Unterlagen sortieren - Buchhaltung vorbereiten

Geordnete Ablage und Belegführung spart Geld und bringt Gewinn

Gedanken am 06.09.2019 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
 
Bei den Worten Sortierung oder Vorbereitung und Buchhaltung fallen uns gleich viele verschiedene Begriffe ein:
 
Suche
Ordner
Ablage
Archiv
Locher
Finanzamt
Datum
Belege
Buchhaltung
Geordnet
 
 
 
Sobald Unterlagen und Belege sortiert einen Platz, zum Beispiel in Ordnern finden, spart man sehr viel Lebenszeit, die sonst mit dem Suchen nach Unterlagen verloren gehen würde.
 
Jeder von uns kennt es, das Handy ist aus und man braucht die PIN. Die PIN ist verlegt. Die PIN ist nicht zu finden und man verbringt mit der Suche und dem Ärger längere Zeit.
 
Genauso schlimm ist es, wenn der Hausschlüssel verloren geht und man die Schlüsselkarte für den Schlüsseldienst nicht wieder findet.
 
Auch sind Unterlagen zu längerfristigen Vereinbarungen immer wieder gefragt, allerdings nicht täglich oder wöchentlich, sondern eher im Abstand von mehreren Jahren, so dass auch hier, eine Sortierung der Vertragsunterlagen sinnvoll ist.
 
Möchte ich meinen Telefontarif ändern oder die vertragliche Situation mit dem Energielieferanten nachprüfen, ist es sehr hilfreich, wenn diese Unterlagen korrekt in einem sortierten Ordner abgelegt sind und ich nicht erst längere Zeit auf die Suche gehen muss.
 
Auch ist eine sortierte Ablage in der Situation sehr hilfreich, wenn der Finanzbeamte an der Tür klingelt und die Handwerkerrechnung aus dem letzten Oktober, inklusive des Zahlungsbeleges, sehen will. Hier kann man zwar gerne dem Beamten eine Tasse Kaffee anbieten und dann mit der Suche beginnen, aber einen besseren Eindruck – auch in seiner eigenen Steuerakte – hinterlässt man, wenn der Rechnungsbeleg und die Zahlungsnachweise sofort zur Hand sind.
 
Sortierte und abgelegte Buchhaltungsunterlagen haben für Unternehmer zudem noch verschiedene weitere Vorteile, sofern nämlich die Unterlagen sortiert zum Steuerberater gegeben werden können, spart es dort Arbeitszeit und Honorare.
 
Sofern das Finanzamt Nachfragen hat und die Unterlagen sofort zu finden sind, spart es Nerven, Ärger und Lebenszeit.
 
Sofern ein Garantiefall auftritt, ist es hilfreich, die Lieferantenrechnung nicht erst lange suchen zu müssen, sondern diese korrekt abgelegt, zwischen den anderen Buchhaltungsunterlagen wiederzufinden.
 
 
Grundsätzlich sollte man seine Unterlagen trennen, in den privaten Bereich und in den betrieblichen Bereich, wobei im betrieblichen Bereich wiederum zu trennen ist, zwischen Vertragsunterlagen, Unterlagen mit Kunden, Unterlagen zu Lieferanten, den normalen Buchhaltungsunterlagen und Unterlagen zum Beispiel zum Anlagevermögen oder dem Personal.
 
Die Vertragsunterlagen beinhalten zum Beispiel den Mietvertrag oder die Grundstücksunterlagen, zu den betrieblich genutzten Räumlichkeiten, sowie Verträge mit Stadtwerken oder der Bank.
Die Unterlagen im Kundenbereich, beinhalten Verträge, größere Aufträge, langfristige Beziehungen und gegebenenfalls sonstigen Schriftwechsel. Dieses kann selbstverständlich digital gespeichert werden oder auch in Papierform in einer Kundenablage geordnet sein.
Im Lieferantenbereich finden wir oft, Verträge und Vertragsunterlagen zum Leasing von Anlagegegenständen, zu Wartungsverträgen, zu Dienstleistungsverträgen und sonstige Vereinbarungen. Hierunter fallen zum Beispiel auch Vereinbarungen mit dem Steuerberater oder der Telefongesellschaft.
 
In den Buchhaltungsunterlagen ist wiederum zu Anfang, erst einmal zu klären, für welche Gewinnermittlungsart der Unternehmer sich entschieden hat.
 
Sofern ein Vermögensvergleich (Bilanz) erstellt wird, ist die Sortierung der Belegunterlagen eine andere, als wenn die Gewinnermittlung in Form einer Einnahme-Überschuss-Rechnung erfolgt.
 
Hierzu vergleichen Sie bitte auch unsere Erläuterungen unter Sortierhilfe für Buchhaltungsbelege.
 

Grundsätzlich sind die Unterlagen nach Datum abzulegen, da sie entsprechend der steuerlichen Wirtschaftsjahre auch für finanzamtliche Betriebsprüfungen zur Verfügung stehen müssen.
 
Auch ist eine, nach Datum sortierte Ablage, später für die Vernichtung der Unterlagen, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, sinnvoll.
 
Wie genau die Ordnerstruktur und die Ablagestruktur aussehen sollte, lesen Sie ansatzweise ebenfalls in unserer Beschreibung „Sortierhilfe für Buchhaltungsbelege“
 
Sofern sie ihre Buchhaltungsbelege, in gewissenhaft sortierter Form, zum Steuerberater geben, spart die Mitarbeiterin im Steuerbüro zwischen 30 Minuten und mehreren Stunden Sortierzeit, die sonst, abgerechnet mit einem Honorarbetrag von 50 bis 100 Euro je Stunde, erheblich ins Geld gehen kann.
 
Angenommen, bei einer monatlichen Buchhaltung, fällt eine Stunde Sortierarbeit an, dann sind dieses 12 Stunden im Jahr, welche, bei nur 50 Euro Stundensatz, schon 600 Euro mehr Honorar ausmachen. Ob sie sich die Mühe machen, die Belege selbst zu sortieren oder gerne für diese Arbeit, die eben genannten 600 Euro ausgeben wollen, ist selbstverständlich die Entscheidung jedes einzelnen Unternehmers.
 
Wir empfehlen unsere Seite „Sortierhilfe für Buchhaltungsbelege“ sowie unsere Seite - mit dem PDF Formular als Download – „Sortieranweisung für Buchhaltungen“. Hier finden Sie auch getrennte Sortieranweisungen für den Bilanzierer und für den Gewinnermittler.
 
 
Zusätzlich spart eine gute Sortierung Einkommensteuer, Gewerbesteuer und vor allem auch Umsatzsteuer, da beim Sortieren meistens doch noch Zahlungen gefunden werden, zu denen kein Beleg vorliegt und dieses dann geändert werden kann.
 
Sofern Sie Hilfe bei der Organisation einer Ablagestruktur benötigen, oder für einen einzelnen Beleg nicht wissen, wohin dieser in der Ablage gehört, können wir Ihnen gern Auskunft und Hilfe anbieten.
 

 
 
Für die "digitale Buchhaltung" gelten die hier besprochenen Sortiergrundsätze nur noch teilweise.
Da die Beleg-Unterlagen bei der digitalen Buchhaltung überwiegend nur noch das Datum als Sortierkriterium haben, ist eine umfangreiche Sortierung der Unterlagen vor Übergabe an den Steuerberater oft nicht mehr nötig.
 

Eine "Sortieranweisung für die digitale Buchhaltung"
finden Sie auf der Seite "Sortieranweisung für Buchhaltungen".
 
Schauen Sie bitte dazu auch in unseren Beitrag "Buchhaltung digital - die einzelnen Schritte".

 
 
 
 

 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  06.09.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.
 

 
 
In diesem Zusammenhang ist auch unser Beitrag "Was sind Zuschläge" interessant.
Lesen Sie gerne weitere Gedanken zum Thema Buchhaltung auf der Seite
 

 
 
Wir veröffentlichen zu diesem Thema auch in Zukunft weitere Gedanken und Hinweise. Wir werden Anregungen geben und Möglichkeiten aufzeigen.
 
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Steuerberatungsgesellschaft mbH
aus Norderstedt (neben Hamburg)