Fahrtkosten für eine Familienheimfahrt pro Woche)
 
und stattdessen
 
• die Kosten für sämtliche Familienheimfahrten mit 0,30 € pro Entfernungskilometer abziehen.
 
Beispiel 1
Ein lediger Arbeitnehmer arbeitete im Jahr 2016 insgesamt 31 Wochen an seinem auswärtigen Beschäftigungsort und kehrte drei Mal wöchentlich zu seinem 120 km entfernten Erstwohnsitz zurück. Der Gesamtaufwand der doppelten Haushaltsführung betrug 2.916 €, darin enthalten sind die Warmmiete für sein möbliertes Zimmer am Arbeitsort (12 x 150 € = 1.800 €) und die Fahrtkosten für eine wöchentliche Familienheimfahrt (31 x 120 km x 0,30 € = 1.116 €).
 
Lösung
Übt der Arbeitnehmer nun die Vielpendleroption aus, kann er die Kosten für drei Familienheimfahrten pro Woche ansetzen, somit insgesamt 3.348 € (3 x 31 x 120 km x 0,30 €). Somit kann er 432 € mehr geltend machen als bei einem regulären Abzug der Mehraufwendungen der doppelten Haushaltsführung.
 
Unterstellt man dem Arbeitnehmer einen Grenzsteuersatz von 38 % (bei einem zu versteuerndem Einkommen von 45.000 €), ergibt sich durch die Wahlrechtsausübung eine Einkommensteuerersparnis von 164 €.
 
Aus dem Beispiel wird deutlich, dass sich die Ausübung der „Vielpendleroption“ insbesondere dann lohnt, wenn
 
• die Kosten für die Zweitwohnung gering
und
• die Kosten für Familienheimfahrten wegen weiter Strecken und häufiger Heimkehrtage hoch sind.
 
 
Beispiel 2
Ein Arbeitnehmer fährt in 45 Wochen zweimal wöchentlich 180 km von seinem Beschäftigungsort zu seinem Erstwohnsitz. Für seine Zweitwohnung fallen monatliche Kosten von 550 € an.
 

Lösung
Der Arbeitnehmer sollte seine „regulären“ Kosten der doppelten Haushaltsführung von 9.030 € in der Steuererklärung abrechnen. Aufgrund hoher Wohnungskosten lohnt sich die Optionsausübung nicht.
 
 
Beispiel 3
Ein Arbeitnehmer fährt an 45 Wochen zweimal wöchentlich 340 km nach Hause und die monatlichen Kosten für die Zweitwohnung betragen nur 350 €.

Lösung
Aufgrund der geringen Miete und der hohen Fahrtkosten sollte der Arbeitnehmer die Vielpendleroption ausüben, da er seinen Werbungskostenabzug so um 390 € erhöhen kann.
 
 
Arbeitgebererstattung
 
Sofern der Arbeitgeber allerdings die Kosten der Zweitwohnung ganz oder teilweise steuerfrei übernimmt, müssen diese Zuschüsse auch bei ausgeübter „Vielpendleroption“ von den abziehbaren Fahrtkosten abgezogen werden.
 
Beispiel 4 (Fortführung von Beispiel 3)
Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer die Kosten der Zweitwohnung in Höhe von 4.200 €.
 
Lösung

 
 
Arbeitnehmer sollten nach Ablauf eines Jahres ausrechnen, ob sich die Vielpendleroption für sie lohnt. Hierzu ist es notwendig, dass sie zunächst einmal den „normalen“ Kostenabzug einer doppelten Haushaltsführung berechnen und diesem dann die Kosten für alle tatsächlich durchgeführten Familienheimfahrten gegenüberstellen. Solange die COUNSELOR Ihre Steuererklärungen erstellt, wird dieses von uns automatisch geprüft und beachtet.
 
Hinweis
Die Finanzämter prüfen nicht von Amts wegen, welche Abzugsvariante für den Arbeitnehmer günstiger ist, so dass jeder Arbeitnehmer selbst tätig werden muss, um sein Steuersparpotential voll auszuschöpfen.
 
Wer die Vielpendleroption ausübt, sollte in seiner Einkommensteuererklärung erwähnen, dass er das „Wahlrecht nach R 9.11 Absatz 5 Satz 2 LStR“ ausübt (auf Vordruck oder gesondertem Blatt). So macht er dem Sachbearbeiter im Finanzamt direkt deutlich, nach welcher Grundlage er seinen Werbungskostenabzug berechnet hat.
 
Arbeitnehmer sollten aber beachten, dass sie die Vielpendleroption (bei derselben doppelten Haushaltsführung) nur für das komplette Jahr einheitlich ausüben können. Sie dürfen beispielsweise nicht für die ersten sechs Monate, in denen sie sehr häufig zur Erstwohnung gependelt sind, sämtliche Fahrten abrechnen und für die übrigen Monate, in denen sie nur einmal wöchentlich nach Hause gefahren sind, die Komplettkosten der doppelten Haushaltsführung geltend machen.
 
Hinweis
Im Erstjahr einer doppelten Haushaltsführung lohnt die Optionsausübung häufig nicht, da der Arbeitnehmer für die ersten drei Monate ab Bezug der Zweitwohnung Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen kann. Dieser Kostenabzug würde beim Ansatz sämtlicher Familienheimfahrten verloren gehen.
 
 
 
5 Erstattung durch den Arbeitgeber
 
Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die notwendigen Mehraufwendungen der doppelten Haushaltsführung steuerfrei erstatten. Tut er dies, ist ein Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers aber insoweit ausgeschlossen. Dies gilt selbst dann, wenn die Erstattung des Arbeitgebers erst im Folgejahr geleistet wird.
 
Hinweis
Die Steuerfreiheit umfasst aber nur die Erstattung von Kosten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen könnte. Fällt die Erstattung des Arbeitgebers großzügiger aus als ein möglicher Werbungskostenabzug, muss für den übersteigenden Teil Lohnsteuer einbehalten werden.
 
Damit der Arbeitgeber eine Kostenerstattung ohne Lohnsteuereinbehalt vornehmen darf, müssen die Voraussetzungen für eine doppelte Haushaltsführung natürlich wie beim Werbungskostenabzug erfüllt sein, insbesondere muss der Arbeitnehmer sich finanziell an den Kosten des Ersthausstands beteiligt haben.
 
Bei Arbeitnehmern mit den Steuerklassen III, IV oder V darf der Arbeitgeber ohne weiteres unterstellen, dass sie einen eigenen Hausstand unterhalten, an dem sie sich finanziell beteiligen. In allen anderen Fällen (Steuerklasse I, II oder VI) muss sich der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer eine schriftliche Erklärung vorlegen lassen, wonach dieser sich finanziell an den Kosten des eigenen (Erst-)Hausstands beteiligt hat.
 
Dafür sollte folgende unterschriebene Erklärung vom Arbeitnehmer eingeholt werden:
Formulierungsvorschlag:
 
„Hiermit bestätige ich, dass ich neben meiner Zweitwohnung bzw. -unterkunft am Beschäftigungsort noch einen eigenen Hausstand außerhalb meines Beschäftigungsorts unterhalte, an dem ich mich auch finanziell beteilige.“
 
Hinweis
Der Arbeitgeber sollte diese Bescheinigung zum Lohnkonto nehmen, um sie im Fall einer späteren Lohnsteueraußenprüfung vorlegen zu können. So kann er sich gegen ein Haftungs- bzw. Nachforderungsrisiko absichern.
 
 
Die Finanzämter erkennen auch eine pauschale steuerfreie Erstattung der Zweitwohnungskosten durch den Arbeitgeber an. Ohne Einzelnachweis dürfen für die ersten drei Monate einer inländischen doppelten Haushaltsführung 20 € je Übernachtung steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden, nach Ablauf der Dreimonatsfrist sinkt der Satz auf 5 € je Übernachtung. Voraussetzung ist aber, dass dem Arbeitnehmer die Zweitwohnung nicht unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde.
 
Hinweis
Liegt die Zweitwohnung im Ausland, gelten gesonderte Pauschalen (siehe Punkt 7).
 
Für die Erstattung der weiteren Kostenarten gilt:
 
• Familienheimfahrten: Die Fahrtkosten können nicht steuerfrei erstattet werden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Pkw für diese Fahrten unentgeltlich überlassen hat. Ansonsten gilt ein Satz von 0,30 € pro Entfernungskilometer.
 
• Verpflegungsmehraufwendungen: Sie dürfen mit den gesetzlich festgelegten Pauschalen erstattet werden.
 
Hinweis
Für die Steuerfreiheit der Arbeitgebererstattungen muss nicht jede Kostenart der doppelten Haushaltsführung isoliert betrachtet werden. Stattdessen darf der Arbeitgeber seine Erstattungen für Unterkunftskosten, Fahrtkosten, Umzugskosten und Verpflegungsmehraufwand zusammenrechnen. Die Summe ist steuerfrei, soweit sie die Summe der abziehbaren Einzelkosten nicht übersteigt.
 

 
6 Arbeitszimmer in der Zweitwohnung
 
Bereits im Jahr 2007 hatte der BFH entschieden, dass Arbeitnehmer die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer in ihrer Zweitwohnung zusätzlich zu den Unterkunftskosten einer doppelten Haushaltsführung abziehen können (Urteil vom 09.08.2007 – VI R 23/05).
 
Da Arbeitnehmer die Unterkunftskosten für ihre Zweitwohnung nach der Rechtslage ab 2014 nur noch mit maximal 1.000 € pro Monat steuerlich abziehen können, erhält diese Rechtsprechung neue Relevanz. Denn der Arbeitnehmer muss den Arbeitszimmeraufwand danach nicht in die Gesamtkosten der Zweitwohnung einrechnen, so dass dieser Betrag nicht unter die 1.000-€-Grenze fällt. Stattdessen kann er die Arbeitszimmerkosten separat in der Einkommensteuererklärung abrechnen. Ob und inwieweit dies möglich ist, entscheidet sich nach dem „Arbeitszimmerparagraphen“.
 
Nach dieser Vorschrift gilt:
 
• Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, kann er die Raumkosten in voller Höhe als Werbungskosten abziehen.
 
• Steht ihm für seine berufliche Tätigkeit kein Alternativarbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Raumkosten mit maximal 1.250 € pro Jahr abziehen.
 
• In allen anderen Fällen, z.B. bei vorhandenem Alternativarbeitsplatz oder fehlendem Tätigkeitsmittelpunkt im Arbeitszimmer, ist ein Kostenabzug ausgeschlossen.
 
 
Hinweis
Arbeitnehmer sollten also zunächst die gesamten Kosten der Zweitwohnung zusammenrechnen (Miete bzw. Gebäude-AfA, Schuldzinsen, Wasser- und Energiekosten, Reinigungskosten, Grundsteuer, Müllabfuhrgebühren, Gebäudeversicherung etc.).
In einem zweiten Schritt sollten sie die Kosten dann anhand der Wohnflächenanteile auf das Arbeitszimmer und die übrigen Räume aufteilen.
 
Die Entkopplung des Arbeitszimmeraufwands von den Unterkunftskosten der doppelten Haushaltsführung ist nicht nur wegen der umgangenen 1.000-€-Kappung günstig.
Weiterer Vorteil für den Arbeitnehmer ist, dass die Kosten ihres (steuerlich anerkannten) Arbeitszimmers auch dann abziehbar sind, wenn die doppelte Haushaltsführung selbst nicht vom Finanzamt anerkannt wird (z.B. wegen fehlender finanzieller Beteiligung am Ersthaushalt).
 
 
 
7 Unterkunftskosten im Ausland
 
Die neue 1.000-€-Kappung für Unterkunftskosten gilt nicht bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland.
 
Für diese Fälle gilt weiterhin die Regelung, dass nur die notwendigen und angemessenen Kosten als Werbungskosten abziehbar sind.
 
Hinweis
Ist der Arbeitnehmer selbst Eigentümer der ausländischen Zweitwohnung, sind die Aufwendungen in der Höhe als notwendig anzusehen, in der sie ein Mieter für eine nach Größe, Ausstattung und Lage angemessene Wohnung tragen müsste.
 
Es kommt somit weiterhin auf die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung an. In diesen Auslandssachverhalten können weiterhin nur die Kosten für eine Wohnung von bis zu 60 qm abgezogen werden.
 
Für den Werbungskostenabzug werden die tatsächlich gezahlten Kosten der Zweitwohnung herangezogen (keine Pauschalen).
 
 
Anders sieht es bei der steuerfreien Arbeitgebererstattung aus:
Der Arbeitgeber kann die im Ausland anfallenden Zweitwohnungskosten seines Arbeitnehmers mit Pauschalbeträgen erstatten. Diese richten sich nach den länderspezifischen Übernachtungspauschbeträgen, die das Bundesfinanzministerium alljährlich für Auslandsreisen veröffentlicht.
 
Steuerfrei erstattet werden dürfen
 
• in den ersten drei Monaten der doppelten Haushaltsführung der Pauschalbetrag in voller Höhe,
• in der Folgezeit 40 % der Pauschale.
 
Beispiel
Der Arbeitnehmer unterhält einen Zweithaushalt in Österreich, die Übernachtungspauschale für dieses Land beträgt 104 € (gültig für 2020).
 
Lösung
Der Arbeitgeber kann für die ersten drei Monate 104 € pro Übernachtung steuerfrei erstatten, in der Folgezeit nur noch 41,60 € (40 % von 104 €).
 
 
 
8 Selbständige und Gewerbetreibende
 
Nicht nur Arbeitnehmer dürfen die Kosten einer doppelten Haushaltführung steuerlich geltend machen, auch Selbständigen und Gewerbetreibenden steht ein Kostenabzug in Form des Betriebsausgabenabzugs zu.
 
Die Anerkennungsvoraussetzungen für die doppelte Haushaltsführung sind bei ihnen identisch, ein Betriebsausgabenabzug ist bis zur Höhe der als Werbungskosten abziehbaren Beträge möglich. Solange Ihre Gewinnermittlung oder der Jahresabschluss von der COUNSELOR erstellt werden, beachten und prüfen wir selbstverständlich automatisch, welche Möglichkeiten sich hier für Sie ergeben.
 

 
 
Mehr Gedanken zu steuerlicher Absetzbarkeit finden Sie zum Beispiel in unseren Beiträgen
 
- "Verschiedene Gedanken"
und
- "Was sind Werbungskosten"
 
 
 
Ergänzungen und weitere Hinweise zu der doppelten Haushaltsführung gibt es in den Artikeln
 
- "Doppelte Haushaltsführung - Voraussetzungen"
und
- "Doppelte Haushaltsführung - Abziehbare Kosten"
 
 
 
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In diesem Zusammenhang ist auch unser Beitrag "Betriebsausgaben" interessant.
Lesen Sie gerne weitere Gedanken zum Thema "steuerliche Absetzbarkeit" auf der Seite
 

 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  August 2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend, noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 

 
 
 
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