Gutscheine und Tankkarten

Mitarbeitermotivation mit Gutscheinen und Tankkarten

Hinweise am 12.02.2020 von Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 
 
Inhalt des Beitrags zur Mitarbeitermotivation mit Hilfe von Gutscheinen und Tankkarten
 
1 Einführung
 
2 Die 44-€-Freigrenze
2.1 Voraussetzungen für die Anwendung
2.2 Wie überprüfe ich die 44-€-Grenze?
2.3 Wann liegt begünstigter Sachlohn vor?
 
3 Besonderheiten bei Gutscheinen
3.1 Gesetzesänderung zum 01.01.2020
3.2 Welche Angaben enthält ein ordnungsgemäßer Gutschein?
3.3 Acht Beispiele aus der Praxis
3.4 Wann fließt der Vorteil dem Begünstigten zu?
3.5 Wenn Barlohn in Gutscheine umgewandelt wird
 
4 Besonderheiten bei Tankkarten
 
5 Wichtige Praxishinweise
 
6 Umsatzsteuer bei Ausgabe und Einlösung von Gutscheinen
 
 

 
1 Einführung
 
Neben der klassischen „Lohntüte“ nutzen Arbeitgeber immer häufiger Sachzuwendungen, um ihren Arbeitnehmern zusätzliche Anreize zu bieten.
 
Der positive Effekt liegt auf der Hand: Geschickt eingesetzt, senken diverse Sonderregelungen bei der Gewährung von Sachzuwendungen die Lohnsteuer - und damit auch die Sozialabgabenlast.
 
Eine zentrale Bedeutung kommt dabei der sogenannten Sachbezugsfreigrenze von monatlich 44 € zu.
 
In diesem Beitrag lesen Sie, wie die Arbeitsparteien diese Freigrenze optimal nutzen können. Dies gelingt auch mit Gutscheinen oder Tankkarten, über die der Empfänger monatlich Waren und Dienstleistungen für maximal 44 € beziehen bzw. für diesen Betrag tanken kann.
 
 

 
 
2 Die 44-€-Freigrenze
 
2.1 Voraussetzungen für die Anwendung
 
Gewähren Sie Ihren Arbeitnehmern Sachzuwendungen im Rahmen der monatlichen 44-€-Sachbezugsfreigrenze, bleiben diese steuer- und sozialversicherungsfrei.
 
Damit ersparen Sie sich auch den Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung – es profitieren also beide Seiten. Sachliche Vorteile im Wert von 44 € bringen dem Arbeitnehmer monatlich meist mehr netto ein als eine Gehaltserhöhung von 60 €!
 
Unter die Freigrenze fallen Sachbezüge, die der Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt erhält, also auch Rabatt- oder Preisvorteile. Um diese Regelung in Anspruch nehmen zu können, muss der Wert des Sachbezugs ermittelt werden. Anzusetzen ist der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort. Das ist der Preis, den ein fremder Letztverbraucher für die konkreten Waren bzw. Dienstleistungen im allgemeinen Geschäftsverkehr tatsächlich zahlt (inklusive Umsatzsteuer).
 
Keine Anwendung findet die 44-Euro-Regelung bei Vorteilen und Sachbezügen, die im Rahmen einer pauschalierten Besteuerung geregelt sind, beispielsweise bei
 
• der unentgeltlichen oder verbilligten Gewährung von Unterkunft und Verpflegung,
 
• einer Firmenwagengestellung (geldwerter Vorteil in der Regel über die 1-%-Methode),
 
• geldwerten Vorteilen, bei denen der Rabattfreibetrag von 1.080 € gewährt wird, etwa beim verbilligten Bezug von Waren aus dem Sortiment des Arbeitgebers,
 
• der Übernahme der Pauschalsteuer auf Sachbezüge durch den Arbeitgeber,
 
• der Überlassung von Vermögensbeteiligungen
und
• einer Pauschalbesteuerung des Sachbezugs bei Betriebsveranstaltungen mit einem Vorteil über 110 € pro Teilnehmer.
 
Diese pauschal besteuerten Sachbezüge bleiben bei der Prüfung, ob die 44-€-Grenze überschritten ist, außer Ansatz.
 
Beispiel
Ein Mitarbeiter kann einen Firmenwagen auch privat nutzen und versteuert hierfür einen geldwerten Vorteil nach der 1-%-Methode. Im Dezember erhält er von seinem Arbeitgeber wegen besonders guter Leistungen einen Warengutschein im Wert von 40 €.
 
Dieser bleibt unter Anwendung der monatlichen Freigrenze lohnsteuerfrei, da die Privatnutzung des Firmenwagens bei der Prüfung der 44-€-Grenze nicht zu berücksichtigen ist.
 
Beispiel
Ein Supermarktbetreiber gibt seinen Mitarbeitern jeden Monat Warengutscheine im Wert von 44 €, die zum Bezug von Lebensmitteln aus dem eigenen Geschäft berechtigen.
 
Der Wert dieser Sachbezüge ist in Anwendung des sogenannten „großen“ Rabattfreibetrags von 1.080 € steuerfrei. Die 44-€-Freigrenze kann somit noch durch andere Sachbezüge ausgeschöpft werden, da sie auf den Rabattfreibetrag nicht angerechnet wird.
 
 
Bei den 44 € handelt es sich lediglich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Bei der Freigrenze führt bereits ein geringes Überschreiten der Grenze dazu, dass der gesamte Wert des Sachbezugs ab dem ersten Euro – und nicht nur in Höhe des Betrags, der über der Grenze liegt – steuer- und damit auch sozialversicherungspflichtig wird.
 
Beispiel
Ein Arbeitgeber schenkt seinem Arbeitnehmer drei Flaschen Wein im Wert von 47 €.
 
Es ist nicht nur derjenige Betrag, der die Freigrenze von 44 € übersteigt, sondern der Gesamtwert der Sachzuwendung der Lohnbesteuerung zu unterwerfen. Hätten die Flaschen nicht mehr als 44 € gekostet, hätte die Zuwendung ohne Abgaben erfolgen können.
 
Sie können die sogenannte 96-%-Vereinfachungsregel nutzen, die bei der Ermittlung des Werts der Sachzuwendung einen Abschlag von 4 % auf den üblichen Verkaufspreis zulässt. Demnach können bei der Bewertung des Sachbezugs aus Vereinfachungsgründen 96 % des Endpreises angesetzt werden, zu dem die Ware oder Dienstleistung vom Abgebenden oder dessen Abnehmer fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr angeboten wird. Diese Vergünstigung kommt nur in Betracht, wenn eine konkrete Sache bezeichnet ist, für die eine Bewertung erfolgen kann.
 
Beispiel
Arbeitgeber A überlässt seinen Arbeitnehmern ein monatlich kündbares Jobticket gegen Zuzahlung eines Betrags von 4 € pro Monat. A zahlt dem Verkehrsträger einen Preis von 50 €. Nach Anwendung der 96-%-Regel verbleibt vom vereinbarten Preis noch ein Betrag von (50 € × 96 % ergibt) 48 €. Nach Abzug der Zuzahlung von 4 € beträgt der geldwerte Vorteil 44 €.
 
Da die Freigrenze nicht überschritten, sondern lediglich voll ausgeschöpft wird, bleibt die Sachzuwendung gänzlich steuer- und sozialversicherungsfrei.
 
Hinweis
Gilt das Jobticket für einen längeren Zeitraum, fließt der Vorteil insgesamt bereits bei seiner Überlassung zu. Jahresfahrscheine sind deshalb regelmäßig lohnsteuerpflichtig. Dies lässt sich vermeiden, wenn ein Jahresfahrschein aus monatlichen Fahrberechtigungen besteht, die das Lohnbüro der Belegschaft nur Monat für Monat aushändigt bzw. – bei Chipkarten – freischaltet.
 
Zu beachten ist aber, dass die Finanzverwaltung den 96 %-Ansatz mittlerweile nicht zulässt, wenn
 
• als Endpreis der günstigste Preis am Markt angesetzt wird (z.B. günstigster Preis aus dem Internet),
 
• ein Sachbezug durch eine (zweckgebundene) Geldleistung des Arbeitgebers verwirklicht wird
oder
• ein Warengutschein mit Betragsangabe hingegeben wird.
 
Beachten Sie, dass die 44-€-Grenze eine monatliche Freigrenze ist. Sie können die nicht ausgeschöpften Beträge eines Monats nicht in einen anderen Monat übertragen. Auch dürfen Sie die Freigrenze nicht auf einen Jahresbetrag von 528 € hochrechnen, um so größere Sachgeschenke steuer- und sozialversicherungsfrei zuwenden zu können.
 
Beispiel
Zum Weihnachtsfest schenkt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Warengutschein im Wert von 300 €. Der Mitarbeiter hat im Jahresverlauf noch keine Sachbezüge erhalten.
 
Der Gutschein stellt steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar, weil die Freigrenze überschritten ist. Unerheblich ist dabei, dass der Mitarbeiter die 44 € in den vorherigen Monaten nicht in Anspruch genommen hat.
 
Auch geringfügig Beschäftigte können von der 44-€-Freigrenze profitieren. Gewähren Sie einem Minijobber Sachzuwendungen im Rahmen der Freigrenze, sind diese bei der Überprüfung der 450-€-Geringfügigkeitsgrenze auszuklammern. Sie können demnach zusätzlich neben der Barvergütung gewährt werden.
 
Beispiel
Eine geringfügig Beschäftigte erhält von ihrem Arbeitgeber neben ihrem Barlohn ein Parfüm im Wert von 35 € als Anerkennung für ihr besonderes Engagement.
 
Das Parfüm ist als Sachbezug im Rahmen der 44-€-Freigrenze anzusetzen. Der geldwerte Vorteil ist steuer- und sozialversicherungsfrei und daher bei der Überprüfung, ob die 450-€-Geringfügigkeitsgrenze überschritten ist, nicht einzubeziehen.  Hätte das Parfüm hingegen 50 € gekostet, hätte der gesamte Betrag in die Prüfung der 450-€-Grenze einbezogen werden müssen.
 
 
Steht Ihr Arbeitnehmer in mehreren Dienstverhältnissen zu unterschiedlichen Arbeitgebern, kommt die 44-€-Grenze je Dienstverhältnis zur Anwendung. Die Möglichkeit der Mehrfachgewährung besteht auch bei mehreren geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen zu unterschiedlichen Arbeitgebern.
 
Außerdem kann neben der 44-€-Sachbezugsfreigrenze auch die Freigrenze für Aufmerksamkeiten ausgeschöpft werden. Dabei handelt es sich um Sachgeschenke mit einem Wert von maximal 60 €, die
 
• im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden,
 
• zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Mitarbeiter führen
und die
• den Arbeitnehmern anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewandt werden (z.B. Hochzeit, Geburtstag, bestandene Prüfung).
 
 
Tipp
Auch Warengutscheine für Aufmerksamkeiten können zur Ausschöpfung der steuerfreien 60-€-Grenze genutzt werden, wenn der Gutschein anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses übergeben wird. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter im selben Monat einen normalen Sachbezug erhalten, weil die Aufmerksamkeiten unabhängig von der 44-€-Freigrenze gewährt werden dürfen.
 
Beispiel
Ein Mitarbeiter erhält von seinem Arbeitgeber zum Geburtstag einen Gutschein über 60 € zum Kauf eines Präsentkorbs. Da die Grenze für Aufmerksamkeiten nicht überschritten ist, wird der geldwerte Vorteil nicht besteuert.
 
 
 
2.2 Wie überprüfe ich die 44-€-Grenze?
 
Um feststellen zu können, ob die Freigrenze überschritten wird, müssen Sie sämtliche in einem Monat unentgeltlich und verbilligt gewährten Sachzuwendungen zusammenrechnen.
 
Beispiel
Der monatliche geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers aus einer zinsverbilligten Darlehensgewährung beträgt 40 €. Daneben erhält er im Juni eine Theaterkarte im Wert von 43 € von seinem Chef.
 
Beide geldwerten Vorteile werden mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort bewertet, in beiden Fällen findet die 44-€-Grenze also Anwendung. Durch die Zusammenrechnung der beiden Vorteile ist die Grenze aber überschritten, so dass beide Vorteilszuwendungen in diesem Monat steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn auslösen.
 
Verlangen Sie von Ihren Arbeitnehmern ein Entgelt für die Sachzuwendung, wird dieser Betrag von dem Vorteil abgezogen.
 
Hinweis
Durch Zuzahlungen Ihrer Arbeitnehmer können Sie also gezielt darauf hinwirken, dass die 44-€-Grenze eingehalten wird.
 
Beispiel
Sie räumen Ihrem Arbeitnehmer das Recht ein, monatlich bei ihrer Tankstelle gegen Vorlage einer Tankkarte bis zu einem Betrag von 44 € zu tanken. Ihr Arbeitnehmer hat für 46 € getankt und dieser Betrag wird von Ihrem Konto abgebucht. Die Steuerfreiheit im Rahmen der 44 €-Grenze bleibt erhalten, wenn Sie die übersteigen-den 2 € vom Arbeitnehmer einfordern.
 
Übernehmen Sie die Steuer auf einen steuerpflichtigen Sachbezug, indem Sie die Pauschalversteuerung anwenden, können sich Ihre Mitarbeiter gleich mehrfach glücklich schätzen:
 
• Zum einen werden sie dann nicht mit der Besteuerung dieses Vorteils belastet.
 
• Zum anderen sind diese Bezüge als pauschal versteuerte Sachbezüge bei der Überprüfung der 44-€-Grenze nicht einzubeziehen (siehe Punkt 2.1).
 
Beispiel
Im September schenkt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Eintrittskarte für ein Bundesligaspiel zum Preis von 35 €. Daneben hat der Arbeitgeber die Sachzuwendung aus einer verbilligten Wohnungsüberlassung an den Arbeitnehmer mit einem Steuersatz von 30 % pauschal versteuert.
 
Der Vorteil der verbilligten Wohnungsüberlassung bleibt bei der Überprüfung der 44-€-Grenze außen vor, so dass der Sachbezug „Bundesligakarte“ die Freigrenze nicht übersteigt und damit steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt.
 
Bei dieser Pauschalisierung ist außerdem zu beachten, dass aus Bonusprogrammen von Ihren Geschäftspartnern generierte Gutscheine oder Bonuspunkte ebenfalls nicht in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen sind, da sie beim Mitarbeiter als Zuwendungsempfänger keine steuerpflichtigen Einkünfte darstellen.
 
 
 
2.3 Wann liegt begünstigter Sachlohn vor?
 
Die 44-€-Sachbezugsfreigrenze findet ausschließlich auf Sachlohn Anwendung, der mit dem üblichen Endpreis zu bewerten ist. Sie gilt nicht für Barlohn.
 
Die Abgrenzung zwischen Bar- und Sachlohn führt in der Praxis häufig zu Schwierigkeiten. Ob Bar- oder Sachlohn vorliegt, entscheidet sich allein nach dem Rechtsgrund des Zuflusses, also nach der Frage, welche Leistung der Arbeitnehmer von dem Arbeitgeber beanspruchen kann:
 
• Kann der Arbeitnehmer lediglich die Sache selbst einfordern, liegen Sachbezüge vor.
 
• Kann er stattdessen auch eine Geldzahlung beanspruchen, liegt Barlohn vor – selbst dann, wenn er sich die Sache zuwenden lässt.
 
Für die Einordnung als Sachbezug ist nicht entscheidend, auf welche Art und Weise der Arbeitgeber den Anspruch auf den Vorteil erfüllt und seinem Arbeitnehmer den zugesagten Vorteil verschafft. Zu den Sachbezügen zählen unter anderem auch:
 
• Geldzahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die mit der Auflage verbunden sind, den empfangenen Betrag nur in bestimmter Weise zu verwenden,
 
• ein dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber eingeräumtes Recht, bei einer Tankstelle in beliebiger Höhe zu tanken,
 
 

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3 Besonderheiten bei Gutscheinen
 
3.1 Gesetzesänderung zum 01.01.2020
 
Der Gesetzgeber hat klargestellt, dass Gutscheine und Geldkarten nur dann außer Ansatz bleiben – also nicht besteuert werden und damit sozialversicherungsfrei sind – wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
 
Außerdem ist geregelt worden, dass zu den Einnahmen in Geld auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile gehören, die auf einen Geldbetrag lauten.
 
Hinweis:
Die Zusage, dass Sie Tankkosten Ihres Arbeitnehmers bis zur Höhe von 44 € im Monat gegen Vorlage von Tankquittungen erstatten, ist kein begünstigter Sachbezug, sondern eine Geldzahlung. Begünstigter Sachbezug ist nach unserer Auffassung nur die direkte Zahlung an den Tankstellenbetreiber.
 
Achtung!
Es gibt noch keinen Hinweis, ob die 44-€-Regelung es zulässt, dass von Ihnen ausgestellte eigene Gutscheine nachträglich an das leistenden Unternehmen bezahlt werden, oder ob der Wert – wie bei einem vom Unternehmen selbst ausgestellten Gutschein – im Voraus bezahlt werden muss.
 
Bei Gutscheinen und Geldkarten müssen überdies die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) eingehalten werden.
 
Hinweis:
Nicht als Zahlungsdienste gelten Gutscheine und Einkaufskarten, die eingesetzt werden können
 
• für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen in den Geschäftsräumen des Emittenten,
 
• für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern in Zusammenarbeit mit einem professionellen Emittenten,
oder
• für den Erwerb eines sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungsspektrums (bspw. Tankkarte).
 
 
 
3.2 Welche Angaben enthält ein ordnungsgemäßer Gutschein?
 
In der Praxis werden Arbeitnehmern häufig Sachzuwendungen in Form von Gutscheinen gewährt, um die Vorteile der 44-€-Freigrenze auszuschöpfen. Dazu muss es sich eindeutig um Sachzuwendungen anstelle von Gehalt in Form einer Geldzahlung handeln. Es lohnt sich, diese Sparmaßnahme zu nutzen! Denn aufgrund der großzügigen höchstrichterlichen Rechtsprechung liegt auch dann ein begünstigter Sachbezug vor, wenn
 
• die Tank- oder Geschenkgutscheine bei einem Dritten (einem fremden Leistungserbringer) einzulösen sind
und
• neben der Bezeichnung der abzugebenden Ware oder Dienstleistung auch noch ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist.
 
Dann hat der Gutschein nicht mehr die Funktion von Bargeld und kann daher unter die 44-€-Grenze fallen.
 
Bei einer Sachzuwendung braucht die Art und Menge der Zuwendung nicht durch den Arbeitgeber konkretisiert zu werden. Dem Arbeitnehmer darf also eine eigene Auswahlentscheidung verbleiben. Selbst wenn er eine beliebige Sache oder Dienstleistung aus einem großen Angebot auswählen kann, bleibt der Vorteil eine Sachzuwendung.
 
Beispiel:
Es reicht aus, dass der Gutschein eines Lebensmittelgeschäfts im Wert von bis zu 44 € ausgehändigt wird. Welche Waren im Rahmen der Hingabe des Gutscheins erworben werden, ist unerheblich. Faustregel: Die Differenzierung zwischen Sachbezügen und Barlöhnen erfolgt nach dem Rechtsgrund des Zuflusses, also danach, was der Arbeitnehmer im Endeffekt vom Arbeitgeber beanspruchen kann.
 
Kann der Arbeitnehmer lediglich Waren oder Dienstleistungen beanspruchen, kommt ein Sachbezug unabhängig davon in Betracht, ob der Arbeitgeber zur Erfüllung dieses Anspruchs selbst tätig wird oder dem Arbeitnehmer gestattet, auf seine Kosten Sachen bei einem Dritten zu erwerben.
 

Dies bedeutet aber nicht, dass nunmehr alle Gutscheine als Sachbezug eingestuft werden. Weiterhin als Geldleistung (ohne Anwendung der Freigrenze) zu werten ist es, wenn der Arbeitnehmer sich statt der Sachzuwendung alternativ den Wert des Sachbezugs auszahlen lassen kann.
 
Hinweis
Solche Wahlrechte darf der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern daher aus steuerlicher Sicht nicht einräumen.
 
 
 
3.3 Beispiele aus der Praxis
 
Die folgenden Beispiele sollen Sie auf zulässige Gestaltungen und mögliche Fehlerquellen bei der Abgabe von Gutscheinen aufmerksam machen.
 
Beispiel 1
Der Arbeitgeber stellt seinen Arbeitnehmern Gutscheine über je 30 Liter Superbenzin zur Verfügung. Die Arbeitnehmer lösen ihre Gutscheine bei Tankstellen ihrer Wahl ein. Sie zahlen die Tankrechnungen im abgekürzten Zahlungsweg im Namen und im Auftrag des Arbeitgebers und lassen sich den eingelösten Gutschein vom Tankwart bestätigen. Nach Vorlage des unterzeichneten Gutscheins und der Quittung erstattet der Arbeitgeber den Arbeitnehmern den verausgabten Betrag.
 
Hierbei handelt es sich nicht um Sachbezüge, obwohl die Arbeitnehmer über den Gutschein lediglich eine Sachleistung (Benzin) bei einem Dritten beziehen können - aber kein Bargeld bekommen.  Die Erstattung ist als Barlohn zu behandeln; es liegt ein abgabepflichti-ger Barlohn vor.
 
 
Beispiel 2
Ein Arbeitgeber gibt seinen Arbeitnehmern einen von einer Tankstelle erstellten Tankgutschein. Der Literbetrag wird von der Tankstelle immer erst bei Einlösung des Gutscheins eingetragen (wegen der Preisschwankungen). Der Arbeitgeber erhält von der Tankstelle jeweils eine Rechnung über den Gutscheinwert. Tankt der Arbeitgeber beispielsweise 50 Liter Benzin zum Preis von 1,30 €/Liter (Summe: 65 €), werden 33,84 Liter (entspricht 44 €) durch den Gutschein angerechnet. Den Restbetrag (21 €) muss der Arbeitnehmer selbst bezahlen.
 
Bei dieser Fallkonstellation stellt der Gutschein einen Sachbezug dar, weil er zum Bezug einer bestimmten Ware oder Dienstleistung berechtigt. Unerheblich ist dabei, dass bei den vom Arbeitgeber ausgehändigten Gutscheinen weder die Art noch die Menge der Ware konkret bezeichnet ist. Der Gutschein bekommt hierdurch nicht die Funktion eines Zahlungsmittels. Die 44-€-Freigrenze findet Anwendung; es liegt kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor.
 
 
Beispiel 3
Der Arbeitgeber erstellt Benzingutscheine auf eigenem Briefpapier, die er an seine Arbeitnehmer ausgibt. Auf diesen sind Art und Menge des Kraftstoffs genau bezeichnet. Der Arbeitnehmer löst den Gutschein bei der darauf bezeichneten Tankstelle ein, mit der der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung über die Einlösung von Kraftstoffgutscheinen abgeschlossen hat. Laut dieser Vereinbarung erfolgt die Abrechnung über die eingelösten Gutscheine mittels einer in der Tankstelle verbleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers.
 
Hier liegen die Voraussetzungen eines Sachbezugs und die Berücksichtigung der 44-€-Freigrenze vor. Der Beurteilung des Warengutscheins als Sachbezug steht nicht entgegen, dass der Arbeitgeber keinen von einem Dritten ausgestellten Warengutschein erworben und weitergegeben, sondern selbst eine Urkunde ausgestellt hat.
 
 
Beispiel 4
Der Arbeitgeber ermöglicht seinen Arbeitnehmern, mittels auf ihn lautenden Tankkarten in seinem Namen und auf seine Rechnung monatlich eine bestimmte Menge an Kraftstoff zu tanken.
 
Obwohl die Tankkarten die Funktion einer Firmenkreditkarte haben, hat die Zuwendung keinen Bargeldcharakter, so dass ein Sachbezug vorliegt.
 
 
Beispiel 5
Der Arbeitgeber überlässt jedem Mitarbeiter monatlich einen Geschenkgutschein über 40 €, den diese bei einer Einzelhandelskette in ein Produkt ihrer Wahl aus dem Warensortiment einlösen können.
 
Es handelt sich um einen begünstigten Sachbezug; Steuer und Sozialabgaben entfallen.
 
 
Beispiel 6
Die Arbeitnehmer können über eine auf monatlich 44 € limitierte Kundenkarte sämtliche Produkte bei einer Tankstelle kaufen, also neben Treibstoff auch Tabak- und Süßwaren oder Zeitschriften.
 
Es handelt sich ebenfalls um einen begünstigten Sachbezug. Steuer und Sozialabgaben entfallen.
 
 
Beispiel 7
Jeder Arbeitnehmer kann vor der monatlichen Gehaltszahlung wählen, ob er einen Teil des ihm zustehenden Gehalts in Höhe von 44 € auf sein Konto überwiesen oder als Tankgutschein ausgestellt haben möchte.
 
Bei einer Gehaltsumwandlung liegt keine begünstigte Sachzuwendung vor. Sachbezüge sind nur begünstigt im Rahmen der 44 €-Grenze, wenn sie zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden. Da der Arbeitnehmer wählen darf, ob Lohn oder Sachbezüge zugewendet werden sollen, liegt ein Zufluss von Geld vor. Es handelt sich also um steuerpflichtigen Arbeitslohn, für den die 44 €-Freigrenze nicht gilt.
 
 
Beispiel 8
Der Arbeitgeber überweist auf Wunsch seines Mitarbeiters monatlich 40 € an eine Bank, um die fälligen Raten des Angestellten aus einem Konsumentenkredit zu tilgen.
 
Es liegt Barlohn vor, weil auf Weisung des Arbeitnehmers (auf abgekürztem Zahlungsweg) Geld zur Erfüllung einer Verbindlichkeit verwendet wird.
 
Praxistipp:
Fahrgeld und Gutschein kombinieren!
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Beschäftigten neben der Zahlung von Fahrtkostenzuschüssen (sog. Fahrgeld) für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, die Arbeitgeber in Höhe der Entfernungspauschale mit 15 % pauschal versteuern können, zusätzlich einen Benzingutschein steuer- und sozialversicherungsfrei auszuhändigen.
 
 
 
3.4 Wann fließt der Vorteil dem Begünstigten zu?
 
Der für das Steuerrecht maßgebende Zufluss erfolgt bei einem Gutschein, der bei einem fremden Leistungserbringer einzulösen ist, bereits im Zeitpunkt der Gutscheinübergabe. Denn zu diesem Zeitpunkt erhält der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten. Die Höhe des geldwerten Vorteils ist an diesem Tag zu bestimmen. Spätere Wertveränderungen wirken sich nicht auf die 44-€-Freigrenze aus. Das ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Gut-scheine mehrere Monate zu sammeln. Ist der Gutschein hingegen bei Ihnen als Arbeitgeber einzulösen, fließt der Sachlohn erst bei dessen Einlösung zu.
 
Beispiel
Der Arbeitgeber gewährt seinem Arbeitnehmer einen Gutschein über 32 Liter Diesel. Der Arbeitgeber hat ermittelt, dass bei Hingabe des Gutscheins der Liter Diesel 1,40 € gekostet hat. Bei der Einlösung des Gutscheins durch den Arbeitnehmer ist der Dieselpreis auf 1,44 €/Liter geklettert.
 
Es handelt sich um einen ordnungsgemäßen Gutschein und damit um einen Sachbezug, so dass die 44-€-Grenze dem Grunde nach anwendbar ist. Der Vorteil bleibt auch steuer- und sozialversicherungsfrei, da der geldwerte Vorteil im Zeitpunkt der Gutscheinhingabe 43,01 € betragen hat (32 Liter × 1,40 € × 96 % (siehe Punkt 2.1)) und die Freigrenze somit nicht überschritten wird.
 
Es ist nicht von Bedeutung, dass sich für den Arbeitnehmer im Zeitpunkt der Einlösung des Gutscheins ein Vorteil von mehr als 44 € (nämlich 32 Liter × 1,44 € × 96 % ist 44,23 €) ergibt. Die zwischenzeitliche Wertänderung wirkt sich nicht steuerschädlich aus.
 
 
 
3.5 Wenn Barlohn in Gutscheine umgewandelt wird
 
Die 44€-Regelung kann nicht in Anspruch genommen werden, wenn der Bezug von Sachwerten im Rahmen einer Gehaltsumwandlung, vereinbart worden ist. Voraussetzung der Steuer- und Sozialversicherungsbefreiung ist, dass Gutscheine und Geldkarten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
 
Zulässig ist eine Vereinbarung wonach eine anstehende Gehaltserhöhung geringer ausfällt und durch die Zusage der Gewährung von Sachbezügen insoweit ersetzt wird.
 
Beispiel
Der Arbeitgeber überlässt einem Arbeitnehmer monatlich einen Benzingutschein, der bei einer Tankstelle einzulösen ist. Die Arbeitsparteien haben eine geringere Erhöhung des Gehalts zugunsten des Benzingutscheins vereinbart, um die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der 44-€-Freigrenze auszuschöpfen. Weitere Sachzuwendungen werden nicht gewährt.
 
Unter der Voraussetzung, dass ein ordnungsgemäßer Gutschein vorliegt (siehe Punkt 3.1), ist die Vereinbarung zulässig. Bei Einhaltung der 44-€-Freigrenze bleibt die Sachzuwendung „Benzingutschein“ steuer- und sozialversicherungsfrei.
 
Nicht zulässig ist die Vereinbarung eines Wahlrechts zwischen Sach- und Barlohn!
 
Räumen Sie Ihrem Arbeitnehmer im Zuge einer Gehaltserhöhung ein solches Wahlrecht ein, liegt keine steuerwirksame Vereinbarung vor – mit der Folge, dass die 44-€-Grenze nicht angewandt werden kann.
 
 
Gehaltserhöhungen in Gutscheinform
 
Die Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer, einen Teil der „regulären“ Gehaltserhöhung allmonatlich in Form eines Gutscheins zuzuwenden, wirkt sich günstig auf die Höhe seines Nettolohns aus. Denn in der Regel erhält der Mitarbeiter bei einem 44-€-Gutschein letztlich netto so viel ausbezahlt, wie es bei einer monatlichen Gehaltserhöhung um rd. 120 € brutto der Fall wäre.
 
Beispiel
Der ledige Angestellte (Steuerklasse I) verzichtet ab Januar 2020 auf eine monatliche Gehaltserhöhung von 60 € und bekommt dafür pro Monat einen Tankgutschein über 44 € zugewandt.

(* Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag)
 
 
 
4 Besonderheiten bei Tankkarten
 
Besonders bequem in der laufenden Abwicklung sind Tankkarten gegenüber monatlichen Tankgutscheinen. Die Anwendung der 44 €-Grenze lässt sich problemlos abwickeln, wie die folgenden Beispiele zeigen:
 
Beispiel 1
Der Arbeitgeber überlässt seinen Arbeitnehmern Tankgutscheine mit konkret bezeichneter Ware und Menge, aber ohne Betrag. Er weist die Arbeitnehmer darauf hin, dass sie immer nur höchstens für 40 € tanken dürfen. Die Gutscheine werden jedoch nicht bei der Tankstelle eingereicht, vielmehr tanken die Arbeitnehmer mit einer Tankkarte des Arbeitgebers, die sie nur im Rahmen der ausgehändigten Gutscheine verwenden dürfen. Die Rechnungslegung erfolgt an den Arbeitgeber.
 
Es handelt sich um einen Sachbezug, weil die Angestellten lediglich eine Sache – nämlich Treibstoff – beziehen können.
 
 
Beispiel 2
Die Arbeitnehmer erhalten durch einen vom Arbeitgeber selbst ausgestellten Gutschein Benzin für den privaten Gebrauch. Treibstoffart und -menge sind genau angegeben. Abgerechnet wird über eine Kundenkarte des Arbeitgebers, die bei der Tankstelle verbleibt. Die Arbeitnehmer bekommen keine Tankkarte ausgehändigt.
 
Auch in diesem Fall liegt Sachlohn vor, so dass die 44-€-Freigrenze anwendbar ist.
 
 
Beispiel 3
Der Arbeitgeber gibt seinen Mitarbeitern jeweils eine auf monatlich 44 € limitierte Kundenkarte einer Tankstelle (Rechnungserteilung an den Arbeitgeber). Die Angestellten kaufen darüber im Wesentlichen Kraftstoff, aber auch Tabak- und Süßwaren ein.
 
Die freie Warenauswahl führt nicht zu einer Einstufung als Barlohn, der Vorteil kann als Sachbezug angesetzt werden, so dass die 44-€-Grenze anwendbar ist.
 
 
Die dargestellten Fallkonstellationen verdeutlichen, dass Sie Ihren Beschäftigten (mit oder ohne Gutschein) durchaus eine Tankkarte aushändigen können. Selbst wenn diese eine Zahlfunktion hat, führt das nicht zur Annahme von Barlohn, so dass die 44-€-Grenze nutzbar ist.
 
 
 
5 Wichtige Praxishinweise
 
Als Arbeitgeber tragen Sie die Beweislast dafür, dass die ausgegebenen Gutscheine den Vorgaben des Fiskus entsprechen. Daher sollten Sie im Unternehmen eine Kopie der herausgegebenen Gutscheine, zumindest aber ein Muster, vorhalten.
 
Sie müssen alle Sachbezüge und somit auch ausgestellten Gutscheine im Lohnkonto eintragen. Dies gilt auch dann, wenn diese unter Anwendung der Freigrenze von 44 € steuerfrei bleiben. Zur Erleichterung dieser Aufzeichnungsverpflichtung müssen Sachbezüge bei Anwendung der Freigrenze ausnahmsweise nicht im Lohnkonto aufgezeichnet werden, wenn durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, dass die Schwelle von 44 € eingehalten wird. Diese Aufzeichnungserleichterungen müssen Sie bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt ausdrücklich beantragen.
 
 
 
 
6 Umsatzsteuer bei Ausgabe und Einlösung von Gutscheinen
 
Werden (Mehrzweck-)Gutscheine ausgegeben, welche nicht zum Bezug von konkret bezeichneten Leistungen berechtigen, handelt es sich umsatzsteuerrechtlich um den Umtausch eines Zahlungsmittels (Geld) in ein anderes Zahlungsmittel (den Gutschein). Die Hingabe des Gutscheins selbst stellt noch keine umsatzsteuerpflichtige Lieferung dar. Eine Anzahlung liegt ebenfalls nicht vor, da die Leistung (noch) nicht hinreichend konkretisiert ist. Erst bei Einlösung des Gutscheins unterliegt die Leistung der Umsatzsteuer. Denn erst in diesem Zeitpunkt ist auch der Umsatzsteuersatz und folglich die Höhe der Umsatzsteuer bekannt.
 
Beispiele
 
• Ein Kino stellt einen Gutschein aus, der sowohl zum Besuch von Filmvorführungen als auch zum Erwerb von Popcorn und Getränken berechtigt.
 
• Ein Kaufhaus stellt einen Gutschein aus, der beim Bezug von Waren aus seinem Sortiment eingelöst werden kann.
 
• Ein Buchhändler stellt Geschenkgutscheine aus, die zum Bezug von Büchern oder Kalendern berechtigen.
 
Werden dagegen (Einzweck-)Gutscheine über bestimmte, konkret bezeichnete Leistungen ausgestellt, unterliegt der gezahlte Betrag als Anzahlung der Umsatzbesteuerung. Bei der späteren Ausführung der Leistung unterliegt nur ein noch zu zahlender Differenzbetrag der Umsatzbesteuerung.
 
Beispiele
 
• Ein Restaurant stellt einen Gutschein über ein Frühstücks- und Lunchbuffet aus.
 
• Ein Kino erstellt Gutscheine über Filmvorführungen.
 
• Ein Fitnessstudio stellt einen Gutschein zur Benutzung der Sonnenbank aus.
 
Hinweis
Hat das Restaurant, das Kino oder das Fitnessstudio mehr als nur ein Geschäftslokal, und wird der Gutschein in mindestens einem weiteren Geschäftslokal akzeptiert, so handelt es sich nicht um einen Einzweckgutschein, da dann der Ort der Leistung nicht bereits zum Zeitpunkt der Ausstellung des Gutscheins feststeht.
 

 
Beachten Sie  bitte den Rechtsstand dieses Textes:  Februar 2020.
 
Bevor Sie also Handlungen oder Gestaltungen mit (steuerlichen) Auswirkungen auf die Buchhaltungsauswertungen vornehmen, muss zur Sicherheit erst geklärt werden, ob sich die Rahmenbedingungen durch Gesetzgebung oder Rechtsprechung geändert haben.
 
Zudem geben wir zu bedenken, dass wir in dem vorstehenden Text nur einige unserer Gedanken niedergeschrieben haben, die weder umfassend noch abschließend die Thematik für jeden speziellen Einzelfall besprechen. Ob weitere Vorschriften zu berücksichtigen sind oder es zu Ihrem eigenen Sachverhalt zusätzliche Möglichkeiten gibt, darf nicht pauschal beantwortet werden, sondern sollte unter Berücksichtigung Ihrer Lebenssituation und Ihres Umfeldes genau beleuchtet werden.
 

 
 
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