Was die Finanzämter können, können wir auch

Gesprächsnotizen zu Ihren Steuer-Fragen - es wird alles notiert

Gedanken am 29.08.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
Was die Finanzämter können, können wir auch
 
Während der laufenden Arbeit und dem hier notwendigen Telefonat mit dem Sachbearbeiter im Finanzamt, notierte ich, wie üblich, sämtliche Fakten und Ergebnisse in einer Gesprächsnotiz.
 
Da auch der Finanzbeamte – jahrelang geschult – jedes Wort und jede Handlung in der Steuerakte festhält, ist es einfach sinnvoll, genau zu wissen, was dem Finanzamt erzählt worden ist.
 

 
In der Besteuerung von Einkommen, Vermögen oder auch Umsatz, sind immer wieder auch Kleinigkeiten zu beachten. Nahezu alle Vorgänge des Lebens sind in der Betrachtung eines Steuerpflichtigen interessant.
 
Die Fragen, die beantwortet werden wollen, lauten:
 
„gibt es Hinweise darauf, dass weitere Einkünfte existieren oder dass die Ausgabe steuerlich doch nicht zu einer Steuerersparnis führen darf?“  (Richtung des Finanzamts)
 
oder
 
„gibt es Hinweise darauf, dass die weiteren Einkünfte doch steuerfrei sind oder dass es noch andere Ausgaben gibt, die steuer-mindernd wirken?“  (Richtung des interessierten Steuerberaters)
 
 
Sie kennen es selbst. Sie unterhalten sich und Wochen später, behauptet Ihr Gesprächspartner, er habe es nicht gesagt oder er habe es anders gemeint.
 
 
Dieses kann Ihnen, nach einem Gespräch mit dem Finanzamt und auch nach einem Gespräch mit unserer Kanzlei nicht passieren.
 
Das Finanzamt hat seine Mitarbeiter dahingehend ausgebildet, dass nach jedem Gespräch Aufzeichnungen angelegt werden. Zu jedem Telefonat gibt es eine Aktennotiz in der Steuerakte. Und dort ist dann oft auch schon ein Vermerk für die weiterführende Stelle, auf welche Information genauer geachtet werden könnte und sollte.
 
Genau so, erledigt unsere Kanzlei die Telefonate, so dass es kürzlich sogar das folgende Gespräch mit dem Finanzbeamten gab:
 
„… zu der Umsatzsteuer hatte ich Ihnen doch bereits die Antworten gegeben. Warum fragen Sie hierzu erneut nach?“ fragte der COUNSELOR-Mitarbeiter am Telefon den Finanzamts-Sachbearbeiter im Niedersächsischen Finanzamt.
 
„Wir haben mit Schreiben vom 10. Februar eine Erläuterung zu der von Ihnen vorgenommenen Vorsteuer-Berichtigung angefordert. Diese Erläuterung haben Sie aber bisher nicht eingereicht. Deshalb habe ich nachgefragt.“ erwiderte der Finanzbeamte.
 
„Nach meiner Notiz, habe ich am 14. Februar um 9:42 Uhr mit Ihrer Kollegin, Frau Siggelkowskaja, telefoniert und besprochen, dass die Änderung des Vorsteuer-Abzugs, der nachträgliche Vorsteuer-Anspruch wegen einer Nutzungsänderung ist. Frau Siggelkowskaja sagte damals, sie notiere das und die Frage vom 10. Februar hätte sich erledigt.“
 
„Oh, ich finde diese Notiz in der Steuerakte gerade. Tut mir leid, damals war ich im Urlaub und da ist mir wohl die Telefonnotiz durchgerutscht. Sie haben Recht, das Telefonat war am 14. Februar um 9:42 Uhr und Frau Siggelkowskaja bestätigte, dass die Anforderung der Erläuterung erledigt sei. Okay, dann bearbeite ich die Steuererklärung jetzt so, wie sie von Ihnen eingereicht wurde. Tut mir leid, dass ich nochmals nachgefragt habe.“
 
Und genau nach diesem Telefonat, dachte der COUNSELOR-Mitarbeiter „Ja, liebes Finanzamt, das was ihr könnt, können wir schon lange.“
 
 

 
 
F A Z I T
 
Wenn Sie mit dem Finanzamt sprechen, notieren Sie sich bitte, wann, mit wem und auch genau worüber gesprochen wurde. Denn, es kann nie schaden, dasselbe oder besser noch, mehr zu wissen, als das Finanzamt.
 
Zudem empfiehlt sich die gleiche Vorgehensweise für Gespräche mit Versicherungen, Banken, Lieferanten und auch Kunden. Sogar Gespräche mit Mitarbeitern, in denen es um deren Arbeitsvertrag oder deren Arbeitssituation geht, sollte man kurz protokollieren, damit nicht Wochen später, die Erinnerung versagt und keiner mehr genau weiß, was eigentlich vereinbart wurde.
 
 
Im Geschäftsleben geht es ja auch nicht immer nur um Steuern und Buchhaltung, sondern manchmal auch um Urlaubswünsche, Home-Office-Tage oder die Weihnachtsplanung.
 
 
B I T T E
 
Aber dennoch, nochmals die Bitte:
 
Notieren Sie alle Auskünfte, die Sie dem Finanzamt geben. Hierbei ist es auch einerlei, ob es sich um einen Mitarbeiter aus der Steuerkasse, den Betriebsprüfer oder die Sachbearbeiterin handelt. In Ihrer Akte wird festgehalten, was Sie gesagt haben und möglicherweise später „gegen“ Sie verwendet.
 
Mit vielen unserer Mandanten haben wir deshalb sogar das Abkommen getroffen, dass nur die COUNSELOR und deren Mitarbeiter mit dem Finanzamt kommunizieren, und der Mandant nicht mit Finanzbeamten redet.
 
Der Vorteil ist, dass es auf Seiten des Steuerpflichtigen nur eine Auskunftsstelle gibt, die auch sofort beurteilen kann, ob die nebenbei gestellte, simple Nachfrage irgendeine steuerliche Bedeutung entwickeln könnte.
 
Und sofern unsere Mandanten doch einmal vom Finanzamt angesprochen werden sollten, können Sie Auskunft geben, zu ihrem Vornamen, Nachnamen und dem Geburtsdatum und schon bei der Frage des Wohnsitzes kommt der Mandant dann ins Stottern und bittet darum, doch alle weiteren Fragen mit seinem Steuerberater zu klären.
 
Dadurch ist gewährleistet, dass wir – der Mandant und sein Steuerberater – immer mit einer Zunge sprechen und nicht unterschiedliche Auskünfte geben.
 
 
Das hier abgebildete Formular einer Gesprächsnotiz stellen wir unseren Mandanten selbstverständlich gern als Ausdruck oder auch als Datei zur Verfügung.
 
Sprechen Sie uns hierauf einfach an und vereinbaren Sie hier gleich Ihren Beratungstermin.

Beachten Sie  bitte das Datum (den Rechtsstand) dieses Textes:  29.08.2019.
 
Bedenken Sie bitte, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Sachverhalte oder Lebenssituationen oder sogar Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.