Es kommt häufiger vor, als man es sich gemeinhin vorstellt.
 
Der Mitarbeiter kauft mit seinem eigenen Geld für den Betrieb Kaffee ein, der Unternehmer betankt  mit Bargeld den betrieblichen Personenkraftwagen, der Gesellschafter bezahlt die Bewirtungskosten für ein Geschäftsessen mit seiner privaten Kreditkarte oder der Rechtsanwalt verauslagt die Gerichtsgebühren für einen Mandanten.
 
Alle diese Vorgänge betreffen das Unternehmen, und sind Betriebsausgaben in diesem Unternehmen, für das die Auslagen getätigt wurden.
 
Damit derjenige, der mit seinem privaten Geld bezahlt hat, auch seine Auslagen erstattet bekommt, benötigt allerdings das Unternehmen, Buchungsbelege und eine Buchungssystematik, damit auch diese Auslagen vernünftig und nachvollziehbar, in der Buchhaltung landen.
 
Damit später kein finanzamtlicher Betriebsprüfer, getätigte Auslagen beanstanden kann, bietet es sich an, eine schriftliche Auslagenabrechnung zu formulieren, den verauslagten Rechnungsbeleg beizufügen und sich die Auslage entsprechend vom Unternehmen erstatten zu lassen.
 

 
Vorteile dieses Weges sind:
 
Die Zahlungen des Unternehmens an den Verauslagenden, sind bei diesem nur durchlaufende Posten, da nachgewiesen ist, dass es sich nur um eine Auslage handelt und nicht um eine Einnahme für Leistungen, die zu versteuern wäre.
 
Ein weiterer Vorteil in der Unternehmensbuchhaltung ist, dass ein Beleg existiert und auch ein Abrechnungsdatum durch die Auslagenabrechnung vorgegeben ist, so dass kein Zweifel verbleiben kann, wann genau diese Auslage, diese Betriebsausgabe zu verbuchen ist.
 
Durch die beigefügten Belege, je nachdem, ob es sich um Kleinbetragsrechnungen handelt oder um Rechnungen mit der Anschrift des Unternehmens, bekommt das Unternehmen sogar den Vorsteuerabzug und der Einkauf ist um die Mehrwertsteuer günstiger.
 
In der Auslagenabrechnung sollte keinesfalls auf die Mehrwertsteuer eingegangen werden oder sogar Mehrwertsteuer berechnet werden, da das Finanzamt diese Abrechnung dann als richtige Rechnung klassifizieren könnte und somit doppelt Umsatzsteuer fällig werden würde (so genannte Rechnungssteuer). Ein Hinweis, wie in der Beispielvorlage, dass man darauf geachtet hat, das Unternehmen als Rechnungsempfänger auf dem Beleg notieren zu lassen, ist allerdings sehr von Vorteil, damit die Buchhaltung auch den Einzelbeleg in Augenschein nimmt und entsprechend den Vorsteuerabzug vornimmt.
 
Durch die Überweisung der Auslagen ist gewährleistet, dass zusätzlich ein Nachweis durch Zahlungsfluss, aus dem Unternehmen heraus, passiert. Kein Finanzamt kann danach die Auslage bezweifeln.
 
 
Das hier vorliegende Musterformular, dient ihnen nur als Vorlage insoweit, als dass sie Hinweise finden, wie eine Auslagenabrechnung zu gestalten sein kann und welche Angaben unbedingt notwendig sind, damit nicht eine Steuerpflicht entstehen kann
 

 
Die weiteren Möglichkeiten, eine Auslagenabrechnung zu gestalten, hängen jeweils von der Situation ab, die abzurechnen ist.
 
So kann in der Auslagenabrechnung, die zwischen zwei Unternehmen vorgenommen wird und die monatlich immer wiederkehrend stattfindet, auch die Angabe der verschiedenen Zahlungswegen sinnvoll sein, da es dann im Unternehmen des Verauslagenden schneller und einfacher möglich ist, diese Auslagen zu finden und entsprechend in der Buchhaltung zu werten und zu verbuchen.

 
 
 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  Januar 2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 

Wenn Auslagen mit der Auslagenabrechnung berücksichtigt werden sollen, ist es immer Zeit auch über steuerlich absetzbare Betriebsausgaben oder Werbungskosten nachzudenken.
 
 

 
 
 

Die Auslagenabrechnung und weitere Vorlagen und Formulare bietet Steuerberater COUNSELOR auch als Download in den "Arbeitshilfen" an. Für Mandanten gibt es die Vorlage auch als selbstrechnende Datei.