Wieviel kostet die Arbeitsstunde?

Ermittlung der Mitarbeiterkosten für die Preiskalkulation

Gedanken am 13.09.2019 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater, Norderstedt

 
 
Um zu berechnen, wie viel eine Stunde Arbeit kostet, muss erst geklärt werden, wessen Arbeitsstunde betrachtet wird.
 
Hier gibt es natürlich massive Unterschiede in der Betrachtung und Berechnung, wenn man zum Beispiel die Arbeitsstunde einer Sekretärin oder eines Produktionsmitarbeiters untersucht.
 
Bei der Berechnung der Kosten einer Sekretärin sind zu berücksichtigen:
 
-Gehalt der Mitarbeiterin
 
-Gesetzliche soziale Aufwendungen, soweit sie auf das Gehalt entfallen (inklusive des Berufsgenossenschaftsbeitrags und der Umlagen)
 
-Versicherungsprämien, soweit diese anteilig auf die Mitarbeiterin entfallen (zum Beispiel Haftpflichtversicherungsbeiträge)
 
-Fortbildungskosten
 
-Arbeitsplatzkosten, berechnet mit den Kosten dieses einzelnen Arbeitsplatzes (für Mobiliar, EDV-Ausstattung etc) und zusätzlich, berechnet mit den anteiligen Kosten der gesamten Betriebsräumlichkeiten, umgerechnet auf den Büroraum der Mitarbeiterin, zum Beispiel für Miete oder allgemeine Immobilienaufwendungen, für Strom und andere Energiekosten, für Reparaturen und andere Instandhaltungskosten
 
-Wartungskosten für die Arbeitsplatzausstattung inklusive der Software-Updates
 
-Telefonkosten (anteilig oder direkt zuordenbar berechnet)
 
-Büro- und Betriebsbedarf (anteilig zugeordnet – entweder nach der Anzahl der Mitarbeiter oder nach einem individuellen Verbrauchsschlüssels)
 
-andere Betriebsausgaben, wie Steuerberatungskosten, Aufmerksamkeiten, Kraftfahrzeug- und Werbekosten, die zum Beispiel umgerechnet über die Gesamtzahl der Arbeitsstunden aller Mitarbeiter im Verhältnis zur Gesamtzahl der Arbeitsstunden dieser einen Mitarbeiterin zugeordnet werden könnten.
 
 

 
 
Nicht einzeln berechnet werden, sollte die Tasse Kaffee, die die Sekretärin vielleicht auf Kosten des Unternehmens trinkt, da diese Aufwendungen meistens in den anteiligen Zuordnungen von Betriebsausgaben schon mit abgedeckt sind.
 
Die insgesamt ermittelten Kosten dieser Mitarbeiterin beinhalten dann alle im Kalenderjahr vorkommenden, oben aufgeführten Betriebsausgaben, sowie natürlich das Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder ähnliche Vergütungen.
 
Dieser Jahresgesamtbetrag ist dann umzurechnen in einen Stundenbetrag, in dem der Jahres-Euro-Betrag durch die „produktiven“ Stunden der Mitarbeiterin geteilt wird. Produktive Stunden sind in diesem Beispiel, die Zeiten in denen die Mitarbeiterin an ihrem Arbeitsplatz arbeitet. Urlaubs- und Krankheitszeiten sind hier dann schon abgerechnet.
 
Oder man berechnet es etwas einfacher:
 
Es gibt 52 Wochen im Jahr, davon sind 5 Wochen Urlaub, und statistisch ermittelt, ist etwa 1 Woche Krankheit zu berücksichtigen.
 
So gibt es im Jahr 46 „produktive“ Wochen.
 
Das ergibt, bei einer 5-Tage-Woche mit 7,5 Stunden je Arbeitstag, eine Gesamtstundenzahl der Mitarbeiterin von 1.725 Arbeitsstunden pro Jahr.
 
Wenn man jetzt den ermittelten Jahresgesamtbetrag der Betriebskosten durch die 1.725 Arbeitsstunden teilt, kennt man die Kosten einer Arbeitsstunde der Sekretärin.
 
In die Betrachtung der Kosten für eine Sekretärin, fallen meistens aber noch die Überlegungen, wie viele Kosten die Besetzung dieser Position sparen kann, in dem der Nutznießer, der Arbeit der Sekretärin, entweder mehr Umsatz machen kann oder mehr Zeit hat, sich anderen Dingen zu widmen. Deshalb wird hier meistens nicht die komplette Kostenermittlung der Arbeitsstunde berechnet, sondern nur die zusätzlichen, direkten Personalkosten, die eben nur aus Gehalt, Sozialabgaben und gegebenenfalls einzeln, direkt zuordenbaren Betriebsausgaben (Fortbildung) bestehen.
 
 
Etwas anders sieht es bei dem Mitarbeiter in der Produktion aus.
 
Der jetzt zu betrachtende Mitarbeiter steht entweder am Fließband im Unternehmen oder ist Wartungstechniker, der zum Kunden fährt oder er ist Vertriebsmitarbeiter, der in der „Telefonzentrale“ des Unternehmens arbeitet.
 
Die Grundkosten dieses Produktionsmitarbeiters werden in gleicher Weise, wie bei der Sekretärin ermittelt. Hinzu kommen aber noch, die direkt zuzuordnenden Arbeitsplatzausstattungen und die Kosten, die durch den Vertrieb und die Verwaltung des Unternehmens entstehen.
 
Bei einem Wartungstechniker sind zum Beispiel die Fahrzeugkosten, die Kosten für das Werkzeug und die EDV-Ausstattung, welche er alleine zum Erledigen der Kundenaufträge benutzt, hinzuzurechnen. Sofern dem Wartungstechniker zum Beispiel ein Fahrzeug (Montagewagen) zur Verfügung gestellt wird, ist dieses Kraftfahrzeug mit seinen direkten Kosten (Leasing, Abschreibung, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung und auch dem Kraftstoff) in die Berechnung der Kosten für eine Arbeitsstunde mit einzubeziehen.
 
 
Die Betriebsausgaben für den Vertrieb und die Verwaltung werden bei der Kostenermittlung für die „produktiven“ Mitarbeiter in der Form hinzugerechnet, als dass man über das ganze Unternehmen ermittelt, welche Kosten Vertrieb und Verwaltung verursachen und diesen Betrag dann durch die produktiven Arbeitsstunden teilt, um dann, den je Arbeitsstunde anfallenden Kostenbetrag zu erhalten, der von den produktiven Mitarbeitern „mitverdient“ werden muss.
 
Auch muss man bei der Berechnung der produktiven Zeiten eines Wartungstechnikers beachten, dass nicht jede Minute den Kunden in Rechnung gestellt werden wird. So sind zum Beispiel Fahrtzeiten häufig nur in einer Pauschale in den Kundenrechnungen berücksichtigt, aber die Kosten für eine Arbeitsstunde des Mitarbeiters fallen in gleicher Höhe an, wie bei den normal weiterberechneten Stunden. Auch ist hier die Auslastung des Mitarbeiters mit Kundenaufträgen ein weiteres, zu beachtendes Kriterium, was Auswirkungen auf die Kosten einer Arbeitsstunde haben kann.
 
Inwieweit die Kosten eines Fließbands – an dem überwiegend Roboter arbeiten – dem Fließbandmitarbeiter zugeordnet werden sollten, lässt sich pauschal nicht beantworten. Hier besteht im Extremfall sogar die Möglichkeit, dass die Fließbandkosten in der Kalkulation nur der produzierten Ware und nicht den Mitarbeitern zugerechnet werden.
 
 
Wenn man, wie oben beschrieben, die Kosten einer Arbeitsstunde des Mitarbeiters ermittelt hat, hat man den Betrag, der vom Unternehmen ausgegeben wird, wenn dieser Mitarbeiter eine Stunde arbeitet.
 
Zu den so berechneten Betriebsausgaben sind dann noch die betrieblichen Steuern und auch der Unternehmerlohn bzw. der Betriebsgewinn zu addieren, um dann den sinnvollen „Verkaufspreis“ für eine Arbeitsstunde zu berechnen.
 
Dass es – auch in der Form der Berechnung – je nach Branche Unterschiede gibt bzw. geben kann, haben wir hier nicht gesondert beleuchtet. Es gibt genauere und detailliertere Berechnungsformen und es gibt auch pauschalere Möglichkeiten.
 
Bei einem kleineren Unternehmen könnte man zum Beispiel die gesamten Betriebsausgaben (inklusive der Löhne und Gehälter der Verwaltung und des Vertriebs) durch die Gesamtzahl der „produktiven“ Mitarbeiter teilen, bei dem einzelnen Mitarbeiter sein Gehalt und die auf ihn entfallenden Sozialabgaben dazu addieren  und danach die Summe durch 1.350 „produktive“ Arbeitsstunden pro Jahr teilen und man hätte in etwa die Kosten dieses Mitarbeiters je Arbeitsstunde.
 
 
Für Unternehmen, die ihre Produkte sehr arbeitsintensiv fertigen, ist es unerlässlich, zu wissen, wie teuer die einzelne Arbeitsstunde ist, damit in der Kalkulation der Verkaufspreise und Kundenangebote keine dauerhaften, immer wiederkehrenden Verluste festgelegt werden.
 
Und es sollte überlegt werden, ob ein gewisser Teil des Unternehmerlohns nicht regelmäßig schon der einzelnen Arbeitsstunde zugeschlagen wird, da die Geschäftsleitungsaufgaben und die Organisation der Arbeit und die Beschaffung der Kundenaufträge schließlich auch Geld oder Zeit des Unternehmers kosten.
 
Inwieweit man durch steuerfreie Lohnbestandteile des Mitarbeiters Kosten sparen kann, muss im Einzelfall berechnet und geklärt werden. Selbstverständlich senken verschiedene, steuerfreie Gehaltsbestandteile, sofern diese korrekt bearbeitet und vereinbart sind, die Gesamtkosten dieses Mitarbeiters alleine durch die Ersparnis in den Sozialabgaben des Arbeitgebers.

 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  13.09.2019.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit steuerlichen Auswirkungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 
Sofern Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an oder klären Sie die Fragen in einem unserer nächsten Beratungstermine.