Wie behandelt man Finanzamtsprüfer

Der schmale Grat zwischen menschlicher Nettigkeit und Bestechung

Gedanken am 17.07.2019 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 

 
Jeder, der die Prüfungsanordnung vom Finanzamt bekommt, überlegt, wie man die Prüfung am Einfachsten und vor Allem unbeschadet übersteht.

 
Und schlimmer noch, sind die finanzamtlichen Prüfungen, die nicht angekündigt werden.
 
Die in den Gesetzen gewählten Namen
 
                    Umsatzsteuer-Nachschau
                    Kassen-Nachschau
 
hören sich im ersten Augenblick gar nicht so schlimm an. Aber die Konsequenzen, die sich im Anschluss an eine solche Nachschau ergeben (können), sind meistens teuer und zeit- und nervenraubend.
 
Eine Nachschau muss das Finanzamt nicht ankündigen, sondern der oder die Prüfer stehen einfach in der Tür und wollen von Ihnen die aktuelle Buchhaltung sehen und diese auf Herz und Nieren prüfen.
 
Wieviel Zeit die Prüfung in Anspruch nimmt und wie lange die Prüfung dauert, liegt dabei alleine im Ermessen des Prüfers.
 
Und sofort am Beginn des Tages - direkt nach dem Guten Tag sagen -, überlegen Sie, wie Sie mit dem Prüfer umgehen sollen.
 
Darf man dieser Amtsperson zum Beispiel einen Kaffee oder ein anderes Getränk anbieten oder darf man dem Prüfer Kekse oder andere Aufmerksamkeiten zum Verzehr hinstellen (?).
 
Die Erfahrung zeigt, dass es hier keine allgemein gültige Antwort gibt.
 
Einige Prüfer sind gemütlich und freuen sich, wenn sie menschlich empfangen werden. Ob dieses allerdings in der späteren rechtlichen Auseinandersetzung Vorteile bringt, ließ sich bis heute als verlässliche statistische Angabe noch nicht feststellen.
 
Andere Prüfer reagieren auf das Getränkeangebot mit (oft auch sichtbarem) Abscheu und einige nehmen sogar das Wort "Bestechung" in den Mund, um klar zu machen, wer die Macht hat.
 
Eine allgemeine Regel gibt es also nicht.
 
 

 
Deshalb empfehlen wir:
 
Lassen Sie sich ganz zu Anfang den Ausweis des Prüfers zeigen, sofern er dieses nicht automatisch von sich aus ohnehin schon getan hat.
 
Bieten Sie ihm einen Arbeitsplatz an, zeigen Sie ihm, wenn gewünscht, das Büro und die Sanitärräume.
 
Am besten ist aber, Sie zeigen dem Prüfer einfach einen Schreibtisch und einen Stuhl, in einem Raum, in dem er nicht allzu viel Kontakt zum laufenden Geschäftsbetrieb hat und auch nicht sämtliche Unterlagen des Betriebes vorfindet.
 
Der Raum sollte allerdings auch nicht das Archiv oder der Abstellraum sein, sondern es wäre schon sinnvoll ihm einen angenehmen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, mit einem Fenster, sodass auch Tageslicht zur Verfügung steht.
 
Danach fragen Sie den Prüfer, sofern er seine Wünsche nicht schon selbst äußert, welche Unterlagen und welche Erläuterungen er haben möchte.
 
Erklären Sie ihm gerne, zu Beginn der Prüfung, das Geschäftsfeld Ihres Unternehmens. Erklären Sie ihm, wie sie Aufträge mit Kunden abwickeln, so dass er sich ein Bild von dem Tagesgeschehen und dem täglichen Ablauf in Ihrem Unternehmen machen kann.
 
Danach stellen Sie ihm bitte die Buchhaltungsbelege für die entsprechende Periode, die er zu prüfen wünscht, (zu ihm) auf den Schreibtisch oder neben den Schreibtisch.
 
Ob das Hinstellen der Buchhaltungsunterlagen überhaupt möglich ist, richtet sich allerdings nach der Menge der vorhandenen Unterlagen.
Sofern Ihre Buchhaltung aus mehr als drei oder vier Leitz-Ordnern je zu prüfender Periode besteht, bitten Sie doch den Prüfer seine Anforderungen einzeln mitzuteilen, sodass Sie ihm nicht gleich 100 Ordner oder mehr in den Raum stellen müssen.
 
Diese einzelne Anforderung bringt ein wenig mehr Arbeit für Sie mit sich, ist aber auch gleichzeitig eine Art Kontrolle der Prüfungstätigkeit und Sie sollten sich dabei getrennt notieren, welche Unterlagen Sie dem Prüfer zur Verfügung gestellt haben, damit nachher nicht die große Überraschung passiert, dass keiner weiß, was das Finanzamt (schon) weiß.
 
Ein Beispiel:
Es ist vorgekommen, dass der Prüfer nach dem Mietvertrag gefragt hat, die Mitarbeiterin ihm ein Exemplar eines Mietvertrages vorgelegt hat und der Prüfer diesen Mietvertrag sogar in Kopie zu seinen Unterlagen genommen hat. Ärgerlich war im Nachgang nur, dass es nicht der aktuelle Mietvertrag gewesen ist, sondern eine Entwurfsversion, die später zwischen den Mietvertragsparteien noch ergänzt und angepasst worden war. Hier kam es dann sogar zu einem finanzgerichtlichen Streit, ob der neue Mietvertrag, der angepasste Mietvertrag wirklich existent war oder ob das Exemplar, was der Prüfer vorgefunden und bekommen hat, nicht doch der richtige Mietvertrag gewesen ist.
 
 
Sie haben dem Prüfer jetzt einen Arbeitsplatz gegeben, haben ihm Zugang zu den Unterlagen gegeben, beziehungsweise die Lieferung der angeforderten Unterlagen mit ihm geklärt.
 
An dieser Stelle können Sie ihm einen Kaffee anbieten oder fragen, ob er lieber einen Tee oder ein Glas Wasser haben möchte. In diesem Zeitpunkt wird der Prüfer Ihnen das nicht mehr übel nehmen. Sie haben ja schon eine Gesprächsebene mit ihm gefunden, so dass es sich hier jetzt nicht mehr um Bestechung handelt, sondern um allgemeines, menschliches Miteinander. Gerne stellen sie ihm auch Kekse zu dem Kaffee hin. Das ist dann keine übertriebene Maßnahme mehr.
 
Gehen sie trotzdem davon aus, dass der Prüfer vom Finanzamt seine Aufgabe ernst nimmt und mit einer Grundausbildung auch in diese Prüfung gegangen ist, dass jeder Steuerpflichtige, jeder Unternehmer gewillt ist und beabsichtigt, Steuern zu minimieren oder gar zu hinterziehen und dass er (der Prüfer), derjenige ist, der dieses verhindern muss.
 
Ob die Ausbildung im Finanzamt wörtlich sagt: „jeder Unternehmer ist ein Verbrecher“, kann hier nicht bewiesen werden, fühlt sich in manchen Prüfungen allerdings so an.
 
Da sie davon ausgehen können, dass der Prüfer, auch wenn er im Anfang nett und verträglich ist, nicht zu ihren Freunden gehört, beachten Sie bitte, was sie ihm erzählen und wie sie ihm Fakten und Sachverhalte erklären, um nicht Schwierigkeiten zu erzeugen, die mit einer überlegten oder späteren, schriftlichen Erklärung hätten vermieden werden können.
 
 
Eine Einladung zum Mittagessen mag auch möglich sein, z.B. sind Finanzamtsprüfer in Großunternehmen nicht nur ein paar Stunden beschäftigt, sondern manchmal Wochen und Monate; da ist es schon sinnvoll, diese Person ein bisschen, eben zum Mittagessen, in den allgemeinen betrieblichen Ablauf zu integrieren.
 
Es lässt sich ohnehin nicht gänzlich vermeiden, dass der Prüfer Betriebsabläufe kennenlernt oder dass er Personen trifft und Mitarbeitergespräche mitbekommt.
 
Seien Sie dem Prüfer des Großunternehmens gegenüber gerne etwas offener, die Steuergestaltung und die Planung der Unternehmensführung ist im Großunternehmen in der Regel ja auch aktuell erledigt und auf dem Laufenden.
 
Im kleineren Unternehmen gilt es allerdings zu berücksichtigen, dass mögliche Rückstände vorhanden sind und zwar Arbeitsrückstände, die dazu führen, dass mancher Gesellschafterbeschluss oder mancher Vertrag noch nicht in der endgültigen Form schriftlich in der Ablage vorliegt oder dass die Ablage möglicherweise noch nicht alle Unterlagen beinhaltet, so dass es hier gilt, Vorsicht walten zu lassen, was der Prüfer an Unterlagen bekommt oder was der Prüfer aus dem laufenden, alltäglichen Geschäftsverkehr sehen und mitbekommen darf.
 
Speziell ist Vorsicht geboten, sollte der Prüfer in der Nähe der Geschäftsleitung oder auch des Vertriebes seinen Schreibtisch gefunden haben und möglicherweise durch offene Türen oder ähnliches Gespräche und Telefonate mitbekommen.
 
Der Prüfer handelt oft auch nach dem Motto: „in jeder Äußerung, steckt ein Körnchen Wahrheit“, sodass auch Gespräche oder Äußerungen seitens unzufriedener Mitarbeiter, auf die Goldwaage gelegt werden und die Prüfung möglicherweise Fragen und Feststellungen zur Folge hat, die gar nicht hätten sein müssen, hätte der Prüfer nicht Gemecker und Nörgelei mitbekommen.
 
Dass man den Prüfern (speziell dem Kassenprüfer) auch die Kassenführung zeigen sollte, ist selbstverständlich. Am besten ist es, wenn ein Kunde zahlen möchte, den Prüfer dazu zu bitten und den gesamten Vorgang im Beisein des Prüfers vorzuexerzieren, so dass er auch sieht, wie der Betrag zustande kommt, der zu zahlen ist, wie der Kunde bezahlt und wie diese Zahlung in der Kasse erfasst bzw. verbucht wird.
 
 
Schlussendlich können wir nur immer wieder darauf hinweisen, dass das Finanzamt zuständig dafür ist, dass der Bundeshaushalt genügend Geld zur Verfügung hat, um seine sozialen und politischen Pflichten zu erfüllen, und dass dementsprechend auch die Finanzamtsprüfer handeln.
 
Die vorstehenden Gedanken und Überlegungen gelten selbstverständlich auch dann, wenn die Prüfung durch mehrere Prüfer vom Finanzamt durchgeführt wird. Eine Änderung wäre allerdings zu beachten. Sie sollten nicht nur (die oben angesprochene) eine Tasse Kaffee servieren, sondern die Menge des Kaffees, der Prüfer-Personenzahl anpassen.
 

 
Wir geben allerdings zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.