Kassenbuch online - Bargeld digital

Bargeld - Verbuchung einfach und schnell und sicher – einfach klasse

Empfehlung am 09.04.2020 vom Counselor Ralph J. Schnaars, Steuerberater

 

 
Sie haben gerade unseren Beitrag zu dem „Hosentaschenurteil“ des Finanzgerichts auf unserer Seite "Bargeldeinnahmen und Kassenführung" gelesen.
 
Es empfiehlt sich also für alle Unternehmer, die überhaupt oder irgendwann einmal vom Kunden Bargeld bekommen, eine Kasse zu führen.
 
Im Folgenden besprechen wir, wie einfach es ist, eine „digitale“ Kasse zu haben.
 
Im System von Stotax Select, bieten wir unseren Mandanten die digitale Kassenführung mit an.
 
-Es wird (also) das Softwaremodul „Kasse“ freigeschaltet.
 
-Zudem wird von uns diese Kasse schon über die in Ihrem Betrieb gängigsten Vorgänge informiert.
 
In der Folge können Sie dann jederzeit,
 
entweder
 
im PC oder mit Ihrem Smartphone
 
Kassen- bzw. Bargeldvorgänge festhalten.
 
Superschön und einfach ist die Erfassung des Bargeldvorganges mit dem Smartphone.
 
 
„Ich war an der Tankstelle und habe den gekauften Dieselkraftstoff bar bezahlt“, schildert der Klempnermeister. „Gleich danach, habe ich mit dem Handy diesen Bargeldvorgang in die Kasse eingetragen. Und das war so ausgesprochen einfach, ich bin begeistert.“
 
 
1) Die Quittung über den Dieselkraftstoff liegt vor.
2) Start der Stotax Select Kasse im Smartphone.
3) Fotografieren des Diesel-Belegs.
4) Anschauen, ob das Bild „hübsch“ geworden ist und alle relevanten Daten enthalten sind.
5) Einige Verbuchungshinweise eingeben
-5a) Vorgang auswählen (hier: Tanken)
-5b) Datum der Kassenbewegung eingeben (hier: heutiges Datum)
-5c) Betrag der Ausgabe eingeben (hier: Betrag für Diesel)
-5d) evtl. noch Anmerkungen zu dem Vorgang eingeben. Dieses ist allerdings selten notwendig.
-5e) Erfassung übertragen
 
FERTIG
 
– der Kassenvorgang ist abgeschlossen.

Und noch besser – der Dieselbeleg braucht nicht mehr aufbewahrt zu werden.
 
Die Dokumentation und die Aufbewahrungspflicht sind durch das Foto und die Eingabe des Vorgangs, des Datums und des Betrags erledigt.
 
Die Erledigung der Aufbewahrungspflicht gilt derzeit nur für die Bargeldbewegungen, die zusammen mit der digitalen Kasse, wie vorstehend, erfasst werden.
 
 
„Das ist ja aber nicht alles,“ ruft der Klempnermeister dazwischen „gestern hat mich eine Kundin in bar bezahlt und auch das habe ich einfach sofort in der Kasse dokumentiert. Während ich die Spülung der Toilette reparierte, wünschte die Kundin, eine etwas ältere Rechnung über die Heizungsreparatur sofort und an Ort und Stelle in bar bezahlen zu dürfen. Sie hielt mir die Rechnung hin und auch das abgezählte Bargeld und wollte nun, dass ich die Zahlung bestätige, das Geld annehme und quittiere. Okay, dachte ich, Geld ist immer gut und quittierte auf dem Rechnungsbeleg der Kundin, den Erhalt des Geldes. Dann startete ich kurz im Handy die Kassen-Software, fotografierte den Beleg, gab Datum und den erhaltenen Betrag ein und notierte als Anmerkung den Namen der Kundin und die Rechnungsnummer und schon konnte ich das quittierte Rechnungsoriginal der Kundin wiedergeben. Ich brauchte nichts mehr extra zu notieren. Nur das Geld in der Firma abliefern oder in die Bank einliefern, musste ich noch machen. Einfach klasse.“
 
 
„Ja,“ schmunzelt der Psychotherapeut „ähnliche Erlebnisse habe ich auch gehabt. Mein Patient wollte nicht, dass irgendjemand von seinen Problemen erfährt und wollte deshalb unsere Therapiesitzungen immer bar bezahlen. Also habe ich dem Patienten nach der Sitzung eine Quittung ausgeschrieben, das Geld in Empfang genommen und die Quittung nur kurz mit dem Handy (mit der Kassensoftware) fotografiert und durch Eingabe von Datum und Betrag komplett alle steuerlichen Pflichten erledigt. Den Vorgang in der Kassensoftware „Einnahme von Patienten“ hatte mein Steuerberater, die COUNSELOR, ja schon vorbereitet. Das Bargeld habe ich später dann dem Geldautomaten in der Bank gegeben und von seiner Einzahlungsquittung wieder ein Foto in der Kassensoftware hochgeladen. Und fertig war ich mit der ganzen Buchhaltung.“
 
 
F A Z I T
 
Wichtig für Unternehmen, die Bargeld vom Kunden bekommen, ist es, eine Kasse zu führen.
 
Das Hochladen der Bar-Quittungen in die Kassensoftware über das Handy funktioniert aber so einfach, dass nichts mehr gegen eine digitale Kassenführung spricht.
 
Lassen Sie Ihre Kasse freischalten, die gängigsten Vorgänge einprogrammieren und seien Sie danach auf der steuerlich sicheren Seite. Diese Kasse hilft bei den Buchhaltungsaufgaben und übernimmt Ihre Aufbewahrungspflicht und vor allem sind Sie später vor einigen Ansinnen seitens des Finanzamts geschützt.
 
 

 
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Ihre
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Steuerberatungsgesellschaft mbH
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