Ein bisschen Buchhaltung führt zu mehr Gewinn

Verspätungszuschläge – Säumniszuschläge – Bußgelder vermeiden

Gedanken am 01.07.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
Wenn das Finanzamt – getrieben durch den Geldhunger und die Gesetzgebung der Regierung – Verspätungszuschläge festsetzt, sind diese Kosten
 
bei den Ertragsteuern (Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer) steuerlich nicht absetzbar
und
eventuell kommt es sogar zu einem Regressanspruch des Unternehmens gegen den Geschäftsführer oder den Verantwortlichen.
 
Bis zu 10 % der Steuer, aber mindestens 25 Euro je Monat, kann bzw. soll das Finanzamt als Verspätungszuschlag festsetzen und einfordern.
 
Es gibt leider keine glaubhaften öffentlichen Statistiken, aber die tägliche Praxis zeigt, dass die Finanzämter - und zwar sehr einfach mit EDV-Unterstützung - sehr viel Geld für die Staatskasse mit der Festsetzung und dem Eintreiben von Verspätungszuschlägen erwirtschaften.
 
Dass diese Einnahme von der Bundesregierung so gewollt ist und auch ausgebaut werden soll, zeigt die Änderung in der Abgabenordnung, die ab 2019 gilt, wonach mindestens 25 Euro für jeden Monat der verspäteten Abgabe einer Steuererklärung festzusetzen und zu zahlen sind. Bis 2018 lag die Festsetzung noch im Ermessen des jeweiligen Sachbearbeiters im Finanzamt, aber durch diese kleine Verschärfung im Gesetz, kann der Finanzamtscomputer jetzt - und das ganz ohne menschliches Zutun - viel Geld für die Staatskasse verdienen.

 
 
Als Beispiel:
 
Sie haben einen Dienstleistungsumsatz oder einen Handelsrohgewinn von EUR 100.000 im Jahr
und deshalb
zahlen Sie im Jahr etwa EUR 15.000 an Umsatzsteuern an das Finanzamt.
 
Das heißt, jeden Monat sind durchschnittlich EUR 1.250 an Umsatzsteuern anzumelden und zu zahlen.
Bei einer verspäteten Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung entstehen also bis zu EUR 125  (10 % von EUR 1.250) Verspätungszuschläge für den jeweiligen Monat.
Oder bei einer verspäteten Abgabe der Voranmeldung von zum Beispiel acht (8) Monaten sogar EUR 200  (8 x EUR 25 = EUR 200) für den jeweiligen Monat. Es sind sogar Fälle bekannt, in denen das Finanzamt EUR 200 an Verspätungszuschlägen berechnet hat, obwohl die Umsatzsteuer-Zahllast für den entsprechenden Monat keine EUR 50 betrug.
 
Im vorgenannten Normalfall mit EUR 125 Verspätungszuschlag für die verspätete Abgabe der Steuer-Anmeldung kostet das im Jahr also EUR 1.500.

Wenn Sie nun Ihre EUR 100.000 jährlichen (Roh-)Gewinn mit etwa 1.700 Arbeitsstunden im Jahr erwirtschaftet haben,
haben Sie pro Stunde rund EUR 58 erwirtschaftet.

Bei pünktlicher Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UStVA) würden Sie die EUR 1.500 sparen und Sie müssten dann rund 25 Stunden im Jahr weniger arbeiten.
Ob Sie diese 3 Tage (=25 Arbeitsstunden) Ihres Lebens in Freizeit oder im Urlaub verbringen oder mehr Kundenumsatz machen, kann ja dann entschieden werden.
 
Schlimmer als im vorstehenden Beispiel wird die Rechnung, wenn die Verspätungszuschläge auf Steuererklärungen für die Einkommen-, Körperschaft- oder Gewerbesteuer erhoben werden.
 
Diese Verspätungszuschläge auf die Ertragsteuern sind, wie bereits oben ausgeführt,  steuerlich nicht absetzbar und werden somit wie eine Privatentnahme behandelt.
Die Verspätungszuschläge in Höhe von EUR 1.500 entsprechen also bei einem privaten Steuersatz von durchschnittlich nur 30 % also einer Privatentnahme in Höhe von rund EUR 2.150.
Bei einem (Roh-)Gewinn von EUR 100.000 kosten diese Verspätungszuschläge, auf den steuerlichen Entnahmewert in Höhe von EUR 2.150 gerechnet, also rund 36 Arbeitsstunden oder mehr als 4,5 Tage Freizeit.
 
Die vorstehenden, beispielhaften Annahmen können Sie jederzeit mit Ihrem Gewinn multiplizieren und so ausrechnen, wie viele Stunden besser eingesetzt werden könnten, als für Verspätungszuschläge zu arbeiten.
 

 
 
„Ein bisschen Buchhaltung führt zu mehr Gewinn“
kann also auch heißen, dass eine sinnvoll organisierte Buchhaltung Freizeit und Wohlbefinden bringt,
weil Arbeitsstunden nicht für unnötige Ausgaben (Verspätungszuschläge) abgeleistet werden müssen.
 
 
Ein anderes Beispiel,
wie eine funktionierende Buchhaltung Gewinne erzeugt, ist zum Beispiel die Möglichkeit genau die Einstandskosten der eigenen Produkte zu erkennen und überwachen zu können.
Für die Preiskalkulation und Überprüfung der Einkaufskonditionen ist es immer wieder sinnvoll, dieses auf Basis einer laufenden Buchhaltung zu tun. Nur die laufende Buchhaltung bringt alle anfallenden Angaben mit, die notwendig sind, die genauen Kosten des eigenen Produkts zu ermitteln.
 
Vergessen werden bei einer überschlägigen Kalkulation gerne Positionen wie Beiträge zur Berufsgenossenschaft oder zu Berufsverbänden, Versicherungsbeiträge, die nur jährlich zu zahlen sind, Kosten der Archivierung aufbewahrungspflichtiger Geschäftsunterlagen oder auch die Steuerberatungskosten für die Erstellung des Jahresabschlusses.
 
Entsprechend werden die Preise also zu niedrig angesetzt und der mögliche Umsatz wird nicht erzielt, was zu geringerem Gewinn und zu weniger privatem Einkommen führt.
 
Ob ich lieber mehr Geld und mehr Gewinn haben will oder mehr Freizeit, ist in der Umsatz- und Geschäftsplanung erst einmal egal.
 
Geplante Abläufe und vermiedene Risiken und vermiedene, unnötige Ausgaben stärken den Gewinn des Unternehmens und somit auch das private Einkommen oder die mögliche Freizeit.
 
Alle Unternehmen sind gleichermaßen betroffen. Die Fluggesellschaft, der Frisörsalon, das Hotel, der Web-Designer, der Therapeut oder auch die Wäschereinigung und der Buchhändler müssen den öffentlichen Pflichten nachkommen, da es sonst Verspätungszuschläge kostet.
Eine Buchhaltung mit einem hinreichend tief gegliederten Kontenrahmen, die zeitnahe Sammlung und Verbuchung der Belege und natürlich auch die „sofortige“ Erstellung der Kundenrechnungen sind erste Pflicht des Unternehmers, damit die Firma ohne Sorgen, ohne unnötige Ausgaben und mit einem angemessenen Gewinn funktionieren kann.
 
Zusätzlich zu eingesparten Ausgaben, gibt eine gute Buchhaltung zum Beispiel auch immer Hinweise darauf,
 
-ob ein Produkt noch rentabel ist,
-ob sich Veränderungen im Kundenverhalten ergeben haben,
-ob außergewöhnliche Positionen einer näheren Betrachtung und Untersuchung bedürfen,
-ob Lieferanten gewechselt werden sollten,
-ob die Personaldecke des Unternehmens zu groß oder zu klein ist,
-ob die Verkaufspreise angepasst werden müssen
oder
-ob Werbe- und Marketingmaßnahmen den erhofften Erfolg erreicht haben.

Sofern die Buchhaltung genutzt wird, den Betrieb zu führen und die Anweisungen, wie gebucht werden soll, konkret entwickelt wurden, ist das Unternehmen auch gefeit vor Überraschungen, die sonst zum Beispiel eine finanzamtliche Betriebsprüfung mit sich bringen könnte.
 
Je nach Unternehmen sind die Wünsche und Anforderungen an eine Buchhaltung aber unterschiedlich. Eine Fast-Food-Kette, die überwiegend mit Franchisebetrieben arbeitet, hat ganz andere Anforderungen und Schwerpunkte in der Buchhaltung zu legen, als der Hautarzt, der mit drei Sprechstundenhilfen Kassenpatienten behandelt. Und auch das Lebensmittel-Einzelhandelsgeschäft mit Bargeldkassen hat komplett andere Anforderungen an die eigene Buchhaltung, als die Reederei oder der Schiffsmakler. Ein Hotelbetrieb oder die Messebaufirma haben ebenso andere Wünsche an die Buchhaltung, als der Zeitschriftenkiosk oder der Imbiss, in denen der Unternehmer gerne merken möchte und dann auch nachweisen möchte, wenn Unterschlagungen durch Mitarbeiter vorkommen.
 
Ob die Buchhaltung blau, lila oder grün-weiß geführt wird oder ob die Buchhaltung durch eigene Mitarbeiter im Betrieb erledigt wird oder ausgelagert von einem Steuerberater bearbeitet wird, ist egal. Die Daten und Auswertungen der Buchhaltung helfen bei unternehmerischen Entscheidungen und bringen Hilfen und Gewinn, weil für den Unternehmer strategische Planungen vereinfacht werden.
 
Oft finanziert sich eine gute Buchhaltung auch schon über eingesparte Verspätungszuschläge, erhaltene Mahngebühren oder das Ausnutzen von Skontofristen.
 
Hier unbesprochen bleiben sollen die gewaltigen Vorteile einer sinnvoll gestalteten Buchhaltung, die sich beim Bankenrating ergeben oder die im Umgang mit dem Finanzamt und anderen Behörden unmerkliche Entlastungen bringen.
 
Also denken Sie bitte daran, Ihrer Buchhaltung eine kleine Chance zu geben und geben Sie Steuererklärungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen wenn möglich immer fristgemäß ab.
 

 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  01.07.2019
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 

 
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