Die Aufbewahrungskosten-Rückstellung

Steuern sparen durch steuerlich absetzbare Pflichten

Gedanken am 29.06.2019 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
 
Pflichten haben manchmal auch etwas Gutes.
 
Jeder Unternehmer kennt das. Viele, viele Unterlagen aus der Buchhaltung und den Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten müssen – meistens für steuerliche Zwecke – sehr lange aufbewahrt werden.
 
Diese Pflichten sind im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung festgehalten und bestimmt.
 
So muss eben jeder Beleg, der in der Buchführung verarbeitet wurde und in der Bilanz damit „zu sehen“ ist, aufbewahrt werden. Auch jeder Brief und jede Email muss archiviert sein und auf Verlangen auch vorgezeigt werden können.
 
Für Unterlagen, die Einfluss auf die Bilanz oder die Steuererklärungen hatten, gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. (Es ist ja auch nett, wenn man nochmal nachschauen kann, wen man am 26. März vor 9 Jahren zum Essen eingeladen hat oder wie teuer die Briefmarken vor 8 Jahren waren).
 
Für Briefe und Korrespondenzen gilt hier eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist. Aber nur, wenn der Brief nicht zum Buchungsbeleg geworden ist und so Eingang in die Buchhaltung und Bilanz gefunden hat.
 
Sehr schön ist allerdings, dass Werbung (erhaltene und auch versandte) nicht aufbewahrt werden muss.
 

 
Ob Glückwunschkarten, Postkarten-Urlaubsgrüße und Dankesschreiben von einer Aufbewahrungspflicht betroffen sind, ist noch nicht abschließend geklärt, so dass wir empfehlen, alles aufzuheben, worin es um Geld geht und „banale“ Urlaubsgrüße nicht aufzubewahren.
 
Die Postkarte aus der Südsee, mit freundlichen Grüßen und Wetternachrichten des Kunden, muss wohl nicht aufgehoben werden; die Postkarte, in der der Kunde den Auftrag erteilt und dann erst vom Wetter berichtet, sollte wohl aufbewahrt werden.
 
Aufzubewahren sind neben den Belegen und Schriftwechseln auch alle Vertragsunterlagen und Datenträger, auf denen Buchhaltungs- oder Auftragsdaten gespeichert sind. Die Musik-CD braucht nicht aufbewahrt zu werden (es sei denn, Sie sind Musikproduzent oder Musikverlag), aber der Laptop, auf dem das Kundenangebot entwickelt wurde und danach der Vertrag abgespeichert wurde, ist wohl zu archivieren.
 

 
 
Bei Datenträgern ist es immer wieder spannend, da das Gesetz vorschreibt, dass die Daten auch lesbar sein müssen. Das Unternehmen hat also die Pflicht, die Software mit der die Unterlagen und Daten erstellt wurden, zehn Jahre aufzubewahren und auch lauffähig zu halten. Viele EDV-Berater kennen das Problem, dass die Daten verschiedener Software-Versionen auf neueren Software-Ständen nicht mehr lesbar zu machen sind. Gesetzlich ist aber der Unternehmer verpflichtet, für Lesbarkeit zu sorgen.
 
Ein schönes Beispiel aus der COUNSELOR-Praxis sind die Thermobelege von Tankstellen etc., die schon nach wenigen Jahren (oder manchmal Monaten) ihre Lesbarkeit verlieren. Hier gibt es die Empfehlung an die Mandanten, diese Thermobelege zu kopieren und das Original des Beleges an die Kopie des Belege zu heften oder zu kleben (fest damit zu verbinden), damit auch später der Finanzamtsprüfer „ahnen“ kann, was auf dem Beleg stand. Sehr schön ist allerdings das Gerichtsurteil, das entschied, auch unlesbare Thermobelege zu akzeptieren, wenn der Steuerberater (COUNSELOR) diesen Beleg in der Buchhaltung des Mandanten verbucht hat, da der Steuerberater ja seinen Job könne und wisse, wie Belege zu verbuchen sind.
 
Die vorstehenden Ausführungen gelten für alle Unternehmer, egal, ob sie ihre Gewinnermittlung mit einem Vermögensvergleich (einer Bilanz) erstellen, oder ob die Gewinnermittlung mit Hilfe einer Einnahme-Überschuss-Rechnung geführt wird.
 
Allerdings haben nur die bilanzierenden Unternehmer die Möglichkeit, diese Aufbewahrungspflichten auch in Steuerersparnis umzuwandeln. Das Zauberwort heißt seit ein paar Jahren „Aufbewahrungskosten-Rückstellung“.
 
Obwohl es die Aufbewahrungspflichten schon seit Jahrzehnten in den Handelsgesetzen und Steuergesetzen gibt, hat der Bundesfinanzhof erst in 2002 entschieden, dass eine Aufbewahrungskosten-Rückstellung steuerlich anzuerkennen sei. In diesem Zusammenhang wurde aber auch gleich festgelegt, wie eine Aufbewahrungskosten-Rückstellung zu ermitteln ist.
 
Der Unternehmer muss sich einfach anschauen, wie er die Unterlagen aufbewahrt und wie viele Unterlagen es im Jahr sind, die aufbewahrt werden müssen.
 
Was genau aufzubewahren ist, haben wir auf unserer Seite "Aufbewahrungspflichten" erläutert und wie man die Rückstellung berechnet, haben wir in Formularform gestaltet. Das Formular für die Berechnung finden Sie unter "Aufbewahrungskosten-Rückstellung (Formular)". 
 
Unseren Mandanten können wir natürlich auch eine selbst-rechnende Excel-Version des Formulars zur Verfügung stellen oder, wenn wir dieses nicht ohnehin schon tun, die Berechnung für die einzelne Bilanz direkt vornehmen.
 
 
Die Rückstellung setzt sich unter anderem aus den Raumkosten zusammen. Hier muss der Unternehmer nachsehen, wo und wie er die Unterlagen aufbewahrt. Hat er einen getrennten Archivraum oder angemietete Lagerräume oder eine Aktenlagerung beauftragt oder liegen die Unterlagen auf dem Boden bei einem Mitglied seiner Familie(?).
 
Je nach Umfang der Unterlagen und Ausgestaltung des Archivs, sind die Kosten der Aufbewahrung erheblich.
 
Auch muss überlegt werden, ob bzw. in welchem Umfang Personal für die Archivierung eingesetzt wird. Gibt es extra einen Archivar, ist dessen Gehalt wohl vollständig in die Rückstellungsberechnung für die Aufbewahrungskosten-Rückstellung einzubeziehen. Oder der Unternehmer muss klären, wieviel Personalzeit (pro Jahr) in die „Bearbeitung“ der Aufbewahrungsvorschriften investiert wird.
 
Schlussendlich sind die Kosten zu ermitteln, die anfallen, um vernünftige Datenträger für die Archivierung anzuschaffen oder welche Kosten anfallen, wenn man die Aufbewahrung von Daten an Dienstleister ausgelagert hat. Nicht zu unterschätzen sind auch die Kosten für die Ablageordner, in denen meistens das Archivmaterial untergebracht ist.
 
Nur um ein Gefühl dafür zu bekommen, was der Unternehmer aufbewahrt bzw. aufbewahren muss, hier ein paar Beispiele
 
Personalakten
Miet- und Leasingverträge
Buchhaltungsbelege
Auftrags- und Kundenakten/-dateien
Lieferantenverträge, -korrespondenzen, -aufträge
Kraftfahrzeugunterlagen (inklusive der Fahrtenbücher oder Fahrtenbuchaufzeichnungen)
Bilanzen und Jahresabschlüsse
Unterlagen über die Entwicklung der Bilanzen und Jahresabschlüsse
Inventurunterlagen (Zähllisten, Bewertungsprotokolle, aber auch Inventuranweisungen)
Werbematerialien und Beratungsprotokolle (zum Nachweis der Kosten im Bereich Werbung und Beratungskosten)
und anderes.
 
 
Alle oben genannten Kosten werden aufgelistet und für den Aufbewahrungszeitraum hochgerechnet und danach mathematisch gemittelt, so dass ein „schöner“ Rückstellungsbetrag entsteht.
 
Bei der Ermittlung der Kosten ist es auch egal, ob das Archiv in Firmenräumen liegt oder ob von Familienangehörigen hierfür Lagerraum angemietet wurde.
 
 
Das von uns entwickelte Formular für die Ermittlung des Rückstellungsbetrages finden Sie auf der Seite

 
Download >>> Formular für die Aufbewahrungskosten-Rückstellung
 

 
Wir veröffentlichen zu diesem Thema auch in Zukunft weitere Gedanken und Hinweise.
Wir werden Anregungen geben und Möglichkeiten aufzeigen.
 
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Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  29.06.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.