Buchhaltung digital - erklärt Steuerberater
Steuerberater COUNSELOR zu digitaler Buchführung und der Umsetzung
Einige Gedanken zum Ablauf und den Vorteilen digitaler Buchhaltung vom Counselor
Buchhaltung digital - spart Zeit
Buchhaltung digital - spart Nerven
Buchhaltung digital - ist schnell
Buchhaltung digital - bringt Gewinn
Die „digitale Buchhaltung“ ist kein Hexenwerk.
Eine vernünftige Organisation und Absprache für die Buchhaltung digital, zwischen Unternehmen und Steuerberater – und schon kann man die Vorteile genießen.
Der Mandant liefert seine Buchhaltungsunterlagen nur noch digital an die Kanzlei des Steuerberaters und behält die Originalbelege bei sich im Unternehmen.
Die Daten aus dem Auftragswesen (Kundenrechnungen) und aus der Lohnbuchhaltung werden nicht mehr einzeln, sondern als Sammeldatei automatisiert übermittelt und die Bankbewegungen schickt die jeweilige Bank direkt zur EDV des Steuerberaters.
Die Barbelege oder die Kassenbewegungen werden entweder durch den Einsatz des Kassenbuchmoduls an den Steuerberater übergeben oder eingescannt über die Stotax2Go-App.
Die einzelnen Schritte erklären wir auf der Seite "Buchhaltung digital - die einzelnen Schritte".
Für die digitale Buchhaltung ist der Zugang zum Mandanten-Postfach die Grundlage. Laden Sie hier unser Auftragsformular herunter und senden Sie uns die Seite unterzeichnet - gern über die E-Mail-Adresse office@counselor.de zu und kurz darauf haben Sie Zugang zu der Buchhaltung digital.
Zu Beginn der digitalen Buchhaltung ist zu klären, welche Belege für eine ordnungsgemäße Buchführung notwendig sind.
Damit keine Unterlagen übersehen werden, sollte man sich nach den Vorgaben in unserem Artikel „Sortieranweisung für Buchhaltungen“ richten. Und zwar nach der Sortieranweisung für die digitale Buchhaltung.
Hierbei ist zu beachten, dass das Unternehmen schon eine Anzahl von Lieferantenrechnungen ohnehin als elektronische Rechnung erhält.
Es bietet sich also für die Buchhaltung digital an, in folgenden Schritten die Unterlagen für den Steuerberater zusammenzustellen:
-Anlage eines „Unterlagen-Ordners“ in der EDV – zum Beispiel benannt mit „Steuerberater-Pendel“
-Ablage aller elektronisch erhaltenen Lieferanten-Rechnungen in diesem Ordner „Steuerberater-Pendel“
-Einscannen aller in Papierform erhaltenen Lieferantenrechnungen und Barbelege – am Besten täglich oder wöchentlich – und Ablage im Ordner „Steuerberater Pendel“
-Einscannen aller sonst für die Buchhaltung wichtigen Unterlagen, wie Finanzamtsmahnungen, Betriebskostenabrechnungen und Leasingverträge – am Besten gleich bei Erhalt der Unterlage - und Ablage im Ordner „Steuerberater Pendel“
-Schaffung des Abfragezugangs für den Steuerberater zu den Bankkonten. Ein entsprechendes Schreiben an Ihre Bank finden Sie als Download uaf unserer Seite "Steuerberatung einfach digital. Dieses ist nur zu Beginn nötig, da nach Einrichtung, die Abfrage automatisiert ablaufen kann.
-Herstellen von monatlichen csv-Dateien, solange keine automatisierte Bankauskunft möglich ist oder die Bank eine solche Auskunftsmöglichkeit nicht bietet.
-Einscannen aller Bankauszüge (monatlich), sofern nicht die Möglichkeit einer automatisierten Bankabfrage oder der Herstellung von csv-Dateien besteht.
-Zusätzlich sind in den Ordner „Steuerberater Pendel“ monatlich das Rechnungsausgangsbuch zusammen mit den Ausgangsrechnungen und die anderen Geldkonten (z.B. paypal) als csv-Datei beizufügen.
Nach Befüllung des Ordners „Steuerberater Pendel“ kann der komplette Inhalt dann an den Steuerberater über das Mandanten-Postfach übertragen werden.
Zudem können dann gleichzeitig die mit der Stotax2Go-App aufgenommenen Belege an den Steuerberater übermittelt werden.
Ob Sie die Übermittlung der Daten für die Buchhaltung digital an den Steuerberater einmal monatlich oder einmal wöchentlich oder sogar täglich vornehmen, richtet sich nach der Absprache mit dem Steuerberater und der Buchungsnotwendigkeit. Sofern der Steuerberater Ihr Mahnwesen oder sogar das Zahlungswesen übernommen hat, ist eine häufigere Übertragung der Daten für die Buchhaltung digital sinnvoll.
Nach Übertragung der Daten sollte dann der Ordner „Steuerberater Pendel“ geleert werden, damit keine Doppelübertragungen vorkommen und Sie die Belegunterlagen aber dennoch jederzeit vorliegen haben. Es bietet sich hier an, den Inhalt des Ordners „Steuerberater Pendel“ in einen neu anzulegenden Ordner – zum Beispiel „Buchhaltung-2020“ – zu überführen. Ab sofort steht dann der Ordner „Steuerberater Pendel“ wieder für die Sammlung der Unterlagen des nächsten Monats (der nächsten Periode) zur Verfügung.
Zu beachten ist, dass alle erhaltenen Unterlagen (Lieferantenrechnungen, Bankbelege, Mahnungen etc.) des laufenden Monats in die Übertragung gehören und nicht nur die bezahlten Vorgänge.
Insgesamt ist es so sehr einfach alle Unterlagen für die digitale Buchhaltung an den Steuerberater weiterzugeben.
Da die Bearbeitung der papierlosen Lieferung der Buchhaltungsunterlagen in der Steuerkanzlei aufwändiger ist, als wenn die Belege in der herkömmlichen Art zur Bearbeitung gegeben werden, bedarf es einer gewissen Akribie in der Zusammenstellung und Übertragung der Unterlagen. Wie Sie unserem Auftrag für Digitalisierung entnehmen können, sollten auch alle Unterlagen für die Steuererklärungen (z.B. Unterlagen der Kinderbetreuung oder privater Versicherungen und Krankheitskosten) elektronisch übertragen werden. Damit es hier aber nicht zu einem „Überlaufen“ des Mandanten-Postfachs kommt, empfiehlt es sich, die Übertragung der Buchhaltungsdinge nur einmal monatlich oder nur in Absprache (siehe oben) öfter vorzunehmen.
Die Übertragung der Buchhaltungsdaten für die digitale Buchhaltung ist vergleichbar mit der „früheren“ Abgabe der Buchhaltungsunterlagen in der Steuerkanzlei.
Hier haben Sie ja auch nicht stündlich oder täglich Ihre Belege eingereicht, sondern gesammelt am Ende einer Periode (monatlich oder vierteljährlich oder sogar nur jährlich) die zusammengestellten Unterlagen dem Steuerberater übergeben.
Es empfiehlt sich hier – in Absprache mit der Steuerkanzlei – den für Sie besten Übertragungsrhythmus herauszufinden und entsprechend einzurichten.
Durch die, zum Beispiel tägliche, Befüllung des Ordners „Steuerberater Pendel“ mit den am Tag angefallenen Buchhaltungsbelegen, haben Sie am Ende des Tages Ihre Aufgabe für die Buchhaltungszusammenstellung schon (fast) erledigt.
Damit die tägliche Bearbeitung nicht zu aufwändig wird, können wir einen preisgünstigen und kompatiblen Scanner und die entsprechende Software – auch für Ihr Handy – empfehlen.
Zu beachten ist dann nur noch, dass Unterlagen, die zu Ihrer Steuererklärung gehören und nicht zur Buchhaltung des Betriebes zählen, getrennt übertragen werden, damit die Steuerkanzlei gleich an der „Fachlichkeit“ der Übermittlung erkennen kann, um welchen Auftrag es sich handelt und die Buchhaltung digital problemlos erstellen kann.
Sprechen Sie uns gerne an und wir erklären Ihnen, wieviel einfacher diese Art von Buchhaltungsbearbeitung für die Buchhaltung digital für Sie ist und/oder werden kann.
Das gute Gefühl am Abend eines Tages, auch die Buchhaltungsaufgaben erledigt zu haben, ist einfach unbeschreiblich.
Sollten Sie zu steuerlichen oder betriebswirtschaftlichen Vorgängen
Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an
Ihren Beratungstermin bei der
COUNSELOR Steuerberatungsgesellschaft mbH
in 22848 Norderstedt im Schubertring 19
bekommen Mandanten
unter Telefon 0 40 - 696 382 600
oder mit E-Mail an office@counselor.de
oder über unser Anfrageformular
Zu einzelnen Fragen in der digitalen Buchhaltung haben wir Antworten auf der Seite "Buchhaltung digital - die einzelnen Schritte", so dass Sie jederzeit Hilfe und Hinweise finden, wie mit dem vor Ihnen liegenden Vorgang umgegangen werden muss.
F A Z I T
Buchhaltung digital bringt nur Vorteile und ist einfach empfehlenswert.
Speziell gilt es dann, wenn die Steuerberatung und Gestaltungsberatung durch den Steuerberater nicht zu kurz kommt, sondern durch die digitale Buchhaltung extra unterstützt wird.
Gute Beratung hat ihren Wert,
keine Beratung nur ihren Preis.
sagt der Steuerberater für Vermieter
Gute Beratung hat ihren Wert,
keine Beratung nur ihren Preis.
sagt der GmbH Steuerberater für GmbH und GmbH & Co. KG
Beachten Sie bitte auch für Buchhaltung digital den Rechtsstand dieses Textes: März 2020
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
Sofern Sie zu der Buchhaltung digital Fragen haben oder Beratung wünschen, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
Wir veröffentlichen zu Buchhaltung digital und auch anderen Themen in Zukunft weitere Gedanken und Hinweise.
Wir werden verschiedene Anregungenund Hinweise geben und Möglichkeiten aufzeigen.
Und immer, wenn ein neuer Beitrag veröffentlicht ist,
geben wir dieses auf unserer Seite "Neueste Artikel und Videos" bekannt.
Nutzen Sie hier gerne unseren RSS-Feed, um nichts mehr zu verpassen.
Ihre
COUNSELOR
Steuerberatungsgesellschaft mbH
aus Norderstedt (neben Hamburg)
Unternehmenssteuern
Für Unternehmer wichtige Steuern
Hinweise vom Counselor
Der Unternehmer muss vor allem
die Umsatzsteuer,
die Gewerbesteuer
und
die Einkommensteuer
bzw. die Körperschaftsteuer beachten.
Ein paar Gedanken finden Sie unter "Welche Steuern müssen Unternehmer beachten?".
Vorsteuer-Verlust
Ein Rechenbeispiel
Gedanken vom Counselor, Steuerberater
Für die betrieblichen Einkäufe hat der Unternehmer normalerweise eine Forderung gegen das Finanzamt auf Erstattung der gezahlten Vorsteuerbeträge.
Wenn allerdings die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht vorliegen, kann es teuer werden.
Wie teuer es werden kann, versucht unser Rechenbeispiel auf der Seite "Wie teuer ist der fehlende Vorsteuerabzug?" zu ermitteln.
Unternehmensform
Gewinn durch Gesellschaftsform
Gedanken vom Steuerberater COUNSELOR
Die Wahl der passenden Gesellschaftsform und Unternehmensstruktur ist der Beginn mehr Gewinn und mehr Vorteile aus der Tätigkeit zu ziehen.
Steuerersparnis ist Teil des Unternehmensgewinns und sollte deshalb nicht ausser Betracht gelassen werden.
Lesen Sie einige Gedanken hierzu in unserem Artikel "Gesellschaftsformen".
Arbeitshilfen
Formulare für mehr Gewinn
laufend aktualisiert von COUNSELOR
Wir stellen ein paar Arbeitshilfen zur Verfügung, die die Arbeit und damit die Rendite des Unternehmens steigern sollen.
Für die Nutzung und die Anwendung erklären wir unseren Mandanten gerne jeden einzelnen Schritt.
Die angebotenen Vorlagen können unsere Mandanten selbstverständlich auch als gedrucktes Formular oder als selbst rechnende Excel-Datei bekommen. Sprechen Sie uns hierzu einfach an.
Die Arbeitshilfen zur Einkommensteuer, zur Umsatzsteuer oder zur Buchhaltung werden von uns auch laufend aktualisiert.
Immobilien + Steuern
Angaben zu Immobilien
Hinweise von COUNSELOR Steuerberater
Was wird für die Steuererklärung zu Immobilien gebraucht?
Welche Unterlagen und Angaben sind notwendig, um die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung zu berechnen?
Hier finden Sie eine Übersicht zu den Angaben zu Immobilien.
Steuer-Vermeidung
Risiko Verdeckte Gewinnausschüttung
Gedanken vom Steuerberater
Sehr ärgerlich ist es, wenn das Finanzamt bei einer Prüfung "verdeckte Gewinnausschüttungen" feststellt.
Es kann für die Gesellschafter und das Unternehmen teuer werden, wenn nicht vorher darüber nachgedacht wurde.
Lesen Sie unsere Gedanken hierzu im Artikel "Verdeckte Gewinnausschüttung".
Empfehlungen
Qualität hat eine Adresse
Hinweise der COUNSELOR, Norderstedt
Es ist immer gut, einen verlässlichen und kompetenten Geschäftspartner zu haben.
Deshalb sind wir auch der Meinung, dass man auf erfolgreiche Geschäftsbeziehungen hinweisen darf und empfehlen auf unserer Seite "Empfehlungen" einige Kontakte.
