In Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes und den dazugehörenden Anwendungsvorschriften ist festgehalten, welche Bestandteile eine formkorrekte Rechnung unbedingt haben muss.
 
Die Rechnung muss zwingend folgende Angaben enthalten, wobei wir auf die Vorschriften zu Kleinbetragsrechnungen noch gesondert eingehen:

 
Die vorstehenden Angaben sind zwingend erforderlich, damit dem Rechnungsempfänger auch der Vorsteuerabzug gewährt wird. Zum Ausdrucken und Nachlesen finden Sie die gesetzlichen Vorschriften in der Seite "Rechnungsvorschriften Auszug Paragraph 14 Umsatzsteuergesetz".
 
Die größten Einnahmen aus Betriebsprüfungen erzielen die Finanzamtsprüfer dadurch, dass Rechnungsbelege nicht alle vorgeschriebenen Angaben enthalten. Es ist ja auch besonders einfach, den Rechnungsbeleg auf fehlende Angaben hin durchzusehen und dann die Vorsteuer zurückzufordern, wenn eine Pflichtangabe fehlt.
 
Zu der Angabe "Art" der gelieferten Ware oder Dienstleistung, verlangt das Gesetz die "handelsübliche Bezeichnung". Unter "handelsübliche Bezeichnung" ist die Angabe in der Form zu verstehen, dass auch ein unkundiger Dritter erkennen kann, was genau geliefert
wurde.
 
Den Finanzbehörden reicht es nicht, wenn in der Rechnung aufgeführt ist 
 
"Beratung .... 5.000,00 Euro" 
 
Hier muss deutlich formuliert sein, welche Beratung in Rechnung gestellt wurde.
 
Die Beratung zu einer Steuererklärung oder die Beratung zu Marketingmaßnahmen und dem Aufbau einer Webseite, sind dann nämlich völlig anders zu beurteilen, als die Beratung in der Kindererziehung oder die Beratung zur Kapitalanlage.
 
Da der Vorsteuerabzug sich gewaltig auf die Rendite des Unternehmens auswirkt, sollte jedes Unternehmen darauf achten, korrekte und fehlerfreie Rechnungen von den Lieferanten zu erhalten.
 
Verschiedene Unternehmer sind sogar dazu übergegangen, den Lieferanten erst nach Lieferung einer steuerlich korrekten Rechnung zu bezahlen.
 
Im Paragraphen 14 des Umsatzsteuergesetzes ist festgehalten, dass der Lieferant verpflichtet ist, eine Rechnung auszustellen, so dass es mindestens bei deutschen Lieferanten keine Probleme mit dem Rechnungserhalt gibt.
 
Ob die Angabe der Steuernummer des Lieferanten und/oder die Adresse des Lieferanten korrekt ist, kann z.B. durch eine Nachfrage beim Finanzamt geklärt werden. Bei einer Betriebsprüfung wird auch der Prüfer abklären, ob die Angaben auf der Lieferantenrechnung wahrheitsgemäß sind.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 

Bei einer Gutschrift ist es zusätzlich erforderlich, dass die Steuer-Nummer oder Umsatzsteuer-Ident-Nummer des Leistenden und das Wort "Gutschrift" in der Gutschrift aufgeführt ist.
 
Der Leistungs-(Gutschrifts-)empfänger hat bei einer Gutschrift ja die Stellung eines Lieferanten, und deshalb muss seine Steuer-Nr. oder UStIdNr in der Gutschrift auch angegeben sein. Die Steuer-Nr. oder UStIdNr. des Gutschriftsausstellers muss zusätzlich genannt sein.
 
Bei Gutschriften ist es im ureigenen Interesse des Gutschriftsausstellers, dass neben den anderen Pflichtangaben auch die beiden Steuernummern genannt sind, da die gutgeschriebene Umsatzsteuer vom Finanzamt an den Gutschriftsaussteller nur dann erstattet wird, wenn alle Pflichtangaben auf der Gutschrift vorhanden sind.

Sofern eine Leistung in Teilen erbracht wird und auch in Teilen abgerechnet wird, sind zusätzlich besondere Vorschriften zu beachten. Die erste Abschlagsrechnung kann noch genau wie jede andere, normale Rechnung erstellt werden. Ab der zweiten Abschlagsrechnung bis hin zur Endabrechnung der Leistung sind aber zusätzlich zur abzurechnenden Teilleistung auch die bisher schon abgerechneten Teilleistungen nochmals anzugeben, und zwar mit Nettobetrag und auf die einzelne Teilleistung entfallendem Steuerbetrag.

 
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  März 2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Steuerberatungstermine in Norderstedt (neben Hamburg).