Sortierhilfe für Buchhaltungsbelege

Wie sortiert man Buchhaltungsbelege?     Bei Überschussermittlung und Bilanz

Überlegungen am 06.07.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

Eine "Sortieranweisung für die digitale Buchhaltung"
finden Sie auf der Seite "Sortieranweisung für Buchhaltungen".
 
Schauen Sie bitte dazu auch in unseren Beitrag "Buchhaltung digital - die einzelnen Schritte".

 
 
Jedes Unternehmen muss, mindestens für steuerliche Zwecke, eine Buchhaltung erstellen, die die Basis für die Gewinnermittlung oder den Jahresabschluss bildet.
 
Je nach Art der Gewinnermittlung ist die Sortierung der Buchhaltungsunterlagen mit leichten Abweichungen vorzunehmen.
 
Wir geben hier Hinweise, wie die Belegsortierung aussehen sollte:
 
1) für den Einnahme-Überschuss-Rechner
und
2) für den Bilanzierer
 
Entsprechende Sortieranweisungen für Buchhaltungen finden Sie auch als Download-Dokument.

 
 
 
1) der Einnahme-Überschuss-Rechner
 
 
Sie sind selbständig. Sie haben sich mit Gründung ihres Unternehmens mit der Fassung der Gesellschaftsform befasst und entschieden, Ihre Firma als Einzelunternehmen zu führen 
 
Als Gewinnermittlungsform haben sie die Einnahme-Überschuss-Rechnung gewählt. Oder, Ihnen wurde empfohlen, Ihre Gewinne, zum Zwecke der Besteuerung oder zur Vorlage bei Ihrer Bank, durch Einnahme-Überschuss-Berechnung zu ermitteln.
 
Unter diesen Vorgaben sollten Sie die Verwaltung Ihrer Buchhaltung und die Verwaltung ihrer betrieblichen Zahlen wie folgt organisieren. 
 
Um Kosten beim Steuerberater zu sparen oder um umständliche Sucherei oder Nachfragen zu vermeiden, falls Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, bietet es sich an, die Belege der Buchhaltung oder die Belege des Ablaufes in Ihrem Unternehmen immer an die Zahlung zu knüpfen 
 
Im Wesentlichen ergeben sich daraus vier Bereiche in die hineinsortiert wird.
 
1) alles was mit und in Ihrer Bank (Ihrem Geldkonto) geschieht
 
2) alles was bar bezahlt wird
 
3) Lohn- oder Personalunterlagen
 
4) sonstiges (Unterlagen, die die laufende Periode im Betrieb betreffen)
 
 
Die Basis der Sortierung für Zwecke einer Einnahme-Überschuss-Rechnung ist das Datum.
 
 
Zu 1) sortieren Sie bitte die Bankauszüge nach Datum (bzw. nach Auszugs-Nummer), wobei der 01.01. eines Jahres unten im Ordner liegt und der 31.12. eines Jahres oben liegt. Diese Reihenfolge verhindert, dass Sie, wenn ein neuer Bankauszug kommt und abzulegen ist, den ganzen Stapel umblättern müssen, um den neuen Auszug dahinter zu legen. Sie legen den neuen Auszug nun einfach oben auf die bereits vorhandenen Bankunterlagen und sparen das Blättern.
Bitte fügen Sie dem jeweiligen Bankauszug auch die Rechnungsbelege und zugehörigen Unterlagen bei, die auf diesem Auszug gebucht wurden. Transaktionen zu anderen Geldkonten (Kreditkarte, paypal, anderes Bankkonto) benötigen keinen weiteren Beleg, da durch die Verbuchung des anderen Bankkontos auch dieser Geldtransit seine Gegenbuchung erfährt.
Sortieren Sie bitte jedes Ihrer Geldkonten in dieser Form getrennt von den anderen Geldkonten. Geldkonten sind zum Beispiel:   Bankkonten, Kreditkarten, SumUp-Konten, Notaranderkonten, Sparbücher oder Sparkonten, Paypal-Konten oder manchmal auch Amazon- und Ebay-Konten, sowie die „Portokasse“ bei der Deutschen Post.
 
Zu 2) Die bar bezahlten Rechnungen werden einfach nach Datum sortiert (01.01. eines Jahres unten und 31.12. eines Jahres oben) oder Sie verwenden zur Vereinfachung unser "Kassenbuch", das die Belege entsprechend ihrer Zahlung auflistet. Wenn Ihre Kasse nach den Vorschriften der GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) elektronisch geführt wird, ist hier nur sicherzustellen, dass alle Bewegungen erfasst werden und die Kassenauswertungen zusammen mit den jeweiligen Belegen zur Buchhaltung gelangen.
 
Zu 3) Für die Verbuchung der Personalkosten übergibt die Lohn- bzw. Personalabteilung der Buchhaltung eine Buchungsliste und gegebenenfalls auch noch Einzelaufstellungen, damit die Löhne- und Gehälter korrekt erfasst und gebucht werden können.
 
Zu 4) Unter die Rubrik „Sonstiges“ gehören Informationen, die z.B. langfristige Anschaffungen, Darlehen, Abgänge von Anlagevermögen oder Risiken betreffen. Zu Risiken zählen hier unter anderem Rechtsstreitigkeiten, die zur Erläuterung von „gestörten“ Abläufen dienen können.
 
 
Im laufenden Betrieb, d.h. nach Erstellung der ersten Buchhaltungen, werden Sie dann feststellen, ob sich diese grobe Sortierung noch verfeinern lässt oder ob es in Ihrem Unternehmen noch erweiterte Anforderungen an die Buchhaltung gibt, so dass die Sortierkriterien ebenfalls erweitert werden sollten.
 
 
Soll Ihre Buchhaltung auch im Mahnwesen und in der Liquiditätsplanung die Basis sein, für weitere Entscheidungen und Maßnahmen, sortieren Sie  bitte Ihre Belege in der von uns „Premium-Sortierung“ genannten, erweiterten Variante.
 
Hierfür gibt es unter Position 5) und 6) jeweils weitere Unterlagen.
 
Unter 5) werden alle Kundenrechnungen – sortiert nach Datum bzw. nach Rechnungsnummer – abgelegt. Die Kundenrechnung muss dann auch nicht mehr zum Zahlungseingang sortiert werden: Es reicht, wenn beim Zahlungseingang Hinweise gemacht werden, warum der Zahlungseingang gegebenenfalls vom Rechnungsbetrag abweicht. So werden alle Kundenrechnungen lückenlos in der Buchhaltung erfasst – aber nicht versteuert – und stehen so einem besseren Überblick und dem Mahnwesen zur Verfügung.
 
Unter 6) werden alle unbezahlten Lieferantenrechnungen abgelegt. Die „rechtzeitige“ Verbuchung dieser Rechnungen erhöht (möglicherweise) den Vorsteuerabzug und ist für die Liquiditätsplanung des Unternehmers wichtig.
 
 
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.

 
 
 
Die Sortierung der Buchhaltungsbelege für Bilanzierer ist etwas anders und wird nachstehend erläutert.
 
 

 
 
 
2) der Bilanzierer
 
 

 
Sie sind Unternehmer oder Geschäftsführer.
 
Als Gewinnermittlungsform haben sie den Vermögensvergleich (die Bilanz) gewählt oder konnten diesen nicht abwählen, da Kapitalgesellschaften zu bilanzieren haben.
 
Unter diesen Vorgaben sollten Sie die Verwaltung Ihrer Buchhaltung und die Verwaltung ihrer betrieblichen Zahlen wie folgt organisieren. 
 
Um Kosten beim Steuerberater zu sparen oder um umständliche Sucherei oder Nachfragen zu vermeiden, falls Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, bietet es sich an, die Belege der Buchhaltung oder die Belege des Ablaufes in Ihrem Unternehmen immer an die Person des Kunden oder des Lieferanten zu knüpfen. 
 
 
Im Wesentlichen ergeben sich daraus sechs Bereiche, in die hineinsortiert wird.
 
1) die Kundenrechnungen – die Ausgangsrechnungen
 
2) die Lieferantenrechnungen  - die Eingangsrechnungen
 
3) die Geldkonten (jeweils getrennt: die Bankkonten, Kreditkarten, SumUp-Konten, Notaranderkonten, Sparbücher oder Sparkonten, Paypal-Konten oder manchmal auch Amazon- und Ebay-Konten, sowie die „Portokasse“ bei der Deutschen Post
 
4) die Bargeldbewegungen – die Kasse oder das Verrechnungskonto
 
5) die Personalbuchungen
 
6) sonstiges
 
 
Die unter 1) abzulegenden Kundenrechnungen werden nach Datum (oder Rechnungsnummer) aufsteigend (01.01. eines Jahres unten und 31.12. des Jahres oben) abgelegt. Solange nicht die Auftragssoftware, die Rechnungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung übergibt, muss hier auf Vollständigkeit der Unterlagen geachtet werden. Sofern die Kundendaten und die Rechnungen direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden, sollte stichprobenweise diese Übernahme überprüft werden, da  manchmal Datensätze „verschluckt“ werden oder die Buchhaltung einen gesetzten Mehrwertsteuerschlüssel anders interpretiert und dann Umsatzsteuerdifferenzen auftauchen. Solange jeder Kunde eine eigene Kundennummer bekommt, ist eine Personenkontenbuchhaltung klar und aussagekräftig und auch die Auswertungen in Form von Offene-Posten-Listen sind möglich. Auch kann hier ein Sammel-Kundenkonto (Sammeldebitor) angelegt werden; allerdings sollte so ein Sammeldebitor nur für „Laufkundschaft, die bar bezahlt“ genutzt werden, da sonst sämtliche Vorteile einer Personenkontenbuchhaltung verloren gehen.
 
Unter 2) sind alle Lieferantenrechnungen abzulegen, die das Unternehmen bekommt. Und zwar aufsteigend nach Datum. Durch die Verbuchung über Personenkonten zu den Lieferanten ist es hier auch nicht sinnvoll, die Ablage nach Lieferant getrennt vorzunehmen.
 
Zu 3) sortieren Sie bitte die Bankauszüge nach Datum (bzw. nach Auszugs-Nummer), wobei der 01.01. eines Jahres unten im Ordner liegt und der 31.12. eines Jahres oben liegt. Diese Reihenfolge verhindert, dass Sie, wenn ein neuer Bankauszug kommt und abzulegen ist, den ganzen Stapel umblättern müssen, um den neuen Auszug dahinter zu legen. Sie legen den neuen Auszug nun einfach oben auf die bereits vorhandenen Bankunterlagen und sparen das Blättern. Sortieren Sie bitte jedes Ihrer Geldkonten in dieser Form getrennt von den anderen Geldkonten. Geldkonten sind zum Beispiel Bankkonten, Kreditkarten, SumUp-Konten, Notaranderkonten, Sparbücher oder Sparkonten, Paypal-Konten oder manchmal auch Amazon- und Ebay-Konten, sowie die „Portokasse“ bei der Deutschen Post. Die Kunden- und Lieferantenrechnungen sind nicht zu den Bankauszügen zu sortieren, da diese (vergleiche 1) und 2)) eine eigene Ablageabteilung haben.
 
Zu 4) Die bar bezahlten Rechnungen werden einfach nach Datum sortiert (01.01. eines Jahres unten und 31.12. eines Jahres oben) oder Sie verwenden zur Vereinfachung unser „Kassenbuch“, das die Belege entsprechend ihrer Zahlung auflistet. Wenn Ihre Kasse nach den Vorschriften der GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) elektronisch geführt wird, ist hier nur sicherzustellen, dass alle Bewegungen erfasst werden und die Kassenauswertungen zusammen mit den jeweiligen Belegen zur Buchhaltung gelangen. Zahlungen an Lieferanten, für die ein Personenkonto existiert, werden hier berücksichtigt, indem in der Kasse die Quittung als Beleg für die Zahlung abzulegen und zu erfassen ist. Ebenso werden Barzahlungen von Kunden hier nur mit einer getrennt ausgestellten Quittung abgelegt und verbucht. Die Kundenrechnung für die Leistung selbst, ist in der Ablage und Verbuchung unter 1) zu finden.
 
Zu 5) Für die Verbuchung der Personalkosten übergibt die Lohn- bzw. Personalabteilung der Buchhaltung eine Buchungsliste und gegebenenfalls auch noch Einzelaufstellungen, damit die Löhne- und Gehälter korrekt erfasst und gebucht werden können.
 
Zu 6) Unter die Rubrik „Sonstiges“ gehören Informationen, die z.B. langfristige Anschaffungen, Darlehen, Abgänge von Anlagevermögen oder Risiken betreffen. Zu Risiken zählen hier unter anderem Rechtsstreitigkeiten, die zur Erläuterung von „gestörten“ Abläufen dienen können. Auch gehören Warenbestandsmitteilungen (Inventurergebnisse) und Bemerkungen zu den Rückstellungen in diese Rubrik.

 
 
Etwas einfacher ist die Buchhaltungsvorbereitung für die digitale Buchaltung.
 
Wie Sie bereits im Beitrag "Buchhaltung digital" gelesen haben, bringt die digitale Buchhaltung Zeitersparnis und so Gewinn.
 
 

Eine "Sortieranweisung für die digitale Buchhaltung"
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Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  06.07.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 

 
 
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